淺析大中專畢業生人事檔案管理現狀及對策

王兵

山東濟寧市人才市場 272100

淺析大中專畢業生人事檔案管理現狀及對策

王兵

山東濟寧市人才市場 272100

本文闡釋了傳統大中專畢業生人事檔案管理面臨的落后狀況，以及加強大中專畢業生人事檔案管理工作而采取的一系列策略，如完善制度建設，規范行為能力；增強意識，提高能力；加強交流，服務普及；加強人事檔案管理工作設備投入等。

大中專畢業生；人事檔案；現代化意識；科學有序保存

大中專畢業生檔案是畢業生在就業之前個人身份、經歷、學歷等方面的證據，真實客觀地反映了個人在校期間的思想品德、學習成績、獎懲處罰、社會實踐等方面的情況，是從學校步入社會后，單位招聘、就業擇業、雙向選擇的有效依據，因此做好大中專畢業生人事檔案管理工作具有重要意義。

1 大中專畢業生人事檔案管理面臨的狀況

1.1傳統人事檔案管理工作落后。每年7月、8月是大中專畢業生檔案移交工作的高峰期，師范類畢業生檔案將由學校寄回生源地所在的教育局，非師范類畢業生檔案將由學校寄回生源地所在的人力資源和社會保障局，與就業單位簽訂就業協議的畢業生檔案將送達畢業生就業單位。由各院校寄達的畢業生檔案蜂擁而至，接收人事檔案的部門如果使用傳統人事檔案管理方法，采用手工操作，整理、傳送、接收、存儲等方式，將造成勞動強度大，過程繁瑣，工作效率低，檢索查找困難，提取不便等情況。

1.2 電子檔案數據管理庫應用率低。雖然部分城市已建立電子檔案數據管理庫、檔案查詢等網站，原目的是方便畢業生查詢，跟蹤檔案情況，但因宣傳、推廣力度不夠，使畢業生了解不到相關信息，不懂得如何查詢，不知道怎么樣操作，使得檔案信息的網上檢索功能形同虛設，不能為畢業生提供更好的服務。

1.3 人事檔案管理人員綜合能力差。從事人事檔案管理工作人員思想重視度不高、現代化意識差，不熟悉人事工作、不能牢記人事檔案管理制度、不能熟練應用計算機及網絡技術，專業知識、業務能力不高，不能順應該時代發展的要求，墨守成規使用舊的人事檔案管理方式方法，不肯學習使用電子信息化管理模式，使人事檔案管理工作電子信息化得不到廣泛應用，造成一定程度的資源浪費。

1.4 人事檔案管理設施投入不足。對檔案保存的重要性認識不夠，檔案室設備簡陋，對環境沒有有效改善，對設備沒有及時維修，同時對檔案材料沒有定期檢查核對，當遇到突發事件時，不能及時解決；對有些檔案發生疑問，也不能確定是否丟失；因為疏漏，檔案材料常遇到受潮、蟲蛀、霉爛等損害；檔案轉遞、歸檔過程出現疏漏，交接手續不完整；導致人事檔案材料不全或者缺失，對個人利益造成傷害。

2 加強大中專畢業生人事檔案管理的對策

2.1 完善制度建設，規范行為能力。建立健全人事檔案管理制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵之一。人事檔案管理制度的不嚴肅性、不規范性、不標準性也會對檔案使用產生不利的影響，完善人事檔案管理制度，規范人事檔案管理人員行為，減少因管理制度不完善造成的漏洞，有利于人事檔案管理效率的整體提高。

2.2 增強意識，提高能力。在網絡技術高速發展的時代，人事檔案管理現代化建設和科學技術管理手段在人事檔案管理工作中的應用也在不斷提高，檔案工作者要增強現代化意識，熟練掌握并運用電子計算機操作、軟件操作、系統維護等專業技巧。應該定期組織人事檔案管理人員定期進行培訓，加強專業知識的學習，不斷提高涵養。同時，應該建立健全咨詢平臺，方便畢業生查詢、了解檔案去向、存儲情況，人事檔案管理人員應該具有隨時解答疑問，解決問題的能力。應該增強人事檔案管理人員的服務意識，以人為本，提高綜合素質，提高工作的主動性，改變傳統人事檔案管理的被動性。

2.3 加強交流，服務普及。現階段，部分院校、畢業生個人對檔案重視度不高，不了解也不關心，出現畢業生個人攜帶檔案離開學校的情況，使檔案的完整性和真實性得不到保障；長期沒有就業又沒有辦理托管手續，檔案遺失情況時有發生，影響到個人公務員報考、事業單位招考、出國政審、單位落實、轉正定級等機遇，這更要求從事人事檔案管理工作的部門應該逐步加強與大中專院校之間的交流和溝通，每年畢業生離校之前派專人赴大中專院校進行宣傳介紹。通過各種有效渠道和途徑，使畢業生能提高對檔案重要性認識，了解電子檔案數據管理庫的操作方法，懂得利用系統查詢檔案相關信息，方便畢業生找到工作后，能及時辦理交接手續，參加工作，從而不會影響到將來轉正定級、工齡等方面的計算。同時，讓往屆畢業生了解人事代理業務、人事代理機制和人事代理項目，正確引導因各種原因暫不能就業的畢業生辦理檔案托管程序，保障其檔案資料的長期保存。

2.4 加強人事檔案管理設備投入。雖然現在部分城市、部分單位可以補辦新的檔案，可是失去了具有原始性、有效性、權威性的資料，對每個人都是極大的損失。因此加強人事檔案管理設備投入的工作至關重要。應該逐年增加專項經費，建立多元化、高標準的，堅固的、防火、防潮、防蟲的專用檔案庫房，還要在庫房內設置恒溫、恒濕、滅火等設備，保障檔案材料科學有序的保存，確保檔案材料的完整性。

綜上，從事大中專畢業生人事檔案管理工作應該加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，處處堅持以人為本，轉變思想觀念，增強服務意識，提高專業素養，開拓創新，查找不足，做到有問題隨時解決，達到滿意，同時總結經驗，不斷改進，更好地服務社會。

[1]崔明.論檔案部門服務民生的能力[J]. 蘭臺世界，2010（12）

[2]王玉琴，陳健.淺談人事檔案管理過程中的災害應該急機制[J].蘭臺世界，2011（6）

[3]劉平.檔案服務于學校中心工作之控訪.高校系統檔案學會成立20周年學術研討會論文集

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.15.081