加強高校學籍檔案證明服務工作探析

韋嬌艷

廣西工學院，廣西 柳州 545006

加強高校學籍檔案證明服務工作探析

韋嬌艷

廣西工學院，廣西 柳州 545006

文章在介紹高校學籍檔案證明服務概況的基礎上，分析了現行高校學籍檔案證明服務存在的問題，并提出具體的改進措施，以提高高校學籍檔案證明服務水平。

檔案利用；教學檔案；檔案證明

高校學籍檔案是高校檔案的重要組成部分，是高校招生錄取、教學活動、學籍管理、學位授予、畢業驗印等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。出具高校學籍檔案證明高校檔案部門的職責，也是高校檔案部門開發利用高校學籍檔案息資源的重要方式之一。做好高校學籍檔案證明服務工作不僅可以充分發揮檔案的憑證作用，對于構建誠信社會、維護高校自身形象和聲譽更具有重大的現實意義。

1 高校學籍檔案證明服務工作的概況

《高等學校檔案管理辦法》第十五條歸檔范圍指出:學生類檔案主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。

1.1 檔案證明服務的特點

我國檔案行業標準《檔案工作基本術語》（DA-T1/2000）中解釋，檔案證明是依據檔案（即國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄）的記載出具的憑證性文件（即國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄）。檔案證明具備以下4大特點:

1.1.1 憑證性。檔案是人類社會實踐活動的原始記錄。憑證價值是檔案最基本的價值。檔案館為利用者提供的檔案證明書是各單位根據依據檔案原件，根據檔案證明規范的程序制發的， 屬于檔案部門二次開發的檔案信息資源，因此，檔案證明書與檔案一樣，具有憑證的價值與作用，是檔案利用者解決實際問題， 維護合法權益的依據。憑證性是檔案的價值所在，也是檔案部門開展檔案證明服務的基礎。

1.1.2 權威性。表現在首先檔案證明書開具的依據是館藏的檔案，檔案具有原始性；其次，出具檔案證明書是檔案部門法定的職能；再次，開具的檔案證明書要求規范和準確。因此，檔案證明書與檔案原件具有一樣的權威性。

1.1.3 客觀性。檔案證明書是檔案人員根據檔案原件而開具的，是對檔案內容的概括、提煉、如實描述，與檔案結論一致，而不是主觀編造的，因此說檔案證明書是客觀的。

1.1.4 書面性。檔案證明書都是通過書面文字形式表達的。隨著科學信息技術的發展， 檔案部門既可以為利用者制發傳統的紙質的檔案證明書， 也可以制發新興的電子的檔案證明書。但是，無論是哪種檔案證明書，都是通過書面形式表達的。

1.2 高校學籍檔案證明服務的方式

高校學籍檔案證明服務的方式主要有以下五種:

1.2.1 原件復印。高校學籍檔案證明通常由檔案部門復印檔案原件，為利用者提供學籍檔案中文復印件一份，加蓋檔案部門公章，并署如“此件與原件一致”字樣或證明章。這種證明方式很常見。

1.2.2 中英文對照翻譯件。中英文對照翻譯件一般是申請出國留學用的，一般包括學生在大學本科和研究生階段的學習成績單、畢業證明和學位證明等，在讀大學生還包括高考成績證明、大學錄取證明等。中英文對照翻譯件一般由檔案館、教務處、繼教院、校辦按照職能分工完成。即檔案館提供中文復印件，教務處負責辦理英文翻譯件，校辦在中英文翻譯件上加蓋學校公章。而筆者所在學校是由教務處或檔案部門開具檔案中文復印件，國際交流與合作處進行英文翻譯，最后由教務處在英文翻譯件上加蓋教務處公章。

1.2.3 重新制作證明。高校學籍檔案不僅記載學生的學歷、學位、成績等信息，而且還記載姓名、年齡等內容。檔案部門根據檔案利用者的需求，摘錄檔案原件中能解決和說明問題的材料，按檔案證明要求重新制作證明。這也是檔案部門出具證明的一種較常見的方式。

1.2.4 填寫紙質格式證明。檔案人員在接到查詢機構格式證明表后，通過查詢，對查詢信息作出真偽判定后，只需要在查詢機構的證明表上填寫“屬實”或“不屬實”，而不需要另外出具證明，再由經辦人簽名并加蓋本單位的公章，最后將紙質結果郵寄回復給查詢機構。筆者在工作中目前接觸到的是只有某些網站查詢機構采用這種格式證明方式。

1.2.5 電話查詢、電子郵件出證。由于電話和電子郵件查詢時間較短，效率高，現在，許多單位或機構會通過電話或電子郵件進行查詢核實，另外有些單位或機構還根據需要同時要求檔案部門提供紙質證明。

2 高校學籍檔案證明服務工作中存在的問題

高校檔案證明服務是檔案部門開展檔案利用服務的主要方式之一，能否依據檔案原件準確地出具一份高校學籍檔案證明書，是高校檔案部門的職能。它體現檔案的憑證價值，發揮檔案法律效力。從筆者了解的情況來看，高校學籍檔案證明服務存在以下四大問題:

2.1 缺乏學籍檔案證明出證制度。首先，在不同高校，由于職能分工不同，高校學籍檔案證明出證單位不明確，有些學校是校辦出證明，有些是教務部門，還有些是檔案管理部門，使利用者不知該去哪里辦理證明。其次，出具的證明沒有統一的發文編號，也沒留下證明的存根。在發現問題時，不知該算誰的責任。年終統計數據及編寫檔案利用效果事例沒有依據，不利于檔案數據的統計和宣傳利用。再次，有的檔案部門沒嚴格按檔案證明格式規范辦理高校學籍檔案證明，存在就是寫幾句話、蓋個章的現象，致使社會對高校學籍檔案證明真實性產生懷疑，造成不良影響。第四，無專人管理。有的單位沒有指定專人負責管理，在出具高校學籍證明時，同一檔案部門出具的證明因人而不同。

2.2 服務方式單一。據了解有些檔案部門只提供檔案復印件，有些檔案部門以提供復印件為主、很少開具其他證明方式；而有些檔案部門只對上門來訪者服務，不對電話、郵件等方式提供紙質證明郵寄服務，給利用者帶來諸多不便。

2.3 在線查詢少，電子出證率低。因人力、財力等原因，大多數高校都沒有提供網絡在線查詢學籍這項業務，致使出證效率低。目前國家認可的網上學歷認證——中國高等教育學歷證書網（簡稱“學信網”）的推行，對這一弊端有一定的促進作用，但該網只能查1991年以來的學歷，對高校別的學籍檔案沒有涉及，并不能從根本上滿足使用者查詢別的學籍檔案的需要。

2.4 存在安全隱患。在現行高校學籍檔案證明服務中，除上諸問題外，還存在諸多安全隱患，如網站設計不合理，存在安全漏洞，檔案材料易泄密；利用者目的不一，有些需開實際證明，還有些甚至希望檔案部門幫忙開偽證等問題。

3 加強高校學籍檔案證明服務工作的措施

針對高校學籍檔案證明服務存在諸多問題，需檔案部門采取多種措施，加強管理，提高高校學籍檔案證明服務水平。檔案部門需采取的措施有:

3.1 加強管理，規范出具檔案證明流程。出具高校學籍檔案證明依據性強，需嚴謹對待，首先應明確出具學籍檔案證明的單位是學校檔案館，避免多個單位出證明引起管理上的問題；其次，要理順檔案證明工作流程，分清工作職責，加強在調檔、查閱、制作證明、校對審核等環節中的管理；再次，建立相對應的檔案管理制度。如審核批準制度、查閱利用制度、檔案證明歸檔制度、責任追究制度等。

3.2 提高檔案證明的完整性和規范性。完整、規范的證明包括:一、標題。要標明證明所針對的人或單位和事。如“關于對**的學歷查檔材料”， 不能抽象籠統的地“證明”兩字；二、發文號。出具的證明應有統一的發文編號，發文編號格式如“XX學校學檔[XX年]XX 號”；三、主送機關，即利用者或需證明服務的對象；四、正文。根據利用者的需要，針對問題，按照檔案內容進行摘錄或概括說明，得出結論，并交代其來源、抄錄（或取證）人和抄錄（或取證）時間；五、出證時間。即出證年、月、日要寫全；六、印章；七、主題詞；八、印發機關和印發日期。另外，如是復制件應加蓋“此件復制于XX學校檔案館檔案（檔號:XXXX），僅復制一份”。檔案復制件為兩頁以上，則要加蓋單位騎縫式印章。

3.3 按需服務，增加多種服務方式，滿足利用者多種需求。高校檔案館是集中保存高校學生學籍檔案的部門，承擔著提供學籍檔案利用的職能。在出具學籍檔案證明工作中應做到按利用者需要出具證明，而不是只出復印件，如在校學生查閱檔案一般是出具高考成績證明、大學錄取證明，用于出國留學等；已畢業的學生利用學籍一般是要出具在校成績、畢業證書或學位證，用于找工作、考公務員、升職等；用人單位一般是要核實學歷學位證書真偽。同時，應加強對檔案室計算機、打印機、復印機、掃描儀等硬件的投入力度，為除為利用者提供紙質證明方式外，還提供電子郵件、傳真、電話等證明方式提供物質基礎。

3.4 加強資源建設，提高電子出證率。“巧婦難為無米之炊”， 要做好高校學籍檔案證明服務工作，首先要加強學籍檔案信息資源建設，豐富館藏，優化檔案信息資源結構，擴大教學檔案在高校檔案中的比重。其次，校園網除要與檔案管理系統進行銜接外，還要與學生處的招生系統、教務處的教務管理系統、學位辦的學位信息系統、高校OA系統等系統相銜接，以整合學校資源，提高整體工作效率，在保證學校校園網安全的基礎上，考慮將學籍檔案信息提供給校園網外用戶查詢。

3.5 把好檔案出證安全關，保證檔案及檔案管理人員的安全。安全工作是基礎。首先，要保證檔案的安全。表現在:第一，檔案人員要遵守保密條例，按制度辦事，該請領導審核的一定要請領導審核；第二，檔案人員要驗明利用者身份，了解利用者實際的目的和需求，代辦代查一定需要有委托人的證明，否則不予辦理；第三，檔案人員只提供相關的檔案證明，如在復印高考成績時蓋住其他人的成績，以防他人信息泄露；第四，要做好在線查詢網絡數據庫的安全防范工作，以防病毒攻擊；第五，對于傳真、電話、電子郵件的查詢，都要有記錄，以備查詢。其次，要保證檔案人員的安全。一方面，各單位要加強檔案人員事業心、責任感、道德素養的教育，不斷提高檔案人員政治素質；另一方面，檔案人員自己也要拒絕外界的誘惑，培養實事求是的工作作風，不出偽證，堅持原則，保證檔案人員自身的安全。

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10.3969/j.issn.1001-8972.2012.13.109

韋嬌艷（1979年10月），女，廣西柳江人，廣西工學院教務處館員，研究方向:檔案管理，高等教育研究。