備品備件工作管理的問題及對策

陳 懿，梁德重

(上汽通用五菱汽車股份有限公司發動機工廠設備管理科，廣西 柳州 545007)

隨著國際技術合作交流的發展以及人們對產品高品質的追求，越來越多的國外先進技術和設備被引入，使得國內工業企業的生產設備日趨自動化、機械化和復雜化，企業的整個生產過程對設備的依賴程度加大，對于設備的維護和管理要求也越來越高。備品備件管理是設備管理的重要組成部分，是保證生產設備正常運轉的基礎之一，直接影響到產品成本，尤其在公司低成本高價值的宗旨下，只有科學合理地采購與儲備備品備件，才能使企業的生產設備以最優成本穩定運行，否則，過多的備品備件儲備造成積壓，不但增加企業產品成本，而且增加人工管理費用。但是備品備件儲量過少，設備停機風險就會增大，會導致企業的生產活動和經濟效益遭受重大損失。

備品備件管理涉及多個環節活動，如：庫存管理、備品備件領用、回貨驗收、需求分析、采購管理等等，且各種備品備件的相對重要程度、貨源渠道、資金占用多少、采購周期長短等都不盡相同，使得備品備件管理工作的難度和重要性都大大提高。本文就備品備件管理基礎工作中存在的問題進行分析，探討如何通過完善備品備件基礎工作管理從而達到縮短采購周期和降低備品備件成本的目的。

1 備品備件工作管理中存在的問題

1.1 備品備件基本信息不準確

備品備件清單的基礎為項目供應商提供的設備零部件清單，由于對該清單的要求規定不夠明確詳細，通常會導致所得到的清單格式及各項內容不統一，如：有的備件清單詳細到每顆螺栓，而有的僅提供到集成的裝配體。另外，針對管理而言，備品備件的使用位置、使用數量、交貨周期、存儲要求、估價及關鍵性等信息都是需要列入清單的，這些基本信息不夠準備，直接影響到備品備件的存儲管理、采購和成本分析等，如型號不準確，采購過程中就需要反復地跟采購部及供應商核對，影響回貨時間。

1.2 備品備件管理人員素質有待提高

備品備件管理，區別與一般零部件管理，尤其是進口備品備件，對存儲的要求更高，替代難度大，回貨期長，涉及的流程也更多，管理人員的專業知識和經驗影響著備品備件采購、存儲和分析。另外，作為生產線設備維修人員而言，關注重點為是否有足夠的備件可用，而對于備件使用成本關注不多，在無法準確預測消耗量的情況下，通常會根據經驗希望多備庫存，從而容易導致備品備件溢庫，積壓資金。

1.3 各部門關注點不一致

生產部門關注產量，希望設備持續運行以提高產量；維修部門關注設備維修時間及難易程度，希望采購質量較好的進口備件及品牌備件；備件管理部門關注備品備件成本、滿足率及回貨時間，希望大力推動國產化，縮短回貨時間；采購部門通過招標定供應商，以價格為導向。各部門的關注點不一樣，缺乏有效溝通，影響備品備件管理工作效率。

2 問題的解決對策

針對上述存在的問題，經分析總結后，得出針對現狀問題的解決對策。

2.1 完善設備備品備件清單

設備備品備件清單，即設備備品備件清單，包含備品備件的名稱、型號、使用位置、使用數量、采購周期、單價、存量設置等，是備品備件管理活動中最基本的信息記錄，是其他一切備品備件管理工作的依據。通常我們著重對備品備件的庫存管理、采購管理等流程做思考及改進，而忽略對設備備品備件清單的完善，使得備品備件管理最基本的信息存在錯誤，從而影響其他流程改進的效果。

（1）加強項目階段的執行力

設備備品備件清單初版由新項目采購設備時設備供應商提供，在項目之初，設備采購招標時應把備品備件作為一項重要內容考慮，對備品備件的細則規定好，包括：通用品牌統一、自制件和外購件標示方式、備品備件項目價格及后續采購價格的浮動差額、備品備件配套圖紙資料等，充分考慮項目結束后的備品備件采購工作，以便拿到符合要求的設備備品備件清單。

在項目實施階段，人員關注的重點側重設備安裝調試運行過程，對附屬的工作投入的時間精力不足，往往設備驗收時設備備品備件清單還未收集全，遺留給后續備品備件管理的工作量非常大。因此，需要在項目實施階段嚴格控制供應商提交設備備品備件清單的時間，在設備預驗收時應對重點備品備件進行核對，及時組織設備工程師對設備備品備件清單進行審核，有疑問的備品備件要在第一時間要求供應商核實，對響應不及時的供應商進行考核并在終驗收付款里體現，迫使供應商認真對待設備備品備件信息的提交。

（2）核查、補充設備備品備件清單

考慮到備品備件信息的多樣性，在項目階段實難得到完整準確的設備備品備件清單，設備投入運行后，設備工程師需逐臺設備核對備品備件，確保無重要部件遺漏、品牌型號一致、圖紙資料齊全。

對于進口設備，設備供應商提供的備品備件型號通常為該企業內部編碼體系賦予的編號，通過該型號只能向該設備供應商采購備品備件，而大部分備品備件實際為該企業的外購件，若能直接找到該備品備件的原始制造廠家采購，無疑能節省大筆費用。因此，針對進口備品備件設備備品備件清單的完善著重于補充原始制造商信息，通過現場核查，記錄備品備件銘牌信息，找出備品備件制造商和制造號，多方咨詢確認采購途徑。

（3）備品備件數據統計分析

設備的狀態及備品備件的磨損通常呈隨機型、發散型，難以把握。同時設備工程師的水平也參差不齊，對設備狀態的分析不同，對備品備件的壽命周期、采購周期等的掌握程度不同，使得需求判斷不同，以致備品備件庫存越來越多，而有時現場急需的備品備件卻無庫存，需做緊急采購計劃，催供應商交貨或提前送貨，備品備件采購需求計劃缺乏有力的技術和數據支持。

因此，備品備件數據統計分析工作尤為重要，不僅能為備品備件采購需求提供支持，更能反映設備運行狀況。需統計的數據主要有備品備件消耗量、備品備件周轉天數、備品備件采購周期、備品備件歷史價格、備品備件歷史采購量等，并將這些數據記錄進備品備件設備備品備件清單，作為設置備品備件存量的依據。

2.2 提高員工素質，關注備品備件成本

（1）提高備品備件管理人員素質

隨著大量進口備品備件的涌現，對管理人員的要求越來越高，要求管理人員成為一個國際化的角色，對國際貿易和各種相關法規都熟悉和掌握，對運輸、海關、付款等影響備品備件采購周期的規定都要知曉，對各類關鍵備品備件的貨源、采購渠道及現貨庫存都要了解。且在降低成本的壓力下，還要考慮將同功能備品備件品牌統一化、進口備品備件國產化以及引入多家備品備件供應商形成競爭，要求備品備件管理人員成為能負責備品備件成本的角色，懂得在保證設備正常運行中如何進行有效的管理以降低成本，如何綜合相關因素對各種供應風險作出判斷和決策，使備品備件管理與公司的長期策略相一致。

在企業文化建設方面，加強基礎工作管理。通常有嚴格的管理流程，但工作中仍存在有章不循、不履行正常工作程序的現象，而出現問題后又人情執法，不按責任追查責任，因此，強化流程的執行力，嚴格履行責任制考核，提高員工的責任心和素質就顯得尤為主要。

（2）專人專職，成本考核

備品備件清單的管理是一項工作量大且繁瑣的工作，而目前備品備件存量的設置、備品備件技術驗收、采購備品備件參數核實等工作大部分由設備維修工程師負責。設備維修工程師主要工作在于設備維修及改進，在備品備件管理工作上難以及時響應，影響貨物的采購周期。另外，設備維修工程師關注的重點是有無備品備件保障設備運行，而不關心備品備件庫存成本、維修投入和產出的關系，通常通過加大安全庫存來彌補設備狀態預測的偏差，從而使得備品備件庫存成本越來越高。

設置專職備品備件技術人員負責備品備件的技術管理，備品備件技術人員必須熟悉機床性能、結構特點、加工對象等，其職責包括編制備品備件清單、審核備品備件圖紙、備品備件國產化、備品備件品種標準化、備品備件返修、根據庫存量設計設備備用方案。備品備件技術人員工作應與備品備件成本掛鉤，每年年初與備品備件管理人員及采購人員共同制定年采購預算計劃，年終計劃完成情況體現于績效中，迫使技術人員加強保養、不斷改進設備以達到降低成本的目的。

2.3 積極的溝通機制

（1）與車間生產部門溝通

生產部門是設備的操作者，關注的往往是產品產量及設備操作簡便。在高產量的要求下，設備停機保養檢修的時間非常有限，不少設備都要帶病作業，由此帶來的后果是設備磨損速度加快，備品備件的消耗速度也隨之加快，形成惡性循環。通過與生產部門的協調溝通，在不影響產量的情況下，可以在日常生產中單獨停機某臺設備進行小部分日常點檢工作，而在周末長時間的停機時間用來進行大故障修復或設備改造。另外，在進行備品備件種類整合，品牌型號替換過程中，會涉及到設備操作方式的改變，也需要生產部門的積極配合，對操作人員進行講解和培訓，從而推進設備改造的進行。

（2）與采購部門溝通

采購是備品備件管理中很重要的一個環節，備品備件管理中的很多信息都需要通過采購部門的反饋才能得到，比如備品備件的采購周期，供應商的供貨情況及備品備件的預算等，備品備件采購部門與備品備件使用部門建立積極的溝通機制，信息共享，使整個備品備件采購狀態快速真實地呈現在使用部門面前。但是，采購部門通常只關心采購活動的順利進行，很少參與到新備品備件的研究和替換，很少關心備品備件回貨品質的改善，對供應商的選擇過分注重備品備件的基本價格，而不太考慮其他供應要素，因此備品備件使用部門要把備品備件的回貨情況、供應商的服務水平及時反饋給采購部門，共同提高備品備件采購品質。

3 結束語

目前，國內對備品備件管理這一領域的系統性研究比較少，而備品備件管理涉及整個供應鏈的管理過程，迫切需要用更寬廣、更長遠和更邏輯的眼光來探討。本文從備品備件基本信息、備品備件管理人員素質、部門間溝通等方面入手，分析目前管理中存在的不足，提出解決方案，以達到縮短備品備件采購周期和降低備品備件庫存成本的目標。

[1]褚乃立,郭健平.加強庫存備件管理降低資金占用[J].冶金財會，2001，(02):23.

[2]黃春曉.基于委托代理關系的備件采購管理[J].企業經濟，2005，（01）：33.