淺談數字檔案館資源建設與管理

王兵

山東濟寧市人場市場 272100

淺談數字檔案館資源建設與管理

王兵

山東濟寧市人場市場 272100

本文闡釋了數字檔案館與傳統檔案館相比，具有的新特色和優越性。以及為實現數字檔案館而采取的一系列策略，如信息資源共享、網絡化建設、開展優質服務、搶占網絡陣地、提高人員素質等。

檔案館；數字化建設；優越性資源管理配置

檔案館按照資源分為兩大類：一類是傳統檔案館的管理的紙質資源，另一類是數字檔案館的數字資源。今天世界各地都在加緊建設數字檔案館，數字檔案館已成為世界各國檔案館事業發展的目標。建設數字化檔案館可以形成自己的鮮明特色，發揮自己的特點和優勢，為用戶提供高層次、高效的信息服務，變被動封閉式服務為主動開放式服務，提高競爭力和生命力。

數字檔案館簡單的說就是一種擁有多種媒體、內容豐富的數字化信息資源，能為用戶方便、快捷的服務機制。是將文字、圖像、聲音等數字化，可通過互聯網傳輸，使人們可以根據需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序，從而做到共享；而管理上也提高了效率，節省了人力。

1 與傳統檔案館相比，數字檔案館呈現出新的特點

1.1 服務對象的范圍擴大。數字檔案館是一種以電子計算機和通訊網絡聯系起來的檔案館的集合，這種網絡的信息交流系統中，除本館特定用戶外，還包括網上用戶，對于某一個檔案館來說，其所在網絡系統內任何一個適用本關信息資源的人都是自己的用戶。

1.2 服務模式的轉變。數字檔案館不再以紙字文件材料為主，其轉化為以用戶為主。傳統的檔案館對服務的評價標準是接待了多少用戶，查閱了多少檔案，屬于被動的個性化服務；數字檔案館的服務則是深入的，對檔案館服務的評價則是在多大程度上滿足了用戶的需求，解決了多少實際問題為標準，屬于主動的個性化服務。

1.3 服務內容的轉變。數字檔案館是以傳統館藏提供向電子信息資源存取拓展。在網絡環境下，檔案館的信息服務工作在保持原有傳統職能的同時，服務內容將進一步拓展。將逐步由傳統紙制文件材料的提供，向電子信息資源存取方向拓展，檔案館的職能將從滿足用戶需求向提高用戶機能轉變。

1.4 服務手段的轉變。數字檔案館不再是傳統的手工操作，而是向綜合信息技術的應用發展。傳統檔案館信息服務手段以手工檢索為主，未來檔案館信息檢索手段是機檢方式和光盤檢索，比如通過建立檔案館的電子導引系統，以電子顯示或語言方式向用戶宣傳提示檔案館的服務宗旨、服務內容、服務方式、機構設置和資源布局等。

2 數字檔案館的優越性

數字化檔案館關鍵在于數據庫。近年來，各地區都在積極建設數據庫，傳統的建庫所利用的信息資源都來自本館館藏。進人網絡化時代后，隨著網上信息的日益豐富，如果仍埋頭于有限的館藏中，采用傳統的方式建庫，那么所建數據庫必將落后于時代的要求，因此，在網絡環境下建庫，必須走一條新路。網絡信息資源是一種寶貴的財富，與館藏資源相比，它的優勢表現在：

2.1 豐富性。網絡信息資源內容極為豐富，包括各類型的數據庫、各種綜合網站與專業網站等等；形式也多樣化，有全文數據、題錄文摘、圖片資料、多媒體信息等，網絡信息在許多方面都超出了館藏文獻的范圍，彌補了館藏文獻之不足。

2.2 權威性。網上各種專業網站和大型數據庫都極具權威性，所收錄的資料全面系統，整理加工專業化，參考價值很高。而以一館之力，無論在收藏范圍和加工的水平、能力方面都相形見絀。

2.3 易用性。網絡信息中有不少是經過篩選加工的二三次資料，包含了前人的勞動，是較成熟的信息，這對于自建數據庫可免去大量的重復勞動；另外，對網絡一次資料中的全文數據和圖片資料等，也可直接編排利用，不需再用手工錄入或掃描，節約了寶貴的時間和資金。

2.4 時效性。網絡信息的及時性和動態性極強，更新速度快，使用戶能快速和有效地利用信息，而館藏檔案周期時間相對較長，時效性更大受影響。

3 數字檔案館的發展策略

3.1 加強數字化信息資源建設。信息資源建設是檔案館建設的核心。其信息資源是一個有組織、系統化的數字大集合。館藏數字化資源上網供用戶查閱是數字化建設最實質的一步。另外，用戶對信息的需求更具針對性，更為個性化，因此，檔案館應根據用戶的特定需要，有針對性、有計劃的開發網上信息，加強對網上信息的處理，有效地為用戶服務。除此檔案館要充分利用網絡，為檔案科研提供內容廣泛的信息服務，使網上的內容更充實，達到資源共享的效果。

3.2 深入開展優質服務工作。用戶工作的核心是服務，隨著用戶工作的服務環境、服務手段發生變化，其服務內容也發生了變化。工作方式由面向檔案為主，轉到以面向用戶為主，實現以人為本；工作內容由檔案服務向信息服務轉變。未來檔案館不再以館舍大小論好壞，而是以檔案館服務優劣輪成敗。檔案館館員在檔案館服務過程中起關鍵作用，是檔案館服務的主體。只有傳統的方式與現代的信息技術相結合，人和機器相協調，才能為用戶提供更加優質的服務。

3.3 搶占網絡陣地，對用戶進行素質教育。未來的檔案館存在于網絡環境中，如何使廣大用戶快捷、安全、可靠的獲得信息資源，是服務管理工作中的重要問題。網絡環境下服務對象的復雜化，服務方式的自由化，電子數字信息資源變得頻繁化，電腦病毒、不良信息侵擾等因素，都有可能干擾和破壞信息資源的安全問題。如何防止信息化社會對檔案館造成的負面影響，如何建立有效的能利用所有信息技術的新型檔案館體系，將是各檔案館必須認真對待的問題。

3.4 提高館員隊伍素質是適應數字化建設的根本需要。加強檔案館專業隊伍建設，盡快提高隊伍素質，這是網絡環境下搞好用戶服務工作的關鍵，因為再先進的計算機、電子網絡，都是要有人來操作和管理，信息化社會不會使檔案館消亡，計算機再高明也不能取代工作人員。據有關專家統計，在美國的檔案館服務中，檔案館的建筑所發揮的作用占5%，信息資源發揮的作用占20%，而檔案館員發揮的作用占75%，可見，人員建設是何等重要。

綜上所述，科技在日新月異的發展，數字化檔案館是未來高效發展的趨勢。在互聯網盛行的今天，充分發揮檔案館自身的優勢，具有非常重要的意義。

[1] 林繼蕻. 談網絡檔案館的建設[J].浙江檔案, 2008（3）

[2] 陳煒.檔案信息數字化與檔案信息資源開發利用[J]. 科技進步與對策, 2006（2）

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.12.143