淺談醫院檔案資源開發及利用價值

楊麗萍

淺談醫院檔案資源開發及利用價值

楊麗萍①

目的：探討如何開發醫院檔案資源，提高檔案的利用價值。方法：增強檔案工作人員的服務意識、提高檔案管理人員業務能力，建立健全各項檔案管理規章制度，多渠道、多途徑收集檔案材料，熟悉檔案，了解需要。結果：提高了檔案利用率，為醫院的發展提供強有力的基礎保障。結論：醫院檔案管理工作在醫院醫療、教學、科研各項工作中發揮著不可替代的作用，做好醫院各類檔案資料的收集、整理、鑒定、保管和利用工作十分必要。

檔案資源； 開發； 利用價值

醫院檔案是醫院在各項管理工作活動中形成的文件，以簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類及載體等各種形式記錄[1]，記載了醫院不同發展時期的成績，在醫療、教學、科研等各項工作中發揮著不可替代的作用，是醫院的寶貴財富。其傳統的檔案管理模式已無法適應醫院快速發展的需要，本院檔案管理工作正向著規范化健康發展，現將醫院檔案管理工作體會報告如下。

1 提高檔案管理人員的檔案意識

管理人員的服務意識與管理水平的高低直接決定著檔案開發利用工作程度的好壞。只有不斷強化檔案管理人員的檔案意識，提高全員檔案認知程度，加上優質積極的服務，變廢為寶，把各種死材料變成可利用的活材料，才能使檔案管理工作由被動服務變為主動服務[2]。這就要求檔案工作人員在實際工作中要樹立主動服務的意識，耐心、周到、細致地做好服務，拓展多種服務方式，徹底改變過去“等、靠、要”的舊的工作模式以及“重藏輕用”“看檔守檔”的陳舊管理模式。變封閉式管理為開放式管理，變被動式管理為主動式管理，充分發揮檔案的信息資源功能，把檔案工作同醫院的各項工作緊密結合起來，充分挖掘檔案的經濟效益和社會效益，在主動服務、跟蹤服務、開發利用上下功夫，才能得到醫院各方面重視，進一步提高檔案管理工作在醫院的地位。

2 提高檔案管理人員的業務能力

做好檔案管理工作的關鍵是有一支既懂檔案知識，又能運用現代化手段科學管理檔案的隊伍。隨著醫院管理自動化的不斷提高、各種新型信息介質和記錄方式的出現，醫院形成了大量的電子文件，如何收集整理，利用管理好這些電子文件，成為當前檔案人員面臨的新問題[2]。長期以來，醫院檔案管理人員科班出身的較少，大部分人員都是從別的崗位轉崗過來的，沒有經過系統的檔案知識培訓，業務不熟練，缺乏創新和活力，他們的綜合素質和管理水平跟不上醫院發展的需要。隨著醫療改革的不斷深入，醫院規模也在不斷擴大，對檔案的利用也提出了更多、更高的要求。這就要求醫院檔案工作人員要具備良好的職業素質，即知識素質和能力素質。通過自學、參加培訓等形式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，提高工作效率，提高檔案質量。另外檔案工作人員還必須掌握醫療衛生相關知識，根據各方面不同的需求，有針對性地提供檔案資料，為檔案利用提供廣泛系統的服務。

3 建立健全各項檔案管理制度，建立醫院一體化的管理新模式

目前，好多醫院沒有制定統一的立卷歸檔制度，對檔案管理沒有統一的管理標準和模式，各個醫院都是根據自己的理解和實踐進行管理。因此，建立健全檔案管理各項規章制度十分重要。各級綜合醫院要積極貫徹落實《檔案法》，結合自己醫院的實際情況，完善檔案管理的各項規章制度，實現檔案規范化管理。如建立收集制度、保管利用制度、保管期限制度、歸檔范圍等規定，制定專職檔案管理人員的工作職責以及保密、保管、借閱、利用和檔案工作考核檢查制度，以嚴密的制度規范檔案制作程序，保證檔案質量，確保各種類別、各種載體的檔案集中統一管理，做到從立卷歸檔到保管統計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲等每個環節都有據可依，為規范、高效地開展檔案管理工作奠定基礎。筆者所在醫院將這些制度和規定納入醫院崗位職責和考核辦法之中，提高全員檔案意識，使他們積極主動歸檔配合檔案部門工作的同時，建立檔案傳遞、登記制度、實行動態管理，遺失及時查找補損，確保材料完整。為檔案工作基礎業務建設提供制度保障。

4 多渠道、多途徑收集檔案材料

醫療改革是一項長期的系統工程，醫院的醫療、教學、科研各項工作都在不斷發展變化中，檔案真實完整地記錄了這些發展變化的過程，是重要的信息資源，是開展其他各項工作的必要條件和依據，是醫院的寶貴財富。檔案收集工作是檔案管理工作的基礎，收集質量的高低將直接決定和影響著檔案業務工作的整體水平。按照《文件材料歸檔范圍》《檔案管理辦法》等有關規定，做好醫院檔案資料的收集工作是檔案管理的一個重要方面。由于服務對象的差異，需求不同，形成了各自特有的材料，因此，收集材料的多少、價值的大小，直接影響著現代檔案材料的利用率。為從源頭上保證醫院檔案室收藏資源，筆者所在醫院反復多次修改歸檔范圍，保管期限，工作人員不斷疏通和拓寬檔案材料的來源渠道、創新工作方法，做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和補充缺失的檔案資料，使之更加合理化，同時檔案的載體也實行多樣化，除紙質外還包含了照片、錄音、錄像、實物等。通過醫院制定的檔案接收制度和檔案集中管理辦法，把保存在個人手中以及分散在各個科室的有保存價值的各種資料集中到醫院綜合檔案室中，實現檔案的集中統一管理，有利于醫院管理決策的科學化、系統化，使檔案管理更好地為醫院各項工作服務[3]。

5 熟悉檔案，了解需要，提高利用率

檔案的科學管理與開發利用是一項十分復雜的系統工程。檔案利用是指通過一定方式，直接把檔案資料提供給使用者的一項服務性工作。其方式主要有提供檔案原件，提供檔案復制件，制發檔案證明，函復查詢、外調等。熟悉檔案，了解需要是開展檔案利用工作的基本途徑和方法。管好用好檔案，對醫院各項工作的順利開展起著重要作用。檔案工作的最終目的就是把檔案提供給使用者，使檔案資料得到充分的利用。目前，好多醫院沒有將檔案管理納入醫院目標考核中，造成醫院檔案材料流失嚴重，信息資源開發不足，導致檔案材料利用率不高。因此，醫院檔案管理人員要想方設法，多途徑、多渠道挖掘檔案信息資源，然后向大家介紹所保存檔案的內容和成分，根據不同的需要，及時準確地查找出有關檔案，為檔案使用者提供多層次、多方面、有實效的信息資源，更好地為醫療、教學、科研工作服務。

6 結論

醫院檔案工作是醫院管理中的重要組成部分，是醫院的寶貴財富，是現代化建設和發展醫院的重要環節。為使醫院檔案管理工作能更好地為醫療衛生事業發展服務，必須重視醫院檔案管理人員的充實和培養，不斷提高他們的綜合管理能力，實現醫院檔案管理的現代化，滿足醫院各方面的需求，真正發揮檔案工作在醫院建設與發展中的作用[4]。

[1] 鄔瑞祥，田躍珍.淺談如何加強醫院檔案管理工作[J].中外健康文摘，2010，7(18):359-360.

[2] 李玉霞.淺談加強醫院電子檔案管理[J].中國民康醫學，2009，21(6):692-693.

[3] 余強.醫院檔案管理存在的問題與對策[J].安徽衛生職業技術學院學報，2011，10(5)，11-12.

[4] 曾建軍，呂仕銀，田勇.淺談新時期如何加強醫院檔案工作[J].中國農村衛生事業管理，2006，26(6):60-61.

10.3969/j.issn.1674-4985.2012.19.080①鄭州大學第二附屬醫院 河南 鄭州 450014

楊麗萍

2012-03-07) (本文編輯：李嫚)