淺議新形勢下如何加強中醫院人事檔案管理

吳艷麗

淺議新形勢下如何加強中醫院人事檔案管理

吳艷麗

新形勢;中醫院;人事檔案;管理

在中醫院發展和人事制度改革的過程中，人事檔案發揮了重要作用。組織、人事部門在培養、選拔和任用干部等工作中形成的個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作實績等內容的文件資料，是全面、歷史的考察、了解干部的基本依據和原始資料，在優化中醫院干部選任、完整儲備人才信息、促進人才合理流動中發揮了重要作用。黨的十七大對中醫院人事管理和人才流動提出了新的要求，如何加強職工人事檔案管理，為中醫院發展乃至中醫藥事業振興服務，成為一個新的挑戰。

隨著我國衛生體制改革的不斷深入，中醫院管理科學化、規范化的持續推進，中醫院人事檔案管理出現了許多新情況、新問題，人事檔案工作面臨不少新的挑戰。與時俱進地推動人事管理工作，對中醫院更好地引進、開發和聚集人才資源具有重要的現實意義。

1 目前中醫院人事檔案管理中存在的主要問題

1.1 人事檔案收集上存在的主要問題 就目前狀況看，多數中醫院人事檔案均無專職人員管理，檔案員身兼數職。造成人事檔案材料無法及時搜集補充。人事檔案中存在定性的材料多，定量的材料少。許多鑒定和評價材料格調一致，形式雷同，對人的評價簡單化，很難體現人的個性特點，更難以體現個人成長進步的歷史軌跡。同時，人事檔案中普遍存在著材料的片面、陳舊等問題。檔案材料中涉及個人政治、歷史、家庭、社會關系方面的內容比較多，而反映個人工作業績、工作能力、專業特點方面的材料比較少，對流動人員、自動離職等人員的檔案管理欠缺相應的制度，材料的變化和人的變化不能同步進行，無法及時反映個人最真實的情況。而這些現象是與新形勢下的人事管理體制不相適應的。

1.2 履歷類檔案材料失真 一個人的檔案材料是人事檔案信息的重要組成部分，是正確反映一個人德能勤績的主體。近幾年來，在人員調動時，發現偽造人事檔案的事時有發生。有些人出于個人私利，要求人事部門更改個人檔案資料，致使同一個人出現不同的出生年月、不同的參加工作時間、不同的學歷。在重復出現的材料中，年齡越報越小，工齡越報越長，學歷越報越高。致使一個人的履歷不一致，真假難辨，從而使人事檔案的真實性和準確性大大降低。

1.3 人事檔案開放利用降低 人事檔案的收集、管理工作都是為了更好地開放利用檔案信息資源，為及時發現人才、積極開發人才、合理利用人才服務，為領導和有關部門提供決策咨詢服務。但是長期以來，人事檔案管理強調保密性，使用范圍很小。人事檔案材料僅供組織、人事等少數部門查閱，服務工作處于波動狀態，因而無法對單位人才資源開發提供具有前瞻性、參考性的分析材料，很難實現人才資源信息共享。

2 加強中醫院人事檔案管理工作的建議

為提高中醫院人事檔案管理工作水平，適應人事改革的需要，更好地為干部人事工作和現代化醫院建設服務，有必要加強以下幾項工作。

2.1 加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高管理人員素質 配備專職人事檔案管理人員，落實檔案人員待遇。干部檔案管理的基本要求，就是外在形式的規范統一，內容的完整、真實、精煉、實用。要實現這一要求，需要一支熱愛檔案工作、熟悉檔案業務、安心本職工作、具有奉獻精神的檔案管理隊伍。為此，應由檔案部門定期對人事檔案管理人員進行業務知識培訓，使他們了解檔案管理的重要性，增強責任心;掌握如何收集、鑒別歸檔材料，整理、裝訂檔案的技術，把檔案管理好，從而使每個環節都有據可依，有章可循。既做到明確責任，又要依法建檔，強化檔案意識。

2.2 加強人事檔案收集與創新檔案內容 人事檔案材料的收集工作是做好人事檔案工作的基礎，也是豐富人事檔案內容和提供服務的根本前提。在新的時期，要緊緊圍繞職工檔案的利用價值，認真做好檔案材料的收集管理，使其全面反映職工的面貌，始終保持完整和最新動態。在收集職工基本情況的基礎上，按照國家相關規定，做好經常性、定期的材料收集和補充工作，及時與各部門聯系，要求他們定期送交檔案材料。對缺少的材料要做到口勤、腳勤、善于聯系溝通，變被動為主動。及時追補和充實新的資料。隨著衛生人事制度改革的不斷深化，中醫院可以嘗試推行全員聘用制改革，實行公開選拔、競爭上崗、擇優聘任、離崗退養、業績考核等新舉措，歸檔材料應及時補充，實現動態管理。

2.3 增強責任意識，切實維護人事檔案的真實性和準確性人事檔案材料，為組織上全面考察、了解、正確選拔人才提供依據。職工檔案的性質規定了收集的檔案材料必須真實可靠。檔案人員要有高度民主的事業心和強烈的責任感，對收集的材料必須認真細致地做好鑒定工作。仔細審查每一份材料的保存價值和真實性，把真實可靠的材料收入職工檔案，對不該歸檔的、重復的、有虛假內容的材料，進行清理、登記、銷毀。人事檔案形成后，還要嚴格依照有關制度進行管理，確保人事檔案材料及內容完整、齊全、真實、精煉、實用與安全。

2.4 提高服務意識，實行開放式的管理 堅持“以人為本”，提高服務意識。職工人事檔案工作，要從傳統“封閉式”、“守攤式”的檔案管理模式轉變過來，堅持與時俱進的人力資源管理理念，進一步改進管理辦法，從宏觀角度開發利用人事檔案，充分體現改革創新的精神和要求。要做到“死檔”活用，充分發揮人事檔案的信息作用，盡最大努力幫助用好人事檔案資料，提供優質服務，使人事檔案更好地為發現人才、選拔人才、加強人才培養、合理配置人力資源服務。實行開放式的管理。一方面，建立職工工作業績檔案，及時將職工的工作情況、工作業績和重大活動、重點工作中的表現情況及任務完成情況收入檔案，為實際任用干部提供必要的依據。另一方面，建立職工能力檔案，重點收集個人專業水平、繼續教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個人才能的資料，真實、完整、立體地反映職工的情況，提高決策的水平。

2.5 推進人事檔案管理的現代化建設 信息產業的迅猛發展和信息網絡的廣泛應用，改變了人們時間、空間概念以及思維方式，對經濟和社會的發展產生了深遠的影響。但目前，許多中醫院仍沿用傳統手工方法進行檔案管理，這顯然已越來越不適應現代化社會的發展需求，必須要實行檔案管理現代化，加強人事信息系統建設，充分利用計算機在人事檔案管理工作中的作用，建立和完善職工人事檔案數據庫，動態化管理人事檔案信息，保證人事檔案信息的時效性、真實性和準確性。同時，人事檔案管理信息化可以極大地提高工作效率，使管理人員從日常瑣碎的事務中解脫出來，進一步提高人事檔案工作質量，加速人事檔案標準化、規范化和科學化的發展。

10.3969/j.issn.1674－4985.2012.02.051

274600山東省鄄城縣中醫院

吳艷麗

2011－12－19)

(本文編輯:李靜)