高校檔案信息數字化進程緩慢問題芻議

梁秀梅

(鄭州航空工業管理學院紀委，鄭州450015)

檔案信息數字化是指利用計算機技術、掃描技術、OCR技術(Optical Character Recognition光學字符識別)、數據庫技術等，將傳統紙介質的檔案信息和歸檔的電子文件等加工組織成有序結構的檔案信息庫。它是檔案管理現代化的重要基礎，是實施檔案信息化建設的重要環節，對提高檔案管理技術水平和檔案服務效率等有重要意義。

我國政府有關部門非常重視檔案信息數字化工作，早在2002年11月25日，國家檔案局就與中央檔案館一起發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》。在該“綱要”的開篇，明確提出要“積極推進檔案資源數字化”。在“檔案信息資源建設”部分，專列一項“積極推進檔案數字化進程”。其措施是先在中央檔案館，中國第一、二歷史檔案館和“北京、天津、遼寧、上海、江蘇、安徽、廣東、重慶、陜西、青島、杭州等省、市檔案館進行檔案數字化工作試點”，并要求“其他有條件的檔案館也要進行這方面的研究和探索”。該“綱要”發布近十年來，不僅要求進行試點的檔案館檔案信息數字化進程較快，而且其他省、市的檔案館也在這方面做了大量努力，取得了突出成績。其突出標志是一些檔案館實現了館藏檔案信息可在局域網上查閱。如南京市檔案館早在該“綱要”發布前的1995年就開始建設局域網，并實現了在局域網上查詢館藏檔案信息，后來又提供館藏檔案信息的網絡遠程查詢。合肥市檔案館在2006年開始建設局域網，4年后實現了館藏檔案信息的可在內部網絡查詢。［1］甘肅蘭州、天水、平涼3市檔案館，在2010年達到了館藏檔案信息的可在局域網上查詢。［2］高等學校不僅是傳授科技前沿知識的地方，也是生產先進知識的場所，其管理水平和管理技術手段等應與其身份相符，然而事實并非完全如此。就檔案管理方面來說，除少數高校的檔案館藏檔案信息進行了比較完全的數字化，實現了檔案的信息化管理，使館藏檔案信息可在局域網上查閱，達到了與社會在該方面的先進水平基本同步外，大多數高校的檔案管理數字化進程較為緩慢。

以河南省高校檔案管理為例。全省除某些中專掛靠個別大學做其二級學院，實際建制仍屬中專外，獨立設置的公、民辦高校約90所，至今無一所檔案信息完全實現數字化，有的甚至就根本沒做這方面的工作。具體表現可分為三種情況:其一是對檔案庫內部分紙質檔案信息進行了掃描等電子處理，對本單位新產生的文件的電子稿及時收錄歸檔;其二是曾出資委托社會專業人員對本單位庫存的部分紙質檔案進行了電子掃描等處理，對本單位新產生的文件的電子稿未予以收錄歸檔或未全部收錄歸檔;其三是對本單位的紙質檔案信息未做一點數字化處理。

為什么追蹤和把握科技前沿的高校在檔案信息數字化方面卻表現得如此遲緩?據筆者所知，原因主要為三點:

一是對檔案信息數字化的重要性認識不夠。在相當多的高校內部，長期彌漫著忽視檔案工作的氛圍。除非某項工作需要查證檔案，平時從學校領導到一般教工，很少有人去關注學校檔案。“它不能束縛高校各項工作，因此長期被人忽視。”［3］對檔案工作的這種認識現狀，決定了對檔案信息數字化工作的態度，進而影響了檔案信息數字化工程在學校的推進。

二是高校檔案利用人次少的狀況，使不少人誤認為檔案信息數字化的需求不迫切。高校的多數職工忽視檔案工作，也不能簡單地責怪他們認識偏頗，因為現在高校檔案利用人次少的狀況很容易使他們產生那樣的心理。

有人曾對陜西師范大學檔案館2000－2009年共10年的檔案利用情況進行統計，以利用人次計，最少的2002年有887人次，最多的2006年有2143人次。但2006年利用人次多是因為2007年教育部要對該校進行本科教學評估，學校有關部門需做材料準備，故對檔案利用率較高。2007年由于同樣原因，利用人次也較多，為1756人次。其他年份利用人次在887人次到1506人次。除去2006、2007兩年的特殊情況，其他年份共有9336利用人次，平均每年1167利用人次。除去每年共約3個月的寒暑假及開學9個月的共約72天的星期六、星期日，平均每個正常工作日約有6利用人次。［4］河南省某個有30年歷史的高校，現有約1000名在崗職工，約200名退休職工，已畢業學生約60000名。盡管有這么多的檔案潛在可能利用者，據筆者了解，該校綜合檔案室每年平均實際接待的查閱者才三四百人次，折合每個正常工作日平均接待2人次左右。如此小的接待量使學校大部分教工體驗不到檔案的作用和重要，也使查閱者感到傳統查閱方式在查閱質量和效率方面基本可滿足自己的需要。加上查閱者已習慣傳統的查閱檔案方式，故對檔案信息數字化要求不迫切。

三是現有高校檔案工作人員整體技術層次偏低，進行檔案信息數字化管理的力量不足。高校是專業技術性質比較強的單位，其主體工作人員——教師，往往選擇業務能力比較強、綜合素質比較高的人員充任，其次是行政管理干部。檔案工作的專業性在高校不被看重，往往安排領導干部或骨干教師的相對綜合業務素質較低的家屬充任。這些家屬本身的進取能力較差，或者不具備進行檔案信息數字化管理的能力，或者經過培訓可承擔這一工作但效率較低，自然影響了學校檔案信息數字化工作的進程。

上述三個原因相互影響，而最根本的是第三點。由于高校檔案利用人次少，致使人們輕視該工作，在人員配備方面相對隨意。但是需要指出的是，高校檔案的利用人次少，既有檔案本質屬性的決定性因素，也有檔案管理者的人為因素。從其本質屬性來說，檔案的基本功能是備查。既然是備查，就不可能是天天使用。這一點，不同于現行文件。現行文件的功能是解決現實問題的依據，因此可能經常查閱。檔案則不同，它記述的是過去的情況，只有當人們解決的某個現實問題牽涉到某個檔案記述的某個過去事項時，或者欲解決的某個現實問題與某個檔案記述的某個過去事項具有相似性，需要借鑒其處理辦法時，才可能需查閱相似檔案。這樣說來，檔案的利用人次不能簡單地同現行文件類比。但是一旦需要查閱檔案，其查閱的方便程度和查出效率也是很重要的。相對傳統紙質檔案查閱人到檔案室借出查閱，檔案信息經數字化加工后上網，查閱檔案人可在與局域網聯通的自己辦公室計算機上檢索查閱所需的檔案信息，肯定是既方便又高效。所以，加快檔案信息數字化管理進程是非常必要的。

檔案信息的開發和宣傳既包括傳統的檔案編研工作所做的紙質形式，也包括將檔案信息數字化加工后上網，在網上介紹宣傳的電子形式。由于計算機的普遍使用和網絡的可共享資源，使檔案信息傳播形式既方便有效，又相對成本較低。這從另一個方面說明加快檔案信息數字化進程的必要。

高校進行檔案信息數字化工作不僅在現實上是必要的，而且也是國家要求其履行的法定職責，是其必須承擔和完成的任務。2008年8月20日教育部和國家檔案局聯合發布的《高等學校檔案管理辦法》第五條明確規定“高校檔案工作由高等學校校長領導”，其主要職責有四點，第二點是“將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展”。第八條明確規定“高校檔案機構的管理職責”之一是“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作”。從目前各高校的情況來看，學校的信息化建設已有良好的發展，學校的文件發布、科研管理、課程安排、工資發放、圖書管理等基本依托網絡運行。也就是說，從整體上看，各高校還是比較重視信息化建設的，大多高校檔案信息化建設進程緩慢的責任可能不在學校領導層一方。因為按常理學校領導關于某項工作的職責主要是規劃、投入和督查三方面，其中的規劃和督查是主觀努力問題，很容易做到，而投入則受客觀物質條件限制。各高校目前既然已實現了部分電子政務，配備了一定的服務器和辦公用計算機，局域網已建成和使用，就意味著學校實現檔案信息化的客觀物質條件已基本具備，不再需要另行大的投入，需要做的是檔案信息的數字化加工及上網維護管理等工作。在這種情況下，大多學校領導的責任是督催不夠，更主要的責任是大多學校的檔案管理者主觀不夠努力。當然，進行檔案信息數字化加工，實現檔案信息化管理，需要檔案管理者付出很多，比如前面提到的那些任務等。也許對以往紙質檔案信息的數字加工，網頁的設計等可由學校付款委托社會有關專業技術人員來做，但檔案信息數字化加工的組織和信息上網管理等必須由檔案管理機構來做。特別是檔案信息化管理以后，由于現有技術水平局限，紙質文件檔案還要繼續存在，意味著檔案管理機構傳統的紙質檔案接收、整理加工、管理等工作還要繼續做，新興的檔案信息上傳網絡及檔案信息的網絡管理等任務也要承擔。這樣，就既增加了工作量，又增加了工作難度。按照一般的思維判斷，這對檔案工作人員利少弊多，難怪一些高校的檔案工作人員對之表現不積極。但是道理已如前所述，進行檔案信息數字化加工，實現檔案信息化管理，既是高校檔案部門提高服務效率，提升服務層次的需要，是檔案服務適應高校整體信息化管理的需要，也是國家要求其必須履行的法定職責。所以，作為高校檔案工作的主管領導——高校校長，必須加強對檔案機構進行檔案信息數字化工作的指導和督促;作為高校檔案工作的具體承擔者——高校檔案機構及其工作人員，必須認清形勢，明確自己的使命和具體任務，積極規劃，認真組織，努力投入到檔案信息數字化工作中，爭取早日實現所在學校的檔案信息化管理，使所從事的檔案工作更好地為所在學校的教學、科研和行政管理等方面服務。

還要特別強調說明的是，各高校的檔案都在日益增多中，紙質檔案信息的數字化和電子文稿的收錄加工，如果不及早進行，將來的加工任務將越來越重。而高校檔案信息數字化，實行檔案信息化管理，又是“高校信息化建設的必然趨勢”［5］和高校檔案管理的必由之路，所以只有盡早開展這項工作，才是明智之舉。否則，只能給自己和后任者留下麻煩。

［1］葉繁．合肥市檔案館與南京市檔案館信息化建設對比［J］．檔案管理，2011(1)．

［2］殷紅仙．甘肅省“十五”與“十一五”檔案信息化比較［J］．檔案管理，2011(1)．

［3］侯海玉．高校檔案管理的理性化審視［J］．東北農業大學學報:社會科學版，2006(1)．

［4］孫大東．陜西師范大學檔案館十年(2000—2009)利用調查［J］．檔案管理，2011(1)．

［5］饒永．簡論高校檔案數字化建設［J］．電子科技大學學報:社科版，2004(2)．