淺析企業設備大修檔案的管理

劉洪光

黑龍江華信家具有限公司，黑龍江 哈爾濱 150300

淺析企業設備大修檔案的管理

劉洪光

黑龍江華信家具有限公司，黑龍江 哈爾濱 150300

企業設備大修檔案是企業進行設備大修理過程中所產生的重要資料，大修檔案可以真實的記載每臺設備在不同運行時期所出現的故障，同時也包括了故障產生原因、檢修部位及檢修方法等。本文論述了企業設備大修檔案管理存在的問題，并提出相應的解決對策，為今后的研究提供些有利的依據。

企業設備；大修檔案；資料

概述

隨著企業的快速發展以及各種設備儀器數量的大量增加，對設備檔案的管理工作也提出了更高的要求和挑戰。一般來說，企業設備大修檔案是由三個部分組成的:一是設備的完整檢修記錄，包括大修計劃書、設備檢修記錄、大修預算、大修總結等等；二是新購設備的開箱資料，包括合格證、安裝說明書以及備品配件清單等；三是技術改造項目的申請書、設計施工合同、批準書及竣工圖等。一套完善的企業設備大修檔案不僅有利于對設備的平時保養及維護，還能夠為設備的下次大修提供依據。

隨著企業的不斷發展和壯大，大型機械設備、大型精密儀器已經陸續地進入到各企業單位，所以設備檔案在設備管理工作中的作用尤為突出。為了要將企業做大、做強，并適應當前的趨勢，就必須要加強對設備檔案的管理，更好的發揮出企業設備檔案的作用，為企業服好務。

1 企業設備大修檔案管理存在的問題

1.1 歸檔時間較長

企業設備大修工作是在工程結束后進行的，采取的是全線停車檢修。其中，設備檢修的質量和時間的長短都將直接關系到企業的經濟效益。所以，我們在大力開展設備的大修工作時，企業要動員所有力量，以便能保證大修工作按時、并保證質量地完成。另外，同樣狀況的對比下，大修資料的歸檔工作卻開展的相對緩慢，經常是要拖后很長一段時間才能完成，在規定的三個月內完成移交工作的情況是少見的。

1.2 大修檔案的內容不全面

技術改造措施項目的竣工圖還有很多后續工作沒做，而在整個改造項目中，還要涉及和多方面，如:設備的增減、工藝管線的變更，要及時處理，加強修改。同時，也需要水、電、儀、氣等相關因素的緊密配合，在整個項目竣工之后，也就是竣工圖失真之時，所以為了避免竣工圖失效，給企業造成嚴重損失，就必須要做好修改。

1.3 檔案管理意識淡薄

盡管檔案法已經頒布多年，人們的檔案意識也明顯提高了，但是重建設、輕檔案的思想還是存在的，這樣就影響了企業設備大修檔案管理工作的開展。加之有很多企業單位的領導及部門對檔案管理這一工作缺少正確的認識，宣傳力度不夠，所以檢修單位也只是在工程竣工驗收時，只要是工程質量合格就可以拿到合格證，重視了工程質量，卻忽視了對原始資料的歸檔和保存。這種無意識下的檔案意識薄弱，直接影響著檔案管理工作的順利開展。

1.4 設備檔案材料收集難

很多企業對設備檔案的管理重視程度不夠，并且有關的管理制度不健全，不能進行及時歸檔，因此，導致了大量設備資料流失。這種情況直接使有些設備無法形成一套完整的檔案，也影響了企業設備的正常使，還給企業的經濟效益帶來影響。例如:對于新購置的設備來說，如果在開箱時沒有檔案人員參加，就擅自截留應歸檔案資料，那么在今后的設備維修時就無法找到資料進行查證，也延誤了工期。還有的設備圖紙需要變更，而技術人員卻沒有將繪制的新圖及時歸檔，也沒有在圖紙上說明一下，時間久了，也會給企業帶來很大損失。

1.5 字跡不符合要求，書寫的不規范

結合檔案管理的要求，書寫必須要用不易褪色的黑色或藍黑色墨水。但是多數企業沒注意這一點，都是用圓珠筆，甚至是鉛筆來書寫企業的大修檔案。

2 加強企業設備大修檔案管理的措施

2.1 建立健全文件資料管理制度

企業設備大修檔案資料的形成比較復雜，應及時加強收集和管理，否則很多資料就會散失，給日后檔案收集工作帶來了很大困難。所以，制度的完善與實施可以使設備大修檔案的收集工作滲透到大修理過程的各個環節中去，成為企業設備大修理計劃的制訂、實施、竣工、驗收等各項活動不可缺少的環節。從另一個方面看，完善檔案工作的日常積累、檢查考核，也要結合文件資料管理制度。

2.2 取得領導支持是關鍵

企業的任何一項工作，都是離不開領導的重視，領導的重視才能使很多工作順利開展，反之將使很多工作難以進行。檔案部門應進一步加強宣傳力度，使員工們真正的認識到大修檔案的重要性，并明確檔案的歸檔時間，這些對企業檔案管理有重要意義。另外，要經常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作，促使領導更加重視大修檔案管理工作。

2.3 制定出大修檔案歸檔范圍

企業中大修檔案數量較大，并且涉及的內容很復雜，所以要科學合理的確定出歸檔范圍，這樣不僅能為收集工作打下扎實的基礎，同時也能提升檔案管理工作的水平和質量。企業應根據本單位的設備大修實際情況，在大修工作開始前，確定出大修資料。其中，如果涉及對設備的各種檢修記錄，應保證及時、完備。

2.4 深入現場，管理到位

檔案人員必須要主動參加設備檢修現場召開的一系列專業會議，要學會借勢開展工作，通過一系列會議了解到檔案工作的重要性；還要大力倡導全員參與管理，工作布置要條理清晰。檔案人員要及時地通報設備檢修科技文件的發放、使用情況，還要布置檔案管理的相關事宜，有針對性地調整管理部署和工作細節。

2.5 書寫問題

為了解決歸檔資料中使用圓珠筆和鉛筆的情況，其唯一途徑就是要加大宣傳力度，從根本上提高各級技術人員對設備大修檔案的管理意識，全面提升檔案管理員的綜合素質。只有在長期的工作中，我們持之以恒地堅持下去，那么企業的設備大修檔案管理將得到一個提升。

3 結語

總之，企業設備的大修檔案管理是企業設備管理的重要組成部分，因此必須保證設備大修檔案的歸檔質量，更好地適應并服務于企業生產。

[1]馬云馳,郭英華,王志剛.淺談設備大修與更新階段的成本控制.港口裝卸,2007年03期

[2]耿慧艷,張麗芳.淺談企業設備大修檔案的管理.設備管理與維修,2003年01期

[3]劉東.淺談企業設備大修檔案歸檔.裝備維修技術,2006年10期

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.21.066