對北京市屬高校協議采購供貨流程的幾點想法

薛 宏

北京聯合大學 北京 100101

對北京市屬高校協議采購供貨流程的幾點想法

薛 宏

北京聯合大學 北京 100101

協議采購是高校政府采購方式之一，已得到普遍認可和廣泛的應用。分析了協議采購的供貨流程與方式，結合工作中遇到的問題，談了幾點想法。

政府采購；協議采購；供貨流程

當前北京市屬高校政府采購的方式主要有項目采購、協議采購和分散采購等幾種模式。其中協議采購是指事先通過公開招標的采購方式，統一確定中標供應商及其所供產品的品牌、價格、供貨期限、服務承諾等內容，用協議的形式加以明確，各單位采購人在協議范圍內進行詢價采購的一項政府采購管理制度。協議采購具有規范政府采購市場、采購流程，以及提高采購效率、降低政府采購成本幾大優勢。隨著市場的變化，采購流程也在不斷變化。

1 協議采購新舊流程

1.1 舊流程

(1)采購人員向主管校領導或部門領導遞交申請報告。

(2)申請報告獲得批準后，采購人員通過北京財政局北京財政網(www.bjcz.gov.cn)，查找所需的協議采購商品；在確定好需要購買的產品類型和規格型號后，填寫協議采購申請單，交校國資處。

(3)國資處同意后，由專人在財政專網上錄入，提交訂單。

(4)市教委和市財政局在專網上分別對其協議采購商品進行審批，并決定是否同意購買。

(5)若審批通過，供貨商可在專網上看到協議采購商品，并形成電子合同。國資處由專人在網上確認合同，供貨商將打印好的合同送到購貨單位，經雙方確認簽訂采購合同。

(6)供應商在規定的時間內送貨；學校通過網絡打印出商品結算明細單，交給供應商簽字蓋章后，再送回學校確認。

(7)供貨商和學校分別將相應的文件存檔備案。

1.2 新流程

(1)采購人員向主管校領導或部門領導遞交申請報告。

(2)申請報告獲得批準后，采購人員通過北京市政府采購中心網(www.bgpc.gov.cn)查詢相關協議采購商品。在確定好需要購買的產品類型和規格型號后，與供貨商議價。最后填寫協議采購申請單，交校國資處。

(3)經國資處審核同意后，采購人員給供貨商打電話，通知供貨。

(4)供貨商下載合同范本，送到學校，雙方簽訂合同。

(5)供貨商在規定時間內供貨，采購人驗收、付款。供貨商網上填報結算明細單，雙方簽字確認。

(6)供貨商和學校分別將相應的文件存檔備案。

2 協議采購新舊流程的各自特點

2.1 協議采購舊流程的特點

(1)審批程序復雜和采購手續煩瑣。在采購辦公用品過程中，要經過部門領導、校級領導、市教委、財政局的審批。在整個協議采購過程中，各級領導審批和簽字，專網錄入，市教委審批，財政局在專網上審批，供應商在專網上出合同，采購單位在專網上確認合同，供應商將紙質合同送到采購單位簽合同，供應商送貨，采購單位出結算單，雙方在結算書上簽字蓋章等。運作方式煩瑣，讓人感到頭疼。

(2)采購時間相對過長。在財政專網上，市教委和市財政局對協議采購商品進行審批，有時要經過幾天的時間才能完成，最長曾達到一個星期，嚴重影響了單位的使用。再有，當今辦公用品變化快，新性能、新功能的產品不斷涌現，財政網上產品也在不斷更新，若采購時間過長，將出現產品型號和價格改變的情況，導致采購人員還要從新辦理采購手續，從而造成學校采購管理部門、市級審批部門、供貨商等多方的重復勞動。

2.2 協議采購新流程的特點

(1)審批程序和采購手續簡化。新流程省去了市教委和市財政局在專網上的審批過程，省去校國資處專人在網上錄入的過程。采購合同和結算單全部由供貨商打印，節省了時間和人力。

(2)協議采購時間縮短，由于以上運作方式和手續的簡化，大大縮短了采購周期。

總之，新的協議采購流程給采購雙方帶來極大的便利，手續簡便、快捷，省時省力。

3 協議采購新流程中存在的問題

一年來，我們按照新協議采購流程進行工作的同時，也感到了某些不便：

(1)協議采購流程的變更沒有及時發布通知。2010年國慶節后，一些想買辦公用品的教師發現北京市財政局主頁中的協議采購商品欄目中的常用辦公用品內容全部取消了，當時我們以為是正常產品更換階段。但是幾天后，該網還是這樣，給北京市財政局打電話后才知道，協議采購網址已更換成北京市政府采購中心網。這樣重大的變化，事前沒有任何通知，對新網址的使用也沒有任何的培訓和說明，造成我們當時的采購工作很被動。

(2)在審批程序上。舊的協議采購程序雖然復雜，但它能夠嚴格管理學校的協議采購，規范其過程，不易出問題。2010年上半年，市教委在市屬高校進行辦公設備資產清查，對辦公設備配備情況進行了統計，發現不少學校辦公設備數量超標。于是教委在協議采購專網上，對購買超標的辦公設備，審批時一律不予通過，使這些學校辦公設備數量得到了控制。但是新的采購程序省去了這一環節，學校短時間內也沒有制定出明確的管理辦法。

(3)在采購手續上。新采購流程同樣也出現過問題，比如在采購辦公設備中，由于新采購流程規定采購人可直接給供貨商打電話，詢問商品型號和價格，供貨商和采購人員簽訂合同后就可送貨。而省去了舊程序要在專網上錄入、再由市教委和市財政局網上審批的過程。這樣可能會出現采購人員還未向部門領導和國資處提出申請并得到同意，就先向供貨商打電話詢問商品價格，在沒有簽訂合同的情況下，供貨商就將商品送來，然后采購人員再向相關部門提出購物申請。這種先斬后奏的情況給學校辦公設備采購及管理帶來了混亂。再比如：以前舊流程是采購人員交申請單，國資處專人在專網上錄入，經審批后，供貨商在專網形成合同，一級連一級，設備型號和價格不會出現差錯。但是新流程是采購人員給供貨商打電話訂貨，我校曾出現過供貨商送來貨的型號、價格及合同(供貨商將貨與合同同時送來)與協議采購申請單不符的情況，于是又退貨并讓供貨商改合同。

(4)關于議價問題。新的政采網上，辦公設備處標的政府采購價格為最高限價，規定采購人員在實際采購中可以與供貨商議價。但在實際運作中，絕大部分供貨商根本不議價。有時如果買的辦公用品多，或者設備價格高，供貨商有可能采用贈送東西的方式，這樣也會產生一些問題，一般情況下采購人員不會將所送物品主動入賬，因此給國有資產的管理造成很大困難。

(5)不能保證按時供貨。在新協議政采網上，增加供貨服務商詳細信息項目中，有供貨服務商的庫存和送貨時間，按理說這兩項的增加能方便采購人選擇供貨商并保證按時供貨。但是在實際運作中卻出現問題，我校一部門在購買三臺筆記本電腦時，網上的庫存顯示有貨，送貨時間寫著10天，可實際上供貨商沒有貨，要拿著合同向廠商訂制，一個多月后才送貨。雖然是個別現象，但是會讓采購人員對政采網的信譽有所顧慮。

(6)其他問題。辦公用品的種類和價格不全，也就是說價格較低的產品不多。2010年年底，我校計劃買一臺打印機，在京東網上找到一款，價格幾百元人民幣。但是按規定，必須在政采網上購買，可是政采網上的激光打印機沒有這一款，最便宜的也得上千元，這樣就造成不必要的浪費。政采網上雖有一項可參考的中關村商品價格，可是到目前為止，大部分產品這一項還是空白。

4 建議

4.1 加強培訓和學習

建議政采網協議采購形式及內容變更時，要及時通知各采購單位，同時希望政采網對各校負責協議采購人員及各供貨商定期進行業務培訓及經驗交流，不斷提高業務水平，要求嚴格按規章制度辦事，以便能夠更好地勝任工作。

4.2 加強審批及購買手續的管理

建議建立一個由市教委與各高校國資處聯合控制的協議采購辦公設備管理平臺；或者執行由市教委統一制定的辦公設備采購管理辦法，以此達到采購審批及數量控制的作用。

4.3 加強采購內容的管理

(1)建議政采網要加快產品的更新速度，增加辦公設備的種類，特別是要增加價格較低的產品種類，比如像鼠標和鍵盤等，因為這類設備實驗室幾乎每學期都要更換。

(2)對議價方式制訂一個規范的管理辦法，比如超過多少件數或超過多少錢的辦公設備可議價等。

(3)對價格來說，政府采購網上的價格肯定拼不過京東網上的價格，那就應該在產品質量、產品配制和產品售后服務上做文章。如有條件，最好將每一辦公設備都標注上中關村商品價格，供采購人員購買設備時參考。

協議采購作為政府采購的一種方式，已在市屬高校采購工作中得到普遍認可和廣泛應用，因此協議采購的供貨流程與方式只有與時俱進、不斷更新，才能得到更好的發展。

[1] 高懷明,藍葉芬,郭錦平.北京市屬高校協議采購的問題與建議[J].中國現代教育裝備,2010,15:5-7.

Suggestions of the process of purchasing by agreement for universities in Beijing

Xue Hong
Beijing union university, Beijing, 100101, China

The way of purchasing by agreement is one of those adopted by universities in Beijing, which has been broadly accepted and widely utilized. The recent process and method of purchasing and supply were well analyzed in this essay. According to my experiences , this paper gave out my own suggestions as well.

government procurement; procurement by agreement; process of supply

2011-11-11

薛宏，本科，講師。