關于醫院檔案歸檔管理的幾點思考

李成旭

醫院檔案是記錄醫院基礎建設、重大事件、業務發展、科研教育、醫院管理、財務管理、大型醫療設備管理等重要的史存資料。加強醫院檔案管理工作，特別是做好醫院檔案的歸檔管理，對于提高醫院綜合管理水平，指導醫院今后的改革與發展有著無法替代的作用。

1 醫院檔案歸檔管理工作現狀

隨著醫院管理向科學化、現代化和標準化發展，醫院檔案管理作為醫院管理工作的重要組成部分，必須適應新的形勢，搶抓機遇，加快推行醫院檔案管理規范化和現代化建設，更好地服務于臨床醫療、教學、科研等工作，滿足醫務人員、患者和社會公眾的醫療信息需求，充分發揮檔案信息資源在深化醫藥衛生體制改革、促進醫院現代化建設中的重要作用。目前，醫院檔案歸檔管理過程中存在的一些問題不容忽視，必須采取切實措施加以解決。

1.1 檔案意識不強，對檔案歸檔管理方面的認識淡薄 有些醫院領導認為檔案工作可有可無，檔案管理不重要，只注重醫院經濟效益，而忽略了醫院發展的連續性和歷史資料的完整性。加強醫院檔案管理，有利于醫院領導決策的科學化、系統化，為醫院管理者通過對多年檔案信息的收集、匯總、加工、儲存、分析，形成科學決策提供有效依據，使檔案管理更好地為醫院各項工作服務;有利于醫療質量與醫療技術的管理，為開展新業務、新技術提供真實、準確、科學的依據;有利于醫院的設備設施管理，保證醫療設備的利用效果;有利于醫學科研成果與醫學技術的形成與推廣應用，促進臨床科研與學術活動的開展。

1.2 醫院檔案管理體制落后，沒有完全實行一體化管理

長期以來，由于歷史的原因和醫院行業管理的要求，我國醫院的檔案管理基本上是屬于傳統的、封閉的、松散的管理模式，通常設在醫院行政辦公室的綜合檔案室，一般只管理文書檔案、科技檔案、財會檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業務部門管理，且基本停留在手工收集、檢索階段，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。1.3 歸檔制度不健全，檔案收集效率不高 檔案室是集中統一管理本單位檔案的機構。檔案室的檔案收集工作是文件歸檔管理工作的第一道關口，是依照各項歸檔制度來完成的。建立歸檔制度，是做好檔案工作的前提和條件。目前，很多醫院對納入檔案管理的內容沒有明確的要求和統一的管理標準和模式，也沒有制定統一的立卷歸檔制度，各醫院根據自己的理解和實踐在進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入到管理之中。另外，目前在醫院目標管理考核方案中，尚未將檔案管理納入目標考核，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。

1.4 醫院檔案管理人員業務水平不高，人員素質亟待提高在現代化檔案管理工作中，醫院檔案工作者不僅要具備檔案管理專業知識素養，還要懂得現代化科學管理檔案的實質內涵和特點，只有這樣，才能適應現代化管理的需要。但是，習慣于傳統管理方法的醫院檔案管理人員在意識上還無法適應現代化的檔案管理技術，還不能對現代化的信息設備運用自如。

2 加強醫院檔案歸檔管理的對策與建議

2.1 建立健全檔案工作網絡 醫院檔案管理網絡組織建設是開展檔案管理工作的基礎。推行醫院檔案現代化管理，就是對醫院在全部醫療活動和醫院兩個文明建設中形成的檔案進行系統規范的現代化管理，以便更好地服務于醫療工作。因此，必須建立健全檔案管理網絡，明確文書檔案以機關職能部門為主，其中包括黨群工作、行政管理、醫療、護理、預防保健、基本建設、設備儀器和會計管理。業務管理檔案則以臨床科室為主體，包括內科、外科、婦產科、兒科等。科技檔案以科研教學為主。各部門或科室都應明確1名負責人兼管檔案工作，形成較完整的醫院檔案工作網絡，負責收集、接收和初步整理所在部門管理范圍內具有保存價值的檔案資料，以保證檔案的系統完整。

2.2 創新醫院檔案歸檔管理方式 隨著科學技術的不斷進步，現代醫學研究和治療技術與聲學、光學、磁學、電子學以及信息論、控制論、核物理學及生物工程等多學科不斷結合并應用于臨床實踐，推動醫療工作不斷向前發展，必然不斷地產生新的類型的檔案，這就要求檔案人員還應不斷地了解相應的背景知識，創新思維，更新知識，改變傳統的手工歸檔、人工檢索等管理方法，能很好地利用計算機進行醫院檔案資料的起草、修改、生成，完成醫院行政管理工作中形成的公文處理和流轉程序，實現電子文件網上實時歸檔，并保證電子文件傳輸過程中的安全，以便對電子文件、電子檔案進行科學地管理和有效地利用。

2.3 進一步改進醫院檔案歸檔管理服務模式 醫院檔案工作者要變被動服務為主動服務。變被動接受各科室文件歸檔為主動上門指導科室開展指導檔案立卷整理業務，主動與立檔者或檔案利用者建立聯系，按照檔案管理的要求，隨時收集檔案材料，并積極為檔案利用者提供服務。要深入臨床一線進行調研，了解各項醫療工作對檔案信息要求，有目的地從室藏檔案材料中挖掘有價值的信息，開展編研工作，編制多種檢索工具，為臨床、科研、領導決策提供主動服務。同時，加強檔案利用反饋信息的管理，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，提高檔案利用率。

2.4 優化檔案工作者的素質和結構 隨著檔案管理手段的日益進步，對檔案專業人才的素質建設提出愈來愈高的要求。因此，要實現檔案管理工作的可持續發展，則應不斷提高檔案管理隊伍的綜合素質。加強檔案管理工作人員對檔案管理基礎知識、檔案法的學習，努力提高理論知識和檔案意識。引進部分高科技人才，通過其所帶來的計算機前沿知識和檔案后臺管理技能，可以加快實現對電子檔案的初步數字化和網絡化進程。同時，鼓勵檔案管理人員利用業余時間參加各種繼續教育課程的學習，如計算機課程培訓、歸檔文件整理等，以實現醫院檔案管理現代化，進而充分發揮醫院檔案工作的重要作用。