科技檔案管理工作探索與實踐

唐 峰

科技檔案管理工作探索與實踐

唐 峰

水利科技檔案是指在水利科技活動過程中形成的，以文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體保存的歷史記錄，貫穿立項、可行性研究、施工圖設計、招（投）標、監理、竣工等水利工程建設全過程。水利科技檔案數量大、種類繁多、價值高、技術性強，是水利工程質量評定、事故原因分析、竣工驗收等不可缺少的依據，在水利工程后期運行、管理、維護等方面具有無可替代的重要作用。因此加強水利科技檔案管理，才能使水利科技檔案管理工作走向規范化、科學化、標準化。現結合作者科技檔案管理工作實踐談幾點加強科技檔案管理的體會。

一、領導重視、組織機構健全

領導重視科技檔案管理工作，將其納入工作議事日程及崗位責任制中，并切實解決科技檔案工作中存在的實際問題。適時召開科技檔案工作會議，解決人員配備、庫房建設、業務經費等問題，將科技檔案工作納入年度工作目標，領導重視為科技檔案管理的發展提供了良好的平臺和有力的組織保證。只有形成分管領導直接抓、職能部門具體抓、各部門協調配合的科學合理的科技檔案管理網絡體系，才能保證科技檔案工作的良性循環。

二、深化制度建設，實現規范化管理

健全的規章制度是科技檔案管理工作有序發展的根本保證，應以國家《檔案法》、《保密法》、《水法》和水利部《水利科學技術檔案管理規定》等有關法規為準繩，制定《檔案保密制度》、《技術文件資料歸檔辦法》、《電子文件歸檔管理規定》、《檔案鑒定管理規定》、《檔案統計制度》、《聲像檔案管理辦法》、《水利工程建設項目檔案管理規定》、《檔案制度執行情況檢查辦法》等相關規章制度，并制定完善的科技檔案管理業務流程、檔案室職責、檔案管理崗位工作標準和職責。對水利科技檔案的收集、歸檔、保管、利用、統計鑒定、安全保密等各方面作出嚴格的規定，確保水利科技檔案的真實性、準確性、完整性、安全性，使水利科技檔案管理工作逐步走向規范化、科學化、標準化。

三、加強科技檔案歸檔管理

嚴格執行《檔案移交制度》、《技術文件資料歸檔辦法》、《電子文件歸檔管理辦法》、《科技檔案歸檔情況檢查辦法》的規定，對未歸檔的產品一律不得參加質量評審，不得評優，不得記錄產值，對不具備真實性、手續不完備、內容不完整、書寫不規范的檔案資料一律拒收，按照《水利工程設計產品文件、資料歸檔清單》逐一核對。在設計任務書下達之初，檔案管理部門就應將科技檔案編號，包括分類號、檔案號等一并下達，保證檔案管理工作與設計工作同時啟動。科技檔案歸檔時，相關信息通過網絡歸口檔案管理部門，檔案管理部門再對歸檔數據進行有效組織和整編，促成電子檔案上網和紙質檔案同步，以便及時提供利用。通過這種流程管理模式的實施，能在各個管理環節對水利科技檔案進行有序的控制，使水利科技檔案從收集、整編、歸檔、保存、利用各環節連為一體，實現無縫銜接，保證水利科技檔案歸檔資料的完整性、系統性、準確性、真實性。

四、強化科技檔案整理

嚴格按照《歸檔文件整理規則》、《科技檔案案卷構成的一般要求》《檔案案卷格式》、《檔號編制規則》、《檔案整理工作細則》的規定進行整理立卷，采取定期集中整理和經常性整理結合的方式，適時對科技檔案保存情況進行檢查，對破損的科技檔案及時進行維護和修復，經過鑒別、分類、整理、裝訂成冊，保證科技檔案內容完整實用，整理按標準格式打印卷內目錄、案卷目錄、填寫卷內備考表、透明底圖歸檔標簽等。

五、開展科技檔案信息化、數字化建設

1.熟悉并掌握軟件功能、操作

隨著科技的發展，檔案軟件也不斷更新，新版檔案軟件的操作界面比老版有了改進，新增了很多功能。要與時俱進學習《檔案信息化》、《檔案管理軟件功能暫行規定》、《工程建設標準全文信息系統》、《檔案數據庫建立情況說明》等，熟悉掌握檔案信息化新技術，滿足水利生產建設的需要。

2.加強室藏科技檔案的錄入工作

為了使科技檔案信息化更好地服務于企業生產，加快信息化步伐，檔案人員應運用檔案管理系統，將科技檔案文件、圖像、圖紙掃描輸入計算機，定期將網上或交送的磁盤、文件轉入檔案管理系統，利用現代化手段編制檔案分類、全引目錄、全宗介紹、案卷目錄、文件目錄、計算機檢索系統（條目檢索、全文檢索）等多種檢索工具，以便提供更優質、快捷、準確的服務。

六、開展檔案資源的利用開發和編研

開發利用是科技檔案管理的中心工作，也是科技檔案事業活動的源泉。依據《檔案利用管理辦法》、《開發利用科技檔案信息資源暫行辦法》，制定科技檔案利用服務計劃，并且對科技檔案利用計劃及實施情況進行檢查并登記記錄，建立科技檔案工作統計臺賬，編制多種檢索工具，將水利工程文件、圖紙掃描輸入計算機，方便網上查閱、服務，提供科技檔案查閱、借閱、復制服務，定期舉辦檔案展覽，詢問了解水利工程各專業技術人員對提供科技檔案信息的需求，建立服務質量跟蹤、信息反饋，定期為水利工程各專業技術人員進行科技檔案業務指導。

為了提供更多有價值的科技檔案資料和信息，更好地服務于各項水利生產工作，應充分利用室藏科技檔案，編輯科技檔案史料和參考資料，歸納整理出重點水利工程科技檔案信息，如：《大事記》、《組織機構沿革》、《水利科技項目匯編》、《水利項目質量評定匯編》等等，針對某些具體專業工程編寫相關資料匯編，提供給水利工程各專業技術人員，充分開發水利科技檔案資源。

七、注重檔案隊伍建設，實現檔案人員自我提升

1.優化人力資源配置

水利工程流域性廣、地區多、專業劃分嚴謹、工程工期跨度大，工程階段性特點明顯，案頭工作比重大，需要檔案人員嚴謹細致，有很強的耐心、細心和恒心，要根據學歷、職稱、年齡、工作經驗和能力形成不同層級，拉開檔次，明確職責，分工公平合理，杜絕濫竽充數，從而使人力資源配置得以最佳整合。

2.實行目標管理責任制，執行檔案業務工作考核

把對水利科技檔案工作的重視程度、內容齊全完整性、“三納入”（將檔案工作納入到單位工作計劃，納入到領導工作議事日程，納入到單位職工的經濟責任制和崗位責任制中）、“四同步”（下達計劃任務與提出科研文件材料要求同步，檢查計劃進度與檢查科研文件材料的形成情況同步，驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科技檔案材料同步，上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員晉級考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步）的執行情況，結合水利行業特點逐項考核、評判，實行打分制。將水利專業性重要性、工作量比例、科技檔案案卷質量、部門立卷、按時歸檔上交等作為主要考核內容，實行獎懲兌現，對成績突出的要表彰，對完不成任務的給予必要的處罰，對玩忽職守者應給予必要處分，促使檔案人員善于在工作中發現、分析問題，總結經驗，在思路上、工作方法上創新，主動適應水利行業專業、載體檔案多樣化的趨勢，提高科技檔案工作的效率和質量。

3.加強培訓，形成可持續終身教育機制

通過自學、函授、業務講座、召開業務研討會和學術交流會等途徑，培訓學習水利工程檔案操作流程、文檔管理等新技能等，根據水利行業特點培訓識圖、制圖、建筑學、水利學和水利工程概貌、地域、進度、勘探、可研、初設、施設等方面的基本知識，同時進行計算機及相關設備、計算機網絡系統、水利工程圖檔軟件實際操作技能的培訓，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分，建立“自學為主，培訓為輔”的學習培訓模式，逐步形成可持續終身教育機制，提高檔案人員的理論研究水平和工作能力。

4.與時俱進，不斷創新

引導檔案人員與時俱進，不斷創新，做創新性人才，進一步解放思想，拋棄不適宜的觀念和做法，創新服務機制，拓寬科技檔案服務領域，提高服務水平，實現水利科技檔案工作在理論上、體制上和機制上的創新，適應時代和科技發展的需要，使水利科技檔案更好地為水利事業發展服務。

八、結語

總之，加強水利科技檔案管理的最終目的是更有效地做好水利科技檔案管理服務工作，以管理不斷完善服務，服務不斷促進管理，才能使水利科技檔案在水利工程建設和管理中更充分地發揮作用，向水利部門和社會提供更廣泛、更深層次的利用，更好地為國家經濟建設和水利事業的發展提供多方面的綜合性服務，創造更大的社會效益和經濟效益

（專欄編輯：周 權）

江蘇省水利勘測設計研究院有限公司 225009）