淺談中學(xué)圖書館應(yīng)用ERP管理思想

朱 珠

一、什么是ERP

1.ERP概述

20世紀90年代初，美國的加特納公司首先提出了企業(yè)資源計劃(Enterprise Resources Planning，ERP)。ERP既是一種新型的管理思想和模式，又是一套先進的計算機管理系統(tǒng)，它致力于企業(yè)管理的各個環(huán)節(jié)，將企業(yè)的“三大流”：物流、資金流、信息流，進行全面一體化管理。它不僅可用于企業(yè)管理，在一些非生產(chǎn)、公益事業(yè)的單位機構(gòu)也可導(dǎo)入ERP系統(tǒng)進行資源計劃和管理。

2.ERP核心管理思想

ERP管理思想就是以極力提高用戶滿意度為目的，實現(xiàn)對整體供應(yīng)鏈的優(yōu)化，其核心管理思想體現(xiàn)在以下四個方面：

(1)體現(xiàn)了對整個供應(yīng)鏈進行有效管理的思想，實現(xiàn)了對企業(yè)供應(yīng)鏈上的人、財、物等資源及其流程的管理。

(2)體現(xiàn)精益生產(chǎn)、同步工程和敏捷制造的思想，面對激烈的競爭，企業(yè)需運用同步工程組織生產(chǎn)和制造，保持產(chǎn)品多樣靈活和高質(zhì)量，實現(xiàn)精益生產(chǎn)。

(3)體現(xiàn)事先計劃與事中控制的思想，通過財務(wù)預(yù)算、分析市場和庫存數(shù)據(jù)等制訂生產(chǎn)計劃，密切跟蹤銷售情況，進行嚴格監(jiān)控，以盡量實現(xiàn)預(yù)設(shè)的目標。

(4)體現(xiàn)業(yè)務(wù)流程管理的思想，為提高企業(yè)的競爭優(yōu)勢，必然帶來企業(yè)業(yè)務(wù)流程的改革，而管理軟件的使用也必須隨業(yè)務(wù)流程的變化而相應(yīng)調(diào)整。

二、中學(xué)圖書館引入ERP管理思想的意義

ERP通過流程重組，借助信息技術(shù)，實現(xiàn)精細化管理，最大限度地滿足客戶需求，從而實現(xiàn)企業(yè)利潤最大化。圖書館是非盈利性機構(gòu)，雖然不存在利潤最大化，但圖書館運作過程中同樣存在物流、資金流和信息流的管理，而滿足讀者的需求則是圖書館所有工作的最終目的。因此，借鑒ERP的管理思想，有學(xué)者提出構(gòu)建圖書館資源計劃(Library Resource Planning，LRP)，LRP與ERP的理念和思想是一脈相通的，只是具體實施時，需要根據(jù)實際情況采取不同的方法和措施。中學(xué)圖書館作為圖書館行業(yè)的一個分支，雖然沒有公共館那么龐大，但所謂“麻雀雖小，五臟俱全”，ERP管理思想對中學(xué)圖書館的管理同樣具有重要意義。

1.供應(yīng)鏈管理思想對中學(xué)圖書館工作的指導(dǎo)意義

供應(yīng)鏈管理是指對供應(yīng)鏈系統(tǒng)進行計劃、協(xié)調(diào)、操作和控制的各種活動和過程，其主要目標是在滿足客戶需要的前提下，對供應(yīng)鏈的各個環(huán)節(jié)進行綜合管理。中學(xué)圖書館主要的產(chǎn)品是知識，而產(chǎn)生知識的主要生產(chǎn)資料是圖書館的資源，包括紙質(zhì)和電子資源，這是中學(xué)圖書館的物流。各地教育局每年向?qū)W校下?lián)苜彆?jīng)費，雖然不多，但要盡量提高它的利用率，這是中學(xué)圖書館的資金流。中學(xué)圖書館要服務(wù)于教育教學(xué)工作，教育行業(yè)的政策、師生的需求和閱讀習(xí)慣等，都是我們開展工作需要收集和分析的數(shù)據(jù)，這是中學(xué)圖書館的信息流。雖然中學(xué)圖書館的供應(yīng)鏈比較簡單，但如果沒有科學(xué)的管理，那么工作將難以順利開展。

2.敏捷制造思想對中學(xué)圖書館工作的指導(dǎo)意義

敏捷制造思想的出發(fā)點是基于對產(chǎn)品和市場的綜合分析，其著眼點在于快速響應(yīng)用戶需要，使產(chǎn)品設(shè)計、開發(fā)、生產(chǎn)等各項工作同步進行，不斷改進老產(chǎn)品，迅速設(shè)計和制造高質(zhì)量的新產(chǎn)品，以滿足客戶不斷提高的要求。敏捷制造也就是企業(yè)要對用戶的需求做出快速反應(yīng)，對于這點，中學(xué)圖書館與企業(yè)有極高的相似之處。館員要能迅速捕捉師生的需求信息，并利用圖書館的資源為師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，最大限度地滿足師生的需求。在日常工作中，能抓住機遇，為師生提供知識產(chǎn)品。例如：對于汶川大地震這類突發(fā)事件，館員要能迅速收集事件發(fā)展的動態(tài)，以及與地震相關(guān)的天文地理知識和書目，制作成海報及時提供給師生。敏捷制造思想無時無刻都存在于中學(xué)圖書館的管理工作中，這是館員對師生需求做出快速反應(yīng)的基礎(chǔ)。

3.事先計劃和事中控制思想對中學(xué)圖書館工作的指導(dǎo)意義

事先計劃是指企業(yè)實施項目之前先做調(diào)研，分析數(shù)據(jù)，設(shè)定預(yù)期目標，制訂計劃和實施步驟。事中控制是指在項目實施過程中監(jiān)督和管理項目的進展，控制實施速度、時間及質(zhì)量等，保證項目的順利進行。事先計劃和事中控制思想對中學(xué)圖書館工作的指導(dǎo)意義主要體現(xiàn)在采購工作上。在大多數(shù)中學(xué)圖書館，每學(xué)年一般只有一次大批量購書的機會，由于機會不多，而且經(jīng)費有限，所以必須把錢花在刀刃上，盡量滿足師生的需求。這必然要求館員要做好采購前的需求調(diào)研，結(jié)合現(xiàn)有的館藏，根據(jù)事情的輕重緩急，制訂采購計劃。再根據(jù)價格、資質(zhì)、質(zhì)量以及售后服務(wù)等因素，綜合選取供應(yīng)商。密切跟蹤圖書的訂購和到貨情況，對于當前缺貨但師生又迫切需要的書籍，要另覓渠道，盡量采購回來。事先計劃和事中控制是中學(xué)圖書館做好采購工作不可缺少的指導(dǎo)思想。

4.業(yè)務(wù)流程管理的思想對中學(xué)圖書館工作的指導(dǎo)意義

企業(yè)實施ERP，重審業(yè)務(wù)流程是必經(jīng)環(huán)節(jié)，這是整個實施過程的“重頭戲”，有些企業(yè)甚至要實行業(yè)務(wù)流程重組。在優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上形成的需求分析報告，是ERP管理軟件設(shè)計的根本依據(jù)。借助軟件的上線應(yīng)用，實現(xiàn)企業(yè)管理信息化。中學(xué)圖書館在發(fā)展過程中已形成一套手工管理流程。然而隨著時代的變遷，傳統(tǒng)的管理方法已跟不上圖書館事業(yè)發(fā)展的腳步，所以在完善手工流程的基礎(chǔ)上，出現(xiàn)了許多圖書館管理軟件，其中不乏一些非常好的軟件。但對于業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化并不是到此為止，社會在進步，用戶需求在變化，需要館員做個有心人，留意每個工作環(huán)節(jié)，積累經(jīng)驗，總結(jié)方法，借助信息化技術(shù)不斷改進工作，提高效率。因此實施ERP過程中的業(yè)務(wù)流程管理對于中學(xué)圖書館十分重要。

三、中學(xué)圖書館應(yīng)用ERP進行科學(xué)管理的方法

中學(xué)圖書館是事業(yè)單位性質(zhì)，相對于企業(yè)有很多不同，因此在應(yīng)用ERP時不能囫圇吞棗，簡單的拿來主義更加不可行。我們應(yīng)借鑒ERP的管理理念，根據(jù)自身的實際情況，對癥下藥，形成一套適合中學(xué)圖書館的科學(xué)管理方法。

1.建立信息化管理平臺

處于傳統(tǒng)管理階段的中學(xué)圖書館，應(yīng)首先重組內(nèi)部管理流程，選擇適合自身需要的圖書館管理系統(tǒng)，實現(xiàn)采購、編目、流通、檢索查詢等的信息化，利用信息技術(shù)提高圖書館內(nèi)部的工作效率，并為日常管理工作提供數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)和工具。已實現(xiàn)內(nèi)部管理信息化的圖書館，則應(yīng)提高網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用層次，把圖書館的信息化進程與學(xué)校的數(shù)字化校園項目緊密聯(lián)系在一起，使圖書館管理系統(tǒng)不至于變成信息孤島，而是能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，成為數(shù)字化校園的重要組成部分，使師生通過網(wǎng)絡(luò)就能進行圖書的查詢、預(yù)約、續(xù)借，并能快捷方便地利用圖書館的電子資源，這樣既能提高圖書館的資源利用率，又能提高用戶的滿意度。信息技術(shù)日新月異，一切皆有可能。學(xué)校之間實現(xiàn)館際互借，共享電子資源，創(chuàng)新合作方式，可更大程度地提高資源利用率，是中學(xué)圖書館發(fā)展思考的方向，需要依靠廣大館員不斷探索和實踐，使之變成現(xiàn)實。

2.落實以用戶為中心

顧客是企業(yè)的“上帝”，而用戶則是圖書館的“上帝”，師生的需求是中學(xué)圖書館的最高指揮棒。中學(xué)圖書館在教育教學(xué)工作中，有其特殊性和針對性。圖書館的館員不僅要關(guān)心圖書館行業(yè)的發(fā)展，更要關(guān)注教育事業(yè)的發(fā)展。平常應(yīng)多留意國家的教育政策、課程改革的動向、學(xué)校的發(fā)展計劃等信息，多與師生交流，了解他們的教學(xué)需要、學(xué)習(xí)需要和生活娛樂需要，最大限度地挖掘師生的需求，這是中學(xué)圖書館實施ERP必須要做的工作。明確了用戶需求，那么以后的資源采購工作和讀者服務(wù)工作就有了明確的方向。

3.提高館員自身的綜合素質(zhì)

館員作為中學(xué)圖書館實施ERP的具體執(zhí)行者，需要具備較高的綜合素質(zhì)，才能保證ERP順利實施。中學(xué)圖書館的工作通常由一兩名館員全部包攬，館員要具備圖書館行業(yè)的專業(yè)知識，這是實施ERP的專業(yè)基礎(chǔ)；ERP離不開信息化技術(shù)的應(yīng)用，而且圖書館管理軟件需要館員維護，館員既要熟悉計算機操作，又要懂得一定的數(shù)據(jù)庫知識，這是實施ERP的技術(shù)基礎(chǔ)；要了解用戶需求，必須與師生溝通，館員需具備良好的與人交流的能力，這是實施ERP所需的個人協(xié)調(diào)能力。ERP有先進的思想理念和技術(shù)，但需要人來貫徹執(zhí)行，而且實施過程并不會一帆風(fēng)順，所以勢必要提高對館員綜合素質(zhì)和能力的要求。

四、當前中學(xué)圖書館實施ERP的困難

1.領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

中學(xué)圖書館在學(xué)校發(fā)展過程中長期處于次要地位，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不太關(guān)心圖書館工作開展的情況。在企業(yè)，ERP的實施是“一把手工程”，沒有高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，ERP的實施難以推進，而這卻是中學(xué)圖書館實施ERP的“軟肋”。

2.資金緊張

在企業(yè)，ERP的實施需投入大量的資金。在中學(xué)圖書館，我們雖不需像企業(yè)那樣花錢，但實施過程中的軟件和硬件同樣需要投入。而大多數(shù)學(xué)校的建設(shè)經(jīng)費比較緊張，要撥一部分資金用于圖書館建設(shè)，有些學(xué)校感到頗為困難，資金不到位，必然會延遲實施過程。

五、結(jié)束語

ERP綜合了現(xiàn)代信息技術(shù)和管理學(xué)的最新成果和理念，在國內(nèi)外企業(yè)界得到了廣泛快速的推廣應(yīng)用。中學(xué)圖書館將ERP管理思想運用于工作實踐，關(guān)鍵是要契合自身的實際情況，去粗取精，吸取適合本館的部分并加以變通利用。相信借助ERP，中學(xué)圖書館的管理水平將會更上一層樓。

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