醫(yī)用物資二級庫管理的開發(fā)和應(yīng)用探析

任曉春， 孫珍娟 ， 鐘玉明， 陳云峰， 張樹軍

隨著醫(yī)院信息化建設(shè)進(jìn)程步伐的加大，物資管理在醫(yī)院經(jīng)營活動中的作用越來越大。常規(guī)的醫(yī)療信息系統(tǒng)（Hospital Information System，HIS）中的物資管理系統(tǒng)（一級庫管理）功能已經(jīng)不能實現(xiàn)對醫(yī)用物資的全程跟蹤，不能適應(yīng)醫(yī)療市場的核算全成本化趨勢，使核算管理缺乏有力的數(shù)據(jù)支持［1］。針對此情況，醫(yī)院對HIS中的物資系統(tǒng)進(jìn)行二級庫管理的開發(fā)，將醫(yī)用物資的消耗與每個患者相對應(yīng)，可以規(guī)范醫(yī)院管理，保證醫(yī)療安全。本文對我院醫(yī)用物資二級庫管理的開發(fā)和應(yīng)用情況進(jìn)行分析。

1 二級庫管理的實現(xiàn)過程

1.1 技術(shù)實現(xiàn)

我院的二級庫系統(tǒng)是在原有HIS基礎(chǔ)上，將物資一級庫系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā)。實現(xiàn)工具是后臺采用Oracle數(shù)據(jù)庫，前臺采用Powerbuilder進(jìn)行開發(fā)，采用 C/S模式［2］。

1.2 功能實現(xiàn)

目前我院的二級庫主要是針對可收費(fèi)醫(yī)用物資的，對不可收費(fèi)的物資（如接生包、穿刺包等）［3］進(jìn)入二級庫后，隨著綁定物資的使用消減庫存，但不收費(fèi)，保留出庫記錄。通過物資一級庫項目明細(xì)和收費(fèi)項目明細(xì)的綁定，實現(xiàn)物資信息與HIS收費(fèi)信息的一致，這由收費(fèi)科在初始化時實現(xiàn)。日常維護(hù)由物資采購科錄入基本信息后，由收費(fèi)科實現(xiàn)項目對照。這樣保證了物資一級庫、二級庫、患者信息的暢通和一致，真正地實現(xiàn)賬物相符。

1.2.1 物資二級庫的初始化 病區(qū)對各自庫房庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，將各自的庫存錄入二級庫系統(tǒng)中，完成二級庫存初始化，此操作一定要保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。

1.2.2 物資的入庫、請領(lǐng) 日常業(yè)務(wù)中，物資一級庫設(shè)在物資采購科，由一級庫完成對各種物資的庫存、單價等基本信息的錄入，一級庫對外與各供應(yīng)商聯(lián)系，對內(nèi)與各二級庫科室聯(lián)系。二級庫的入庫包括向上級請領(lǐng)和直接入庫兩種情況。向上級請領(lǐng)由科室根據(jù)各自的庫存及消耗情況，通過設(shè)置庫存的高低線，生成請領(lǐng)計劃，向一級庫庫房發(fā)出請領(lǐng)申請單，由一級庫進(jìn)行審批或拒絕，由配送中心配送到科室，科室進(jìn)行驗收。若請領(lǐng)申請的數(shù)量超過規(guī)定備用數(shù)量，系統(tǒng)可限制發(fā)放。直接入庫是特殊情況，主要是對于節(jié)假日，物資采購科（一級庫房）休息時間出現(xiàn)的特殊貴重物資因缺少庫存而無法完成記賬的情況，不能及時通過一級庫請領(lǐng)的，需要通過各科室的貴重物資直接入庫端口，自行辦理物資入庫，實現(xiàn)給患者記賬。一級庫的操作要隨后補(bǔ)上，月末根據(jù)計費(fèi)及出庫匯總記入科室當(dāng)月成本核算。

1.2.3 物資的支出 物資的出庫，可以按兩種方式進(jìn)行：一種是通過醫(yī)囑對患者計費(fèi)時自動完成物資出庫。實現(xiàn)過程是對患者的每一收費(fèi)項目首先進(jìn)行類別判斷，屬于物資類的，隨著對患者記賬項目的完成，還要實現(xiàn)對物資二級庫中相應(yīng)物資庫存的遞減［4］。包含在治療費(fèi)中的物資或可拆零使用的物資，不允許單獨(dú)收取材料費(fèi)，如包含在手術(shù)費(fèi)中的紗布等材料費(fèi)用，則需在收取治療費(fèi)的同時，按照完成此項目所需要的品種、數(shù)量從二級庫中減除庫存，但

不給患者單獨(dú)計費(fèi)。一種是在進(jìn)行物資出庫的同時自動完成對患者的計費(fèi)；另一種是從物資二級庫進(jìn)行物資的出庫，二級庫的出庫必須與患者計費(fèi)聯(lián)動，選定物資品種，選擇患者，然后進(jìn)行出庫。對于同一材料有不同廠家而價格不同的，每一個項目有唯一的內(nèi)碼，根據(jù)錄入醫(yī)囑或物資出庫的項目進(jìn)行庫存遞減；對于退費(fèi)的情況，也是先判斷其項目收費(fèi)的類別，屬于物資類的，在二級庫中進(jìn)行相應(yīng)項目庫存的增加，有效地實現(xiàn)了物資庫的動態(tài)平衡；對于組合項目中存在物資類收費(fèi)項目的，也可以實現(xiàn)庫存動態(tài)平衡的上述操作。在二級庫里，物資出現(xiàn)破損、報廢等情況，科室可以向一級庫房提出申請報廢、退庫等操作。

1.2.4 各類物資報表 病區(qū)二級庫的報表較簡單，主要是實現(xiàn)現(xiàn)有庫存的查詢，實現(xiàn)月物資申購計劃，可以查詢各科室的物資入、出庫情況。每月規(guī)定時間實現(xiàn)科室物資的結(jié)轉(zhuǎn)。設(shè)置常用物資的最低備用量，低于此量系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)警，提醒科室進(jìn)行請領(lǐng)；超過最高備用量，一級庫可以限制發(fā)放。設(shè)置二級庫物資的有效期預(yù)警，預(yù)警時間各科室可以根據(jù)物資品種、科室?guī)齑媲闆r自行設(shè)定。此外，管理科室同樣可以進(jìn)行上述查詢，還可以獲得全院各臨床科室物資的實際消耗和庫存情況，便于及時、合理地采購。

2 二級庫管理的作用

2.1 實現(xiàn)物資的動態(tài)管理，保證物資的“零庫存”運(yùn)轉(zhuǎn)

二級庫系統(tǒng)實現(xiàn)了入庫速度與出庫速度的動態(tài)平衡，實現(xiàn)物資的全程管理監(jiān)督，從而保證醫(yī)院物資的“零庫存”運(yùn)轉(zhuǎn)。當(dāng)然，這是一種理想化狀態(tài)，醫(yī)院作為特殊的行業(yè)，絕對的零庫存是不可行的，但二級庫的實現(xiàn)可以最大限度地縮短庫存時間，杜絕浪費(fèi)和積壓，提高資金流通速度［5］，實現(xiàn)醫(yī)院物資入庫出庫動態(tài)平衡下的相對零庫存。二級庫系統(tǒng)的實行，可以保證醫(yī)用物資來源清晰、去向明確，從而提高醫(yī)院的管理水平。

2.2 加強(qiáng)科室成本控制，實現(xiàn)準(zhǔn)確的科室核算

物資二級庫是科室醫(yī)用物資管理的管家婆，為各科室實現(xiàn)精細(xì)化管理提供可靠依據(jù)［6］。此前的系統(tǒng)只能將科室從一級庫的領(lǐng)用記錄作為科室的支出計算，支出概念模糊，對于庫存的積壓情況也不清楚，現(xiàn)在按照科室二級庫的實際支出來計算科室支出，使數(shù)據(jù)及時準(zhǔn)確，收入與支出口徑相對應(yīng)，便于科室進(jìn)行成本控制，為科室精細(xì)化管理提供有力的依據(jù)。

2.3 實現(xiàn)準(zhǔn)確的計費(fèi)

對病人來說，記費(fèi)的材料價格更準(zhǔn)確了。山東省醫(yī)用材料的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)是在進(jìn)價的基礎(chǔ)上加收一定的比例。隨著一級庫的入庫，系統(tǒng)可自動完成價格的加收。實行二級庫之前，一種材料在系統(tǒng)中常有多個價格（不同供貨商），常出現(xiàn)記費(fèi)價格與物資實物不相符的情況，現(xiàn)在必須按照消耗實物選擇物資品種，否則月末結(jié)轉(zhuǎn)將出現(xiàn)賬物不符的情況。賬物是否相符將由相關(guān)職能科室進(jìn)行跟蹤、實際盤點(diǎn)，并與科室每月獎金掛鉤，形成賞罰分明的激勵措施；出庫與收費(fèi)聯(lián)動進(jìn)行，避免漏計費(fèi)的情況［7］。

2.4 有效期及批號全程管理，完善信息鏈

醫(yī)用物資在二級庫管理中實現(xiàn)了從入庫到消耗的全程跟蹤記錄，整條信息鏈完整，能夠進(jìn)行綜合分析。基于信息完整，可以及時監(jiān)控物資的有效期及批號，防止因物資有效期、批號問題發(fā)生不安全事故［8］。

總之，物資二級庫管理的穩(wěn)定運(yùn)行，有利于完善醫(yī)院的信息鏈，使醫(yī)院可以定期準(zhǔn)確地掌握物資的實際狀況，做到賬物相符。職能科室及時進(jìn)行二級庫的賬物相符情況檢查，出現(xiàn)盤虧盤盈的情況，要追查原因并進(jìn)行處理，檢查結(jié)果與科室活薪掛鉤，獎罰分明，充分調(diào)動科室進(jìn)行規(guī)范性操作的積極性，盡可能的保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。建立庫存?zhèn)溆米畹汀⒆罡吡浚梢栽诒苊庖蛭镔Y短缺引發(fā)醫(yī)療不安全的情況下實現(xiàn)庫存量最少，達(dá)到“零庫存”動態(tài)平衡狀態(tài)。設(shè)定有效期預(yù)警，對科室起到提醒作用，可以避免因物資積壓或庫存不清而造成資產(chǎn)的浪費(fèi)和流失，這是醫(yī)院成本控制的關(guān)鍵。從醫(yī)院核算方面看，可以從真正意義上實現(xiàn)醫(yī)療收入與醫(yī)療支出（主要是即時核算的物資支出）的同步，便于管理者及時準(zhǔn)確地把握醫(yī)院收支情況，制定合理的管理政策，充分利用醫(yī)院資金，避免資金閑置或物資積壓，使醫(yī)院逐步走上科學(xué)、規(guī)范的可持續(xù)發(fā)展之路。

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