大型醫(yī)院醫(yī)用物資保障管理體系結(jié)構(gòu)探析

衛(wèi) 娜 李向東 云慶輝 王 政 路 榮

①第四軍醫(yī)大學(xué)第一附屬醫(yī)院器材設(shè)備科 陜西 西安 710032

1 建立醫(yī)療物資保障管理體系

醫(yī)用物資是醫(yī)院實(shí)施診斷和治療的物質(zhì)保證，醫(yī)用物資保障管理是大型醫(yī)院全面建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，代表了一個(gè)醫(yī)院的管理水平。

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)療物資的種類和數(shù)量急劇增長，相應(yīng)的物資保障管理內(nèi)容除了采購、存貯、供應(yīng)等環(huán)節(jié)外，更為重要的是對醫(yī)院的固定資產(chǎn)、專項(xiàng)設(shè)備、低值設(shè)備、衛(wèi)生耗材、特殊設(shè)備、維修物資等物資流向進(jìn)行記錄、檔案留存和質(zhì)量控制。因此，建立醫(yī)用物資保障管理體系，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化、流程科學(xué)化、服務(wù)人性化，成為大型醫(yī)院發(fā)展的一項(xiàng)重要課題。

通過探索醫(yī)用物資保障管理體系的建立并對體系結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析和完善，以適應(yīng)醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大和業(yè)務(wù)的拓展，確保醫(yī)院診療工作安全有效地進(jìn)行。

2 醫(yī)療物資保障管理體系結(jié)構(gòu)

醫(yī)療物資保障管理體系要具有合理的結(jié)構(gòu)才能實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理、規(guī)范操作、保障有力。應(yīng)設(shè)計(jì)制度保障、規(guī)劃保障、人員保障、組織保障、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、應(yīng)急保障六大要素作為體系結(jié)構(gòu)的支撐。

2.1 制度保障

要建立科學(xué)化、合理化、正規(guī)化的醫(yī)療物資保障管理體系，首先必須確立行之有效的管理制度，使醫(yī)療物資的計(jì)劃、論證、采購、接收、安裝、驗(yàn)收、貯存、消毒滅菌、發(fā)放、使用、維護(hù)保養(yǎng)、質(zhì)控、維修、交接、處置等各個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可依[1]。

2.2 規(guī)劃保障

要建立開放的、發(fā)展的醫(yī)療物資保障管理體系以適應(yīng)醫(yī)院的快速發(fā)展。醫(yī)院的發(fā)展離不開醫(yī)療物資規(guī)劃性保障，規(guī)劃保障主要是設(shè)備引進(jìn)和配置更新的計(jì)劃和論證，新業(yè)務(wù)新技術(shù)開展必須使用的先進(jìn)消耗性材料的試用、審核、準(zhǔn)入。醫(yī)院管理層、設(shè)備管理委員會(huì)、設(shè)備科、使用科室、財(cái)務(wù)審計(jì)、經(jīng)管科、紀(jì)委等部門各盡其職，共同規(guī)劃、聯(lián)合保障。

2.3 人員保障

醫(yī)療物資保障的管理體系涉及多部門，要由不同部門各級(jí)人員密切配合才能實(shí)現(xiàn)醫(yī)療物資的科學(xué)管理，發(fā)揮物資的最大效能，保障醫(yī)療工作安全順利地進(jìn)行。合理定制崗位，設(shè)置權(quán)限，使各崗位人員相互配合，相互制約，權(quán)利、義務(wù)、責(zé)任清晰[2]。

醫(yī)院管理層人員：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)權(quán)限獲得信息、綜合分析、全程監(jiān)控、實(shí)時(shí)決策，對醫(yī)用物資進(jìn)行監(jiān)督管理。①采購人員：負(fù)責(zé)集中采購的材料組織和協(xié)調(diào)實(shí)施；②庫房人員：負(fù)責(zé)醫(yī)療物資的接收、檢驗(yàn)、存貯和發(fā)放；③質(zhì)控人員：負(fù)責(zé)醫(yī)用物資的驗(yàn)收和計(jì)量、質(zhì)控；④維修人員：負(fù)責(zé)設(shè)備、器材等醫(yī)用物資的維修保障；⑤資產(chǎn)管理員：負(fù)責(zé)全院醫(yī)用物資的登記、上帳，折舊；⑥檔案管理員：負(fù)責(zé)醫(yī)用物資的證照和采購記錄的留存；⑦使用科室設(shè)備管理員：負(fù)責(zé)所在科室醫(yī)療設(shè)備的運(yùn)行、維護(hù)保養(yǎng)、使用登記、交接等工作；⑧終端用戶：一般是各科室護(hù)士長，負(fù)責(zé)本護(hù)理單元醫(yī)用物資的使用監(jiān)管和專科耗材的計(jì)劃申報(bào)；⑨材料記費(fèi)人員：對患者使用的收費(fèi)材料進(jìn)行記費(fèi)掛帳，實(shí)現(xiàn)成本回收；⑩系統(tǒng)管理員：數(shù)據(jù)維護(hù)。

2.4 組織保障

由醫(yī)院管理層、設(shè)備管理委員會(huì)、醫(yī)教部、設(shè)備科、臨床科室、財(cái)務(wù)科、紀(jì)委、經(jīng)管科等機(jī)構(gòu)實(shí)施醫(yī)用物資的集中采購、中心供應(yīng)、付款結(jié)算、成本核算、質(zhì)控、維修，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療物資的組織保障。

2.5 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

為了加強(qiáng)醫(yī)用物資保障管理，明確人員職責(zé)，進(jìn)一步改進(jìn)工作，提高服務(wù)質(zhì)量，有必要制定醫(yī)用物資保障管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在醫(yī)院的規(guī)章制度基礎(chǔ)上，制定器材設(shè)備科工作手冊作為物資管理的操作規(guī)范，包括組織機(jī)構(gòu)圖和分工、工作程序和記錄、管理制度、應(yīng)急預(yù)案、檢查與監(jiān)督等內(nèi)容[3]。

2.6 應(yīng)急保障

建立3種應(yīng)急保障措施。

(1)設(shè)備租賃中心儲(chǔ)備常用醫(yī)療設(shè)備供全院范圍內(nèi)調(diào)配使用，解決個(gè)別科室設(shè)備臨時(shí)短缺問題。主要設(shè)備有監(jiān)護(hù)儀、呼吸機(jī)、輸注泵等。租賃中心管理員負(fù)責(zé)維持租賃中心的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，負(fù)責(zé)設(shè)備的儲(chǔ)存、維護(hù)、發(fā)放、回收等。

(2)醫(yī)教部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)臨床科室間醫(yī)療設(shè)備的應(yīng)急調(diào)配。

(3)戰(zhàn)備庫房儲(chǔ)備戰(zhàn)備醫(yī)療物資，應(yīng)對自然災(zāi)害、公共衛(wèi)生事件等突發(fā)情況，專人負(fù)責(zé)，定期補(bǔ)充和更換。

3 創(chuàng)建醫(yī)療物資保障管理體系的運(yùn)行平臺(tái)

要建立完善的醫(yī)療物資保障管理體系，還需要搭建現(xiàn)代化的信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)快捷、全面、先進(jìn)的服務(wù)保障。依托局域網(wǎng)研發(fā)《器材設(shè)備信息管理系統(tǒng)》，它由4個(gè)主模塊組成，每個(gè)主模塊又由若干個(gè)子模塊構(gòu)成，實(shí)現(xiàn)較為完善的器材設(shè)備信息平臺(tái)，形成局部的微網(wǎng)，同時(shí)與全院的HIS系統(tǒng)相連，大中有小相互提取數(shù)據(jù)。根據(jù)各種醫(yī)療物資的不同屬性，分別運(yùn)用設(shè)備管理軟件和耗材管理軟件來實(shí)現(xiàn)各類醫(yī)療物資的信息化管理。

3.1 設(shè)備保障管理

3.1.1 設(shè)備管理內(nèi)容

醫(yī)療設(shè)備管理的全過程包括：立項(xiàng)、集中采購、簽訂合同、安裝驗(yàn)收、付款結(jié)算、建立檔案、使用監(jiān)管(科室使用記錄、設(shè)備效能考核、維修、計(jì)量)報(bào)廢等環(huán)節(jié)。參與者涵蓋使用科室、設(shè)備委員會(huì)委員、設(shè)備科多個(gè)部門。在設(shè)備管理系統(tǒng)中，相關(guān)崗位的經(jīng)辦人員在局域網(wǎng)上被賦予不同的權(quán)限，各司其職、各盡其責(zé)協(xié)作完成醫(yī)療設(shè)備的管理工作。

3.1.2 各級(jí)系統(tǒng)用戶

系統(tǒng)用戶有：醫(yī)院管理層用戶、各科主任、項(xiàng)目分派、采購員、質(zhì)控、檔案員、資產(chǎn)管理員、會(huì)計(jì)、技術(shù)維修員、系統(tǒng)管理員等。各用戶每日登錄設(shè)備管理信息系統(tǒng)，記錄業(yè)務(wù)處理情況，使得醫(yī)療設(shè)備從立項(xiàng)到報(bào)廢的進(jìn)度易查、帳物明晰，隨時(shí)接受院領(lǐng)導(dǎo)、科主任的檢查監(jiān)督。

3.1.3 項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)程及規(guī)范

(1)設(shè)備立項(xiàng)：以設(shè)備預(yù)算為立項(xiàng)文件解決各科室設(shè)備購置需求。立項(xiàng)流程如下：

收集科室上報(bào)設(shè)備論證表形成草案→設(shè)備會(huì)論證通過→院辦公會(huì)討論通過→設(shè)備預(yù)算

臨時(shí)購買、維修批件等超過1萬元的項(xiàng)目匯總列表在設(shè)備論證會(huì)和院辦公會(huì)立項(xiàng)。

(2)集中采購：預(yù)算項(xiàng)目和臨時(shí)批件錄入器材科設(shè)備信息管理系統(tǒng)，主任按類別、金額、科室等因素進(jìn)行項(xiàng)目分工，分派給各采購員執(zhí)行。采購員及時(shí)將立項(xiàng)審批結(jié)果反饋給各申請科室。集中采購分權(quán)限執(zhí)行，采購員從各申請科室收集設(shè)備參數(shù)后，按政策規(guī)定報(bào)上級(jí)實(shí)施集中采購。

(3)簽訂合同：依據(jù)下發(fā)的集中采購結(jié)果與中選廠家簽訂內(nèi)貿(mào)與外貿(mào)合同。對于內(nèi)貿(mào)設(shè)備，合同簽訂后，督促廠家發(fā)貨，協(xié)調(diào)科室準(zhǔn)備安裝條件(時(shí)間、地點(diǎn)、人員)。而對于外貿(mào)設(shè)備，在與集中采購中選的廠家簽訂購買協(xié)議后，要督促外貿(mào)合同、付款通知、代理協(xié)議，呈付款報(bào)告。同時(shí)辦理機(jī)電產(chǎn)品進(jìn)口申請和免稅手續(xù)。根據(jù)付款報(bào)告將首付款支付外貿(mào)公司，并開出信用證，確定發(fā)貨時(shí)間、運(yùn)輸途徑、報(bào)關(guān)口岸、協(xié)調(diào)科室落實(shí)安裝條件。貨物到港后，協(xié)調(diào)提貨清關(guān)工作。

(4)組織安裝與驗(yàn)收：設(shè)備貨物運(yùn)至安裝場地后，按商檢政策開箱驗(yàn)貨，設(shè)備科工程人員、使用科室設(shè)備管理人員、廠家工程師三方協(xié)同安裝填寫安裝報(bào)告，部分設(shè)備按要求報(bào)計(jì)量質(zhì)控部門檢測。

(5)建檔登記資產(chǎn)：醫(yī)療設(shè)備安裝驗(yàn)收合格后，供貨商開具發(fā)票，請使用科室主任簽字，確定資產(chǎn)歸屬認(rèn)可折舊費(fèi)用。采購員將設(shè)備從立項(xiàng)到安裝過程中的相關(guān)材料交檔案員建檔、再由資產(chǎn)管理員錄入資產(chǎn)明細(xì)賬目并打印粘貼設(shè)備標(biāo)簽。

(6)付款及結(jié)算：準(zhǔn)備以下單據(jù)交會(huì)計(jì)付款結(jié)算。①內(nèi)貿(mào)設(shè)備：安裝報(bào)告(復(fù)印件)、發(fā)票、集中采購結(jié)果、資產(chǎn)單黃聯(lián)交付賬務(wù)管理員；②外貿(mào)設(shè)備：首付款時(shí)交付會(huì)計(jì)的有付款報(bào)告、購買協(xié)議、外貿(mào)合同(復(fù)印件)、代理協(xié)議、付款通知書、集中采購結(jié)果、首付款收據(jù)。尾款時(shí)交付會(huì)計(jì)的有安裝報(bào)告(復(fù)印件)、尾款收據(jù)。結(jié)算時(shí)交付會(huì)計(jì)外貿(mào)發(fā)票、資產(chǎn)單黃聯(lián)和外貿(mào)支付單證。

(7)使用監(jiān)管：醫(yī)療設(shè)備使用過程中，科室的設(shè)備管理員要每日記錄使用、維護(hù)和維修情況，并配合計(jì)量站的檢定和質(zhì)控工作，接受設(shè)備科的設(shè)備效能千分制考核。

(8)報(bào)廢：當(dāng)醫(yī)療設(shè)備維修無效、無使用價(jià)值時(shí)，由資產(chǎn)管理員按程序進(jìn)行報(bào)廢處理。先由使用科室填寫設(shè)備報(bào)廢申報(bào)表，報(bào)設(shè)備科請技術(shù)部門鑒定簽字并回收物品，呈批件上報(bào)上級(jí)部門審批后，資產(chǎn)管理員在系統(tǒng)中銷帳，申請表交至檔案室備案。

3.2 耗材保障管理

3.2.1 耗材管理的主要內(nèi)容及操作規(guī)范

運(yùn)用耗材管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了消耗材料的全程監(jiān)管。

(1)準(zhǔn)入審核：醫(yī)院常規(guī)使用耗材執(zhí)行上級(jí)集中采購目錄。對于因臨床科室開展新業(yè)務(wù)、新技術(shù)或科研、實(shí)驗(yàn)必須使用的目錄外產(chǎn)品，由使用科室提出配套耗材試(使)用申請，并附產(chǎn)品相關(guān)證照，設(shè)備科比對、審核后進(jìn)入醫(yī)院使用。

(2)編碼管理：醫(yī)院各科室使用的醫(yī)療耗材，由醫(yī)院集中采購，統(tǒng)一供應(yīng)。對所有耗材進(jìn)行編碼管理，作到一物一碼，將貨位、種類、收費(fèi)標(biāo)記、招標(biāo)信息、產(chǎn)品名稱、品牌、產(chǎn)地、規(guī)格型號(hào)、包裝、單價(jià)、供應(yīng)商、注冊證號(hào)等信息詳盡地錄入編碼庫和耗材管理系統(tǒng)。

(3)資料歸檔：設(shè)備科為每一家醫(yī)用耗材配送商建立檔案。采購接收醫(yī)用耗材試(使)用申請表后，審核隨表遞交的證照、資料，比對、議價(jià)呈科主任批示后，分類編碼，編碼錄入耗材管理系統(tǒng)后，所有資料交檔案管理員分類、裝訂、存檔。

(4)集中采購和供應(yīng)：組織集中采購或執(zhí)行上級(jí)下發(fā)的集中采購目錄。①普通耗材：按需求制定采購計(jì)劃，批量采購，庫房接收貨物辦理預(yù)入庫。依照科室網(wǎng)上請領(lǐng)信息辦理出庫手續(xù)，發(fā)放耗材、扣取成本；②高值耗材[4-8]：對于收費(fèi)材料，根據(jù)從各護(hù)士站提取的患者記費(fèi)信息逆向生成入庫、出庫單據(jù)，達(dá)到實(shí)時(shí)成本核算；對非收費(fèi)材料，由使用科室網(wǎng)上申報(bào)計(jì)劃，設(shè)備科按需采供。實(shí)行分級(jí)庫房管理，追蹤耗材去向。

(5)醫(yī)用耗材成本統(tǒng)計(jì)和付款：醫(yī)用耗材實(shí)行零庫存管理，接收物資后辦理預(yù)入庫，發(fā)放物資，預(yù)入庫存消耗完后辦理發(fā)票入庫手續(xù)，掛賬付款。

3.2.2 各級(jí)用戶及權(quán)限

(1)耗材管理系統(tǒng)用戶有：醫(yī)院管理層用戶、各科主任、采購員、庫管、微機(jī)操作員、檔案員、資產(chǎn)管理員、帳務(wù)管理員、系統(tǒng)管理員、終端用戶等。各用戶依據(jù)權(quán)限登錄耗材管理系統(tǒng)，處理業(yè)務(wù)。醫(yī)院管理層和各科主任可進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢和統(tǒng)計(jì)，分析耗材使用情況，做出決策。

(2)采購員：可登錄耗材管理系統(tǒng)，提取庫房和科室需求，擬定采購計(jì)劃，實(shí)施集中采購。隨時(shí)掌握庫房庫存及收、發(fā)貨物執(zhí)行情況。

(3)庫管員：負(fù)責(zé)庫房耗材的計(jì)劃申請，耗材的入庫、庫管、出庫、發(fā)放與下送，負(fù)責(zé)庫房的人員管理。

(4)微機(jī)操作員：負(fù)責(zé)對庫房耗材入庫、出庫、錄入及耗材發(fā)票的辦理。

(5)檔案員：為各供應(yīng)商建立檔案，編號(hào)管理。

(6)資產(chǎn)管理員：對經(jīng)庫房發(fā)放的價(jià)值高于指定金額的耐用器材補(bǔ)錄資產(chǎn)。

(7)帳務(wù)管理員：按月對各科室耗材使用情況進(jìn)行成本統(tǒng)計(jì)和上報(bào)，從耗材管理系統(tǒng)中導(dǎo)出發(fā)票入庫數(shù)據(jù)，整理核對單據(jù)，交財(cái)務(wù)付款。

(8)系統(tǒng)管理員：負(fù)責(zé)耗材管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護(hù)。

(9)終端用戶：上傳本核算單元患者收費(fèi)信息，申報(bào)專科耗材采購計(jì)劃，請領(lǐng)消耗材料。

4 結(jié)語

醫(yī)院構(gòu)建醫(yī)療物資保障管理體系，運(yùn)用先進(jìn)的規(guī)范的信息管理手段，做到對醫(yī)療物資的全程監(jiān)管，可有效提高資源效率，實(shí)現(xiàn)管理流程規(guī)范化、人員崗位制度化、工作信息透明化、物資配送自動(dòng)化、成本核算實(shí)時(shí)化、數(shù)據(jù)分析科學(xué)化。它結(jié)構(gòu)合理，有力保障了醫(yī)、教、研工作的順利開展，適應(yīng)了大型醫(yī)院的發(fā)展需求。

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