淺談新時期公安檔案建設
——以開化縣局公安檔案建設為例*

□葉吳生

（開化縣公安局，浙江 開化 324300）

淺談新時期公安檔案建設
——以開化縣局公安檔案建設為例*

□葉吳生

（開化縣公安局，浙江 開化 324300）

公安檔案是公安工作歷史的真實記錄，是公安工作可持續發展的重要基石。當前，公安檔案工作還存在部分人員思想重視未到位、檔案管理機制不夠健全、檔案人員業務素質較底、檔案經費投入不足、檔案利用效果待開拓等問題。做好新時期公安檔案工作，除了從強化組織領導、創新管理機制等方面入手，還應注重檔案意識常態化教育，注重檔案科學化管理，注重檔案多元化保障，注重檔案信息化運用。

公安檔案；檔案管理；開化縣

公安檔案是公安工作原始信息的記錄，也是公安機關寶貴的財富。近年來，開化縣公安局（以下簡稱“縣局”）以“達標升級”為載體，以“管理創新”為核心，以“優質服務”為目標，狠抓檔案基礎業務建設，使全縣公安檔案管理工作有了長足的進步。但是，目前開化公安檔案管理工作仍然存在著許多亟待解決的問題，如不引起足夠重視，并認真加以研究解決，就會成為制約本縣公安檔案工作發展的瓶頸，甚至可能影響公安中心工作的開展。筆者結合開化公安檔案管理實際，提出一些粗淺的想法供大家參考。

一、開化公安檔案工作現狀

近年來，在開化縣公安局領導的重視、關懷及全局民警努力下，從硬件和軟件方面都得到了迅速的充實和加強，在宣傳推廣、管理制度以及為公安工作和社會發展服務等方面取得了重大進展，呈現出檔案工作與各項業務建設協調發展的良好勢頭。

（一）檔案硬件投入不斷增加。縣局在辦公經費十分緊缺的情況下，想盡一切辦法加大對檔案管理硬件設施的投入，致力改善辦公環境和基礎條件。近年來共投入檔案建設資金30余萬元，改造、裝修檔案用房3間，辦公室、檔案室、查檔室面積達140平方米；購置了一批密集架，配備了檔案專用電腦、快速掃描儀、防磁柜、除濕機等現代化辦公設施。基本實現了辦公室、檔案室、查檔室“三室”分設，防火、防盜等“八防”措施基本到位，大大改善了公安檔案管理條件。

（二）檔案錄入工作成效逐步凸顯。截止2011年底，縣局綜合檔案室共有檔案資料55483卷（件、冊），其中文書檔案4380卷（件）、專業（業務）檔案45849卷、科技檔案52卷、會計檔案3442冊（本）、聲像檔案18冊（其中上傳照片825張）、實物檔案225件（枚）、干部（死亡）檔案6卷、資料1511卷。開展戶籍檔案數字化加工，共錄入全縣1973年以來至2011年底所有的戶籍檔案條目2055條，掃描（上傳）3.5萬張，編研機構設置、領導任免、組織機構沿革、立功嘉獎等匯編材料21種，檔案檢索工具100余冊。自2008年以來，縣局檔案室共接待查借閱檔案707人，利用檔案3100卷次，利用檔案協助破獲各類案件110起。如2011年1月，開化縣馬金鎮轄區發生一起入室搶劫殺人案。根據案情，縣局對近年來與該兇殺案作案手段相類似的違法犯罪人員前科案卷進行排查，共排查出有作案手段的前科人員30余名，最后抓獲的犯罪嫌疑人也在排查前科案卷中，為案件及時偵破起到了重要作用。又如2011年2月，開化縣開展的村級組織換屆選舉工作。檔案人員主動介入，對2654名自薦對象前科情況進行審查，審查出不符合條件對象22名，排查可能插手選舉涉惡勢力、揚言對選舉破壞搗亂人員101名，排摸可能影響換屆選舉各類事件、糾紛310起，梳理出群眾關注案件查處滋擾選舉違法行為人5名。室藏檔案資料為領導決策、打擊犯罪、編史修志、日常工作等提供了大量信息材料，充分發揮了檔案為現實斗爭服務的作用。

（三）檔案管理機制日益完善。為了規范公安檔案管理和利用，更好地為公安工作提供服務，縣局先后出臺完善了《機關公安檔案管理辦法》、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》、《派出所檔案管理細則》、《案卷集中保管制度》、《檔案工作績效評估標準》等一系列文件，為檔案管理工作提供了標尺。同時，為了使檔案管理工作真正落實與其他業務工作同布置、同檢查、同考核，由分管局領導牽頭對縣局和派出所檔案工作實行網上點評、實體檢查、視頻監控三結合，每半年進行一次綜合考評，并上網通報。將檔案工作列入縣局全年綜合績效考評，同民警職務晉升、評選先進、提撥任用等掛鉤，對違反上述規定的，依照《開化縣公安局隊伍管理記分辦法》進行記分處理，確保檔案管理工作進一步規范和完善。

（四）檔案宣傳力度明顯加大。縣局每年對各單位專（兼）職檔案員開展檔案業務培訓，對檔案收集、整理、編寫、錄入（上傳）、裝訂、上架入庫整個操作流程進行講解，著重對《浙江公安檔案信息管理系統》操作進行演示；在縣局網站主頁開辟“檔案管理專欄”，實行24小時檔案咨詢熱線服務；積極參與檔案部門開展檔案宣傳日活動，主動介入縣局法制、禁毒等部門開展的宣傳周（日）活動，進行檔案法制宣傳；積極參與市、縣檔案部門組織開展檔案知識競賽活動。

開化縣公安檔案在空檔近4年未整理的狀況下，經過一年多的努力工作，檔案工作取得實質性的轉變。2008年，縣局通過檔案目標管理省二級認定，2010年，縣局通過檔案目標管理省一級認定，2011年，縣局檔案室被命名為衢州市“規范化數字檔案室”。

二、當前公安檔案工作存在的問題

盡管開化公安檔案工作取得了長足進步，但也面臨著眾多困難，成為開化公安檔案工作發展的“瓶頸”。

（一）部分人員思想重視仍未到位。部分領導對檔案工作的重要性認識不足，以為檔案工作只要裝訂好、查得到就行了。公安基層檔案員基本是內勤民警兼職，在思想上還沒有真正重視這一塊工作，在檔案材料的收集和保管過程中不夠積極主動，對收集的檔案發生缺、漏、無現象，檔案員不主動催交，民警也不主動補交，甚至出現辦案民警將檔案存放在自己抽屜里，或檔案員將收集的檔案材料亂堆亂放，最后隨著日積月累被遺忘或被搬到了倉庫雜物室，成了一堆廢紙。

（二）檔案管理機制仍不健全。由于沒有建立一套長效管理機制，造成每年歸檔工作不及時，利用率低，保管上也存在一些安全隱患，檔案庫房的“八防”設施管理不到位，尤其是派出所對行業場所管理、暫住人口、出租房屋、重點人口、吸毒人員、“兩勞”釋解人員等檔案沒有實現真正意義上的動態管理。例如：開化縣公安局綜合檔案室檔案工作自2003年、基層派出所檔案工作自2001年以來，一直處于半癱瘓狀態，直到2008年才基本步入規范化、標準化、信息化軌道。

（三）檔案人員業務素質仍然較低。縣局和派出所檔案人員一般都身兼數職，且崗位調動頻繁，業務知識更新跟不上，缺乏既懂專業知識、專業技術又懂計算機數字化管理的人才，多數單位很少有管理檔案的專業民警，大部分是由“老、弱、病”民警或協警兼職。由于不熟悉檔案業務，管理水平不高，業務素質高低不一，工作的連續性差，檔案工作往往陷于停滯不前狀態，從而使公安檔案隊伍的整體業務素質受到削弱。這些問題都影響檔案管理工作的質量和服務能力。

（四）檔案經費投入仍顯不足。縣局檔案室特別是派出所檔案庫房面積達不到省公安廳文件規定，大部分派出所檔案庫房當倉庫使用，堆滿雜物，這些都不符合檔案保管要求。隨著社會治安形勢日趨復雜，公安工作自身的改革不斷深入，使公安檔案管理工作出現了許多新情況、新特點，檔案的種類、數量越來越多，導致現有檔案庫房及設施負荷過重，已不能滿足當前管理的需要，到了非解決不可的地步。多數基層單位沒有為檔案管理工作配備專門復印機、掃描儀等，工作時還是使用單位淘汰的舊設備，從而造成工作效率低、花費人力多等現象。

（五）數字化檔案有待開拓。檔案信息化建設必須以電子文件為依托，而目前公安檔案部門保存的檔案多以紙質、聲像材料為主要載體，電子文件和數字信息少。檔案數字化加工還有一個時間問題，過了時效勢必影響到檔案信息的利用，造成信息滯后，不能充分發揮公安檔案在公安工作中的作用。2008年初，縣局啟用《浙江公安檔案信息管理系統》以來，各類檔案基本上錄入到系統，但在此之前大量檔案仍使用人工檢索調檔的模式，信息資料得不到及時、有效開發。

三、加強和改進新時期公安檔案工作的對策

（一）注重檔案意識常態化教育。一是要加強領導檔案意識教育。實踐證明，一個單位的檔案管理工作能否搞上去，只靠檔案工作人員自身努力是遠遠不夠的，還必須依靠單位領導甚至社會的重視和支持，才能達到預期的工作效果。領導檔案意識的強與弱直接影響到一個單位檔案工作的狀況。因此，各級公安部門領導干部特別是“一把手”要認真學習《檔案法》等相關法律、法規，以高度的事業心和責任感統籌考慮、規劃檔案工作。二是要加強檔案員責任意識教育。作為一名檔案員，始終要以“細心、耐心、專心、責任心”為準則，通過自己的努力和付出，實現檔案的被動服務到主動服務，讓工作實效充分展現在各級領導和其他機關各部門面前，以實際行動切實改變“檔案工作不重要”的偏見。三是要加強民警檔案意識教育。要結合舉辦公安檔案業務培訓班等活動，加大公安檔案法規的學習和宣傳力度，積極營造依法治檔的良好氛圍，進一步推動公安檔案規范化建設。不斷增強民警的檔案意識，使每個民警從日常工作抓起，自覺做好每份資料、每個案卷的收集、整理、移交、歸檔工作，一步一個腳印地把檔案管理工作落到實處。

（二）注重檔案科學化管理。制定和完善檔案管理考核制度，促進檔案管理考核規范化、科學化。一是強化上級對下級的考核。一級抓一級，層層抓落實，把做好檔案工作作為派出所基礎業務建設和群眾滿意派出所的一項重要內容來抓，做到認識到位，工作到位，保障到位。公安機關要將檔案管理工作由“軟任務”變成“硬指標”，推出公安派出所檔案等級管理與派出所等級評定掛鉤等新舉措，實行檔案工作一票否決制，推動基層檔案管理工作不斷發展進步。二是強化內部考評。縣（市）級公安機關應根據基層檔案管理工作的專業職能、工作特點制定工作目標，細化工作任務和責任，并落實到每一個民警身上，定期檢查考核。從公安基層單位檔案形成過程的收集、分類、整理、著錄、歸檔、保管和利用等各個環節，制定出目標和量化指標，進行量化考核，形成系統的工作考核制度，并與評獎、評先、任用、晉升等直接掛鉤。

（三）注重檔案多元化保障。一是要強化人員保障。每個基層單位都應明確一名民警具體負責檔案管理工作，要精心挑選一至多名具有一定文化素養、業務知識、年富力強且熱愛檔案工作的人員從事檔案日常管理工作，為做好檔案工作提供人才支撐。二是要強化技術保障。新形勢下的公安檔案管理工作對檔案人員的專業知識、專業技術、專業能力提出了越來越高的要求，檔案管理人員要加強學習、培訓和交流，不斷提高自身的綜合素質。三是要強化安全保障。檔案庫房為機要重地，除做到庫房“八防”措施外，要加強對計算機檔案管理系統的管理和維護，確保檔案數據庫安全，保證歸檔電子文件的真實、完整和有效。通過建立公安檔案目錄數據庫和全文數據庫，提供網上目錄檢索、全文檢索服務，實現一般檔案全文網上查詢，密級檔案目錄上網查詢。四是要強化硬件保障。要抓住公安部“三項建設”這一有利契機，加大對檔案管理工作的投入，積極爭取各級黨委、政府和上級公安機關的大力支持，多渠道籌集資金，配齊電腦、快速掃描儀、空調、防磁柜等檔案專用設備，逐步實行檔案信息化管理。

（四）注重檔案信息化運用。一是要加強公安檔案信息數據庫建設。首先，要加強檔案信息資源的分析研究，在做好紙質、電子、聲像等載體檔案收集、整理和歸檔的同時，還要將特殊時期所形成的門類不同、載體各異的各種實物資料收集起來，加以整理歸檔，豐富庫藏內容，逐步形成檔案載體形態多樣、門類齊全的多元化庫藏結構。其次，注重檔案信息化范圍的科學界定，要加快數字檔案室創建工作，組織專門人員，集中精力，集中時間，對庫藏檔案開展數字化加工，建立檔案目錄數據庫、全文信息庫，切實增強公安檔案利用能力，盡快實現檔案信息資源共享。再次，要結合本單位實際，統籌規劃，分步實施，突出重點，量力而行，逐步建成層次分明、量多質優的檔案信息數據庫，為充分發揮檔案信息為現實斗爭服務奠定堅實的基礎。二是要加強公安檔案信息化系統應用。首先，省廳公安信息四級網的建成，為公安檔案信息化建設提供了強有力的網絡支持。要加快檔案信息系統的升級改造，建成以省廳為中心，市（縣、區）公安機關為主要節點，基層派出所為末端的全省公安檔案信息系統。其次，在檔案應用系統建設方面，要實現“大平臺”歸檔數據的自動流轉歸檔，實現違法犯罪人員信息關聯查詢等功能。要加快檔案信息的錄入工作，不斷完善各項管理功能，有序推進公安檔案信息化建設。再次，縣局檔案室將各派出所檔案工作納入全局檔案信息管理系統平臺，從而轉變傳統管理模式下派出所檔案工作各自為政的狀況。縣局檔案管理員可以通過網絡跟蹤掌握各派出所檔案工作的真實情況，及時發現和有針對性地幫助解決派出所檔案工作存在的問題，提高派出所檔案管理水平。三是要完善公安檔案信息資源管理標準規范。標準化是進行檔案信息化工作的基礎。要實現網上共享共用，統一的標準是實現檔案信息資源共享的基礎。為保證全國公安機關檔案信息管理系統數據的一致性，在檔案信息化建設工作過程中，要從管理、業務、技術性的標準規范三個層面來完善并實施，從而確保檔案信息化的效益與安全。四是要加強公安檔案的開發和利用。開發利用是檔案工作的生命線，公安檔案信息化建設的最終目的是充分利用網絡優勢，最大限度地開發利用檔案，使檔案信息更好地服務基層、服務實戰、服務民生。為此，檔案部門要依托檔案信息管理系統，結合大平臺建設，不斷加強宣傳培訓力度，使全體民警了解檔案系統所包含的檔案信息內容，并熟練掌握檔案查詢的方法，以此增強民警的檔案意識，提高檔案的利用效率。同時檔案部門可通過檔案信息系統，圍繞領導決策、專項行動、打擊違法犯罪等進行檔案信息研判，找出違法犯罪的特點、規律，并及時提供給相關部門參考，為相關部門制定更加完善的方案、措施提供有力支持。

（責任編輯：史榮華）

D631

A

1674-3040（2012）05-0093-04

2012-05-09

葉吳生，浙江省開化縣公安局辦公室民警。

*本文獲2010-2011年度浙江省衢州市檔案學會優秀論文三等獎。