淺析醫院檔案管理的現狀及對策

胡艷珺

湖北省云夢縣人民醫院人力資源部 432500

淺析醫院檔案管理的現狀及對策

胡艷珺

湖北省云夢縣人民醫院人力資源部 432500

醫院檔案；現狀；對策

醫院綜合檔案是醫院各職能部門和臨床、門診各科室在其職能及日常業務活動中所形成、積累、歸檔、保存且有利用價值的各門類和各載體的檔案總稱，包含了文書檔案、人事檔案、財會檔案、科研檔案、病歷檔案、統計檔案、設備檔案、基建檔案、聲像檔案、電子檔案 、圖書檔案等。文書檔案是醫院各項工作的真實記錄和有效憑據，業務檔案是醫務人員技術水平的體現，人事檔案是合理配置人力資源的重要依據，病歷檔案是醫院對病人診療過程中形成的文字、圖像、膠片等資料進行歸檔保存的原始記錄等，它滲透在醫院各項日常工作、管理、業務活動中，是國家檔案的重要組成部分，具有其廣泛的社會價值和長遠的歷史價值。

我院綜合檔案室因歷史的延續和行業管理要求等原因，醫院辦公室只對文書檔案、聲像檔案等進行存檔管理，醫療病歷檔案由病案室管理，人事檔案由人力資源部管理，會計檔案由財務室管理，設備檔案由設備科管理，科研檔案由科教科管理，各業務科室管理相關檔案，在院內形成多部門管理檔案的格局，而且各部門之間相互分散、各自為政，各自使用不同的檔案管理辦法，特別是業務科室沒有專職檔案管理員，檔案業務管理知識缺乏，檔案缺失情況時有發生，醫院檔案管理沒有一整套科學統一的管理制度、標準、辦法，檔案管理模式、制度落后，業余檔案管理人員素質偏低，檔案利用率不高。

隨著衛生事業體制改革的不斷深入，醫院更多地把資金投入到新的先進醫療設備、醫護人員的進修、培訓、病區基礎建設等當中，相對于醫院檔案管理資金投入明顯不足，檔案管理手段落后，傳統的“手工操作”、“立卷歸檔”等工作模式已經遠遠不能滿足現代醫院檔案管理工作的需要，開發醫院檔案管理電子信息化管理迫在眉睫。現代檔案電子信息化管理程度的高低，直接影響到檔案資源開發利用的水平，亦對檔案管理人員整體素質提出更高的要求，醫院缺乏真正既懂檔案管理業務、又能熟練掌握計算機技術的復合型人才。

由于檔案工作不能創造直接經濟效益，醫院對檔案管理的重視程度不夠，醫院對檔案資源的重要作用認識不足，長期形成的封閉、被動、單一的傳統思維，再加上醫院“重保管、輕利用”的傳統觀念仍然存在，制約了醫院綜合檔案信息資源開發利用工作的開展，改革現有醫院綜合檔案管理機制勢在必行。

1、醫院檔案管理建設要與醫院發展相一致。在醫院管理中，檔案的功能與作用一直滲透到醫院管理的各個環節，檔案管理作為醫院管理的重要組成部分，對醫院的建設與發展起著舉足輕重的作用。醫院應重視開發利用檔案資源，為醫院的社會效益與經濟效益服務，根據醫院發展規模與需要，把檔案管理現代化與臨床、門診和醫院各職能部門辦公自動化同步安排、同步建設，保證檔案管理建設與醫療業務建設的同步發展，促進醫院的現代化建設。在醫院整體發展規劃中，加大檔案基礎建設的投入，提高檔案管理的建設力度，使檔案管理的庫房條件、人員配備、設備配置、業務學習培訓、管理水平等綜合能力與醫院業務發展相適應。重視醫院檔案管理人員的福利待遇，制定相應的考核制度，將檔案管理納入責任目標中，責任到人，使檔案管理人員的工資、績效、職稱、福利、表彰、獎勵與工作業績掛鉤，讓他們的辛勤勞動得到公正的回報，才能使醫院檔案建設工作順利開展，更上新臺階。

2、醫院檔案管理制度要與醫院管理相協調。隨著現代醫學技術的不斷提高，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，建立、健全與之相應的、科學的檔案管理體系是檔案管理的關鍵。建立真正意義上的醫院綜合檔案室，配備專職的綜合檔案管理人員，明確、強化其職能，根據檔案工作的統一領導、分級管理原則，將醫院各個門類、不同載體的檔案收納入綜合檔案室由專職檔案管理員進行統一收集、統一歸檔、統一管理。針對醫院和各部門形成的檔案內容、特點、行業要求，制定集中管理、分行業歸檔、積極提供利用的管理制度，對原有的檔案管理辦法進行及時的補充修訂，突出各行業檔案重點，致使有更多的、有價值的資料能及時整理歸檔，拓展檔案的歸檔范圍，提供利用。

3、醫院檔案管理信息化要與醫院數字化建設相銜接。建立規范的檔案庫房，將原有木柜檔案柜置換成檔案密集架，不但節約了檔案庫室空間，更加大了檔案的存儲量。購置計算機、打印機、掃描儀、復印機、光盤刻錄機等配套設施，從檔案案的生成、采集、驗證、編目、歸檔等流程，應用計算機、通訊、多媒體、網絡等其他信息技術與醫院成熟的數字化程序相結合，實現疾病的預防、保健、診療、護理等業務管理和行政管理自動化數字化運作，任何科室在醫院內部網絡上都能方便快捷地進行檔案查詢利用。除在建立數據庫初期輸入信息時需要用到原始資料外，原件在編號后便進入綜合檔案室歸檔入庫管理，人們再較少接觸到原件，有利于原件的保管與保存，延長了檔案的壽命，避免因借閱造成檔案的缺失，保證了檔案的完整性。從檢索到提供利用等主要功能的數字化，運用數據庫、掃描、壓縮、網絡等現代技術手段，為醫院檔案管理提供便利，把檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節省了時間和人力，提高了效益。

4、醫院檔案管理人員綜合素質要與醫院發展相適應。檔案管理人員的素質直接影響檔案管理水平，加強綜合檔案管理人員檔案管理專業知識的培訓、計算機專業知識的培訓，由各部門或檔案所屬科室根據行業要求對綜合檔案管理人員進行指導，讓綜合檔案管理人員了解其不同行業檔案的內容、存檔目的。將檔案人員的培養納入醫院人才培養計劃，通過學歷教育、專業培訓、進修學習等手段，不斷提高檔案管理人員的思想水平和專業素質，強化服務意識，更新觀念，變被動為主動，積極為醫院醫療、科研、管理提供服務，切實提高科學管理和有效利用的水平。

5、醫院檔案管理要與醫院文化建設相融合。 隨著時代的發展，社會的進步，醫院的價值導向也在與時俱進，不斷完善。醫院文化是醫院的精神所在，是醫院價值導向、辦院宗旨、管理理念及其社會公眾形象的重要體現。醫院檔案是醫院發展最忠實可靠的歷史記錄，是醫院文化建設的重要依托，只有這些檔案史料由醫院歷代辦院者在辦院實踐中不斷總結、逐步積淀而成的，真實地反映出醫院的傳統、精神與發展。堅持“以人為本”，“一切以病人為中心”的價值導向是醫院的靈魂，也是醫院精神所在。新的辦院宗旨，不僅要為廣大人民的身體健康著想，還要把員工緊緊地聯系在一起，同心協力，為實現共同的目標和理想，為了共同的事業而奮力拼搏，努力工作。醫院運用情感等方式來溝通員工的思想感情，激發員工的群體意識，使醫院員工對醫院的目標產生一種認同感，對自己的工作產生一種使命感，把自己的思想、感情、行為與醫院的使命緊密聯系起來，從而使醫院產生一種強大的向心力和凝聚力，發揮出巨大的整體效應。醫院的各項規章制度是全院職工的行為規范，是醫院文化的重要組成部分，它約束著全院員工的行為，維護著醫院的各項工作，保證著醫療與服務質量，從而使醫院的精神文化貫穿于醫院各項工作中，在醫院的方方面面都能得到貫徹落實。醫院綜合檔案室要積極配合著醫院文化建設工作，把與醫院發展相關的一切文件、影像之類的資料，一件不漏地收集和記錄、保存下來，既為醫院檔案收集了更多有價值的寶藏，又為進一步提高醫院文化建設奠定基礎。

總之，在醫院發展過程中，要不斷提高醫院檔案管理水平，進一步解放思想，更新觀念，努力培養檔案管理現代化的理念與意識，充分發揮綜合檔案的作用，實現檔案自身價值，做好檔案信息資源的綜合、歸納、開發、編研工作，為醫院的決策層提供科學依據，為醫務工作者提供疾病的診斷、治療依據，為社會公眾提供反映醫院醫療水平、醫療設備的最新信息，直接讓患者受益，努力提高醫院檔案管理的社會效益和經濟效益。

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.13.107

胡艷珺，學歷:大專，職稱:館員，研究方向:檔案管理 湖北省云夢縣人民醫院人力資源部。