淺談?wù)憬庀缶治臅鴻n案數(shù)字化處理

季 平 錢惠平 葉婉英 洪月英

(浙江省氣象信息網(wǎng)絡(luò)中心，浙江杭州310017)

0 引言

浙江省氣象局檔案室建立于20世紀(jì)50年代，經(jīng)過多年積累、發(fā)展至今檔案室藏有1953—2002年的紙質(zhì)文書檔案約4901卷，2003—2010年以件為單位的紙質(zhì)檔案約5334件。另還存有科技檔案、基建檔案、會計檔案、照片檔案、聲像檔案等。幾十年來，這些檔案在本機(jī)關(guān)的各個部門得到廣泛運(yùn)用，并在工作中發(fā)揮著重要作用。隨著現(xiàn)代氣象事業(yè)迅猛的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)時代的到來，這些紙質(zhì)檔案已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足氣象事業(yè)發(fā)展和用戶的需求。迫切需要改善目前文書檔案紙質(zhì)化的現(xiàn)狀，開展文書檔案數(shù)字化的建設(shè)。

1 文書檔案數(shù)字化的重要性

文書檔案是浙江省氣象局工作運(yùn)行中不可缺少的寶貴財富。長期以來，大量的紙質(zhì)檔案，雖然在氣象工作中發(fā)揮著重要作用，但是，由于年代的久遠(yuǎn)、紙質(zhì)的老化、字跡的模糊等原因，加之浙江省氣象事業(yè)的迅猛發(fā)展，這些紙質(zhì)檔案、資料等已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)和滿足氣象事業(yè)發(fā)展的需要。因此，迫切需要開展文書檔案數(shù)字化建設(shè)這一重要工程。

由于全省氣象事業(yè)和社會的不斷發(fā)展，隨之借閱大量有關(guān)為領(lǐng)導(dǎo)提供決策服務(wù)、人事變動、氣象業(yè)務(wù)、氣象科研、全省臺站建設(shè)、雷達(dá)建設(shè)等方面的檔案遠(yuǎn)遠(yuǎn)不斷，尤其是在汛期期間為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)的檔案需要調(diào)閱速度快，準(zhǔn)確率高、字跡清楚等尤為突出。而檔案室從1953—2003年的文書檔案都是采用目錄本式的人工查詢檢索方法，不但占用大量的庫房空間，而且查閱起來費時費力。雖然從2003年開始使用了計算機(jī)目錄級電腦管理調(diào)檔，但這種方式調(diào)檔只能在電腦上查閱目錄信息而看不到原文信息，仍然要去庫房調(diào)閱文件，所以還是存在著庫房壓力大、調(diào)卷不便、速度緩慢、原件易損等問題。另一方面由于年代久遠(yuǎn)，保存條件差，許多紙張已經(jīng)開始不同程度的變質(zhì)、字跡出現(xiàn)變淡變模糊等現(xiàn)象，加之早期歸檔沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，紙張大小不一，用筆五花八門。因此，盡早完成文書檔案數(shù)字化和保護(hù)紙質(zhì)檔案的任務(wù)已刻不容緩。隨著現(xiàn)代化設(shè)備不斷的發(fā)展與更新，信息技術(shù)的提高與逐步完善，為文書檔案數(shù)字化提供了可行的基礎(chǔ)。文書檔案數(shù)字化對保護(hù)原始檔案資料的真實性，提高檔案信息化資源共享水平有著重要的意義和作用。

2 文書檔案數(shù)字化處理

文書檔案數(shù)字化處理主要是對1953年至今的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理。制定相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，建立數(shù)據(jù)質(zhì)量保障體系，對歷年產(chǎn)生的具有永久保存價值的文書檔案進(jìn)行圖像掃描及處理。按行業(yè)技術(shù)規(guī)范化流程進(jìn)行檔案前處理、目錄著錄、檔案掃描、圖像優(yōu)化、質(zhì)量檢查、圖像掛接等工作，最后進(jìn)行數(shù)據(jù)保存和備份工作。

2．1 文書檔案數(shù)字化處理內(nèi)容

文書檔案數(shù)字化主要是對浙江省氣象局1953—2002年案卷紙質(zhì)檔案約4901卷進(jìn)行掃描和目錄著錄，對2003—2010年按件整理的檔案約5334件進(jìn)行圖像掃描和目錄校對修改。

2．2 文書檔案掃描前處理工作

首先需要從檔案庫房進(jìn)行調(diào)卷，登記好調(diào)卷單，注明時間、調(diào)卷數(shù)量及需要注明的事項，

再將調(diào)出的案卷存放在加工場地的專用檔案柜中，以確保檔案的安全。掃描前，規(guī)范每份檔案目錄中的內(nèi)容;拆除裝訂物;區(qū)分掃描件與非掃描件;檢查原始檔案有無問題，對有問題的案卷，及時備注和改正;發(fā)現(xiàn)破損檔案及時修補(bǔ)，對破損情況需在檔案前處理時進(jìn)行詳細(xì)的備注，以便在掃描時注意保護(hù)。在掃描過程中認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記單，登記掃描的頁數(shù)，以確保不漏掃。

在進(jìn)行掃描前處理過程中，對案卷原件進(jìn)行檢查時出現(xiàn)的情況和處理辦法。

(1)案卷不完整問題處理

由于紙質(zhì)檔案年代久遠(yuǎn)，檔案管理人員已經(jīng)過幾代人的更換，檔案的查詢利用人員多而復(fù)雜，導(dǎo)致案卷缺失、卷內(nèi)件或頁缺損等現(xiàn)象時有發(fā)生，對于此類問題，補(bǔ)卷補(bǔ)件顯然不可能，缺失的案卷和件已無從查找，所以根據(jù)實際情況，在備考表中進(jìn)行備注說明，同時也在紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表中進(jìn)行備注說明，并分別注明備注時間、人員姓名等信息。

(2)案卷張頁號問題處理

由于紙質(zhì)檔案一般都采用人工編碼或采用人工用頁碼機(jī)敲頁的方法進(jìn)行編頁，存在錯編、重編、漏編現(xiàn)象，對此情況，在尊重原始案卷的情況下，應(yīng)采用補(bǔ)編加備注說明的方式進(jìn)行修正，并在卷內(nèi)目錄和電子目錄數(shù)據(jù)庫中備注說明，便于檔案原始案卷的管理。

(3)案卷卷內(nèi)目錄字段錯誤處理

早期年代的原始案卷一般采用手工抄寫，案卷卷內(nèi)目錄中題名、時間、責(zé)任者、張頁號等字段存在一些錯抄、漏抄的現(xiàn)象，對于此類情況，在目錄著錄過程中進(jìn)行修改，重新打印卷內(nèi)目錄，并將正確的卷內(nèi)目錄一并裝訂進(jìn)原始檔案中。

2．3 文書檔案目錄著錄及建立目錄數(shù)據(jù)庫

檔案前處理完畢即可在檔案管理著錄系統(tǒng)中進(jìn)行案卷目錄數(shù)據(jù)的錄入工作。這一階段包括兩個步驟：一是對案卷信息的錄入，可包括案卷的編號、全宗號、題名、目錄號、時間、保管期限、密級等;二是建成案卷目錄后，依照卷內(nèi)目錄順序?qū)ξ募墧?shù)據(jù)進(jìn)行錄入，要分別錄入卷內(nèi)每一份文件的題名、日期、文號、責(zé)任者、頁數(shù)、卷內(nèi)序號等。

根據(jù)檔案室檔案的情況和目標(biāo)，選擇所需的著錄項目。選定的著錄項目按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的字段名、字段、類型和長度。著錄時采用專業(yè)的檔案管理軟件，在軟件中設(shè)置需著錄的字段。依據(jù)原始案卷信息一對一錄入相應(yīng)的著錄，著錄要求包括案卷級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄格式、文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄格式Ⅰ和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄格式Ⅱ等3種數(shù)據(jù)交換格式，詳見表1-表3。

表1 案卷級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)一覽表

表2 文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)Ⅰ一覽表

2．4 文書檔案圖像掃描

圖像掃描要求格式符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的TIFF格式，每份文件以檔號為索引。每一份有一個與之相對應(yīng)的唯一檔號，并以該檔號為這份檔案掃描后的圖像文件命名文件夾，多頁文件是在此文件夾內(nèi)按文件的順序以8位數(shù)碼命名，例如：文件夾名：全宗號-目錄號-案卷號-張頁號(即該份檔案文件的檔號)，該文件夾內(nèi)存放該份檔案文件的每一頁圖像，圖像的命名為00000001、00000002……。將圖像文件存儲到相應(yīng)文件夾時，掃描幅面大小為A4(其它幅面按比例折合成A4幅面計算)，為保證檔案原件的完好性，掃描設(shè)備基本選用A3幅面平板掃描儀。掃描參數(shù)根據(jù)相關(guān)技術(shù)要求來確定，主要包括掃描分辨率和色彩模式，建議采用全彩方式掃描，掃描分辨率大于等于150dpi。應(yīng)避免重張、傾斜、模糊等圖像質(zhì)量問題，確保檔案圖像不重復(fù)掃描、不漏掃，保證電子圖像的完整齊全。紙質(zhì)檔案的文件的順序排列一致，掃描后的圖像文件頁面要端正，無扭曲。掃描時必須保證放紙端正、不壓邊、不漏掃、錯掃、嚴(yán)格確保圖像質(zhì)量。掃描方式一般采用不拆卷掃描方法，確實由于在裝訂線遮掩影響掃描質(zhì)量的情況下，可采用松一松裝訂線而不拆線掃描，為確保掃描圖像清晰或不出現(xiàn)漏光現(xiàn)象，將采用蓋板壓實的方法進(jìn)行掃描。如碰到特別厚的案卷需拆卷掃描，以確保掃描圖像質(zhì)量，避免掃描圖像傾斜、模糊和漏光等現(xiàn)象出現(xiàn)，并在掃完后仍按原始裝訂進(jìn)行復(fù)原，確保檔案的完整無缺和美觀。

表3 文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)Ⅱ一覽表

2．5 文書檔案圖像優(yōu)化

檔案在掃描后形成電子圖像，按要求必須對電子圖像進(jìn)行后期處理，利用專業(yè)軟件對掃描過程中造成的圖像黑邊、黑點、黑線、黑框、雜點、臟點和孔洞等問題，需要進(jìn)行去污處理，處理過程必須遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則;圖像不正的，需要進(jìn)行糾偏處理，圖像偏斜度不得大于3°，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，要進(jìn)行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性，拼接處信息要完整，不能缺少任何信息。全彩圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除版面外多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間等，圖像處理完畢必須保存。

2．6 數(shù)字化成果質(zhì)量檢查

2．6．1 圖像文件質(zhì)量檢查

掃描圖像的質(zhì)量直接影響到檔案數(shù)字化成果的效果，因此必須對掃描形成的圖像文件進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量把關(guān)和檢查。核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案前處理數(shù)量填寫的文件頁數(shù)是否一致。質(zhì)量檢查的要求是保證本次數(shù)字化掃描圖片的清晰、完整和有序。按國家標(biāo)準(zhǔn)95%，進(jìn)館質(zhì)量的內(nèi)控指標(biāo)力爭99%，做到順序準(zhǔn)確、不多頁少頁、保持檔案原版原貌;圖像清晰度達(dá)到方便閱讀要求、布局合理、圖文掛接準(zhǔn)確、進(jìn)館3項指標(biāo)100%。

2．6．2 目錄著錄質(zhì)量檢查

目錄著錄的質(zhì)量直接影響到數(shù)據(jù)檢索、查詢、利用的質(zhì)量和效率。因此，對目錄著錄要進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量檢查。針對目錄的重要性，應(yīng)采取逐條人工審核、著錄、修改。根據(jù)相關(guān)技術(shù)要求，對各字段內(nèi)容按要求進(jìn)行著錄，確保字段類型、字段著錄要求和文字正確無誤，并定期批量進(jìn)行抽樣校驗工作，抽樣校驗的標(biāo)準(zhǔn)為每卷50%，并將形成的錯情記錄下來加以說明，以便備查。

2．6．3 圖像文件和目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

圖像文件命名和目錄數(shù)據(jù)庫中命名一致，認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份檔案的檔號是否相同，再應(yīng)用統(tǒng)一研發(fā)電子數(shù)據(jù)質(zhì)檢管理系統(tǒng)，對目錄數(shù)據(jù)和圖像文件進(jìn)行全面檢測，通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，對不一致提示信息逐一校對原始檔案，逐條修改，確保圖像文件命名與圖像內(nèi)容一致正確。

2．7 文書檔案圖像掛接

經(jīng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢合格后，就可以在專業(yè)檔案管理軟件中對目錄數(shù)據(jù)庫和圖像數(shù)據(jù)庫進(jìn)行一對一掛接，目錄數(shù)據(jù)與圖像數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)檔案查閱時不僅能查看檔案的目錄信息也能及時查看檔案的原文信息。

2．8 數(shù)據(jù)成品存儲備份

對于經(jīng)過檔案前處理、目錄著錄、檔案掃描、圖像優(yōu)化、質(zhì)量檢查后最后形成符合行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定和要求的最終數(shù)據(jù)。需要對成品數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲備份，可采用兩種存儲介質(zhì)進(jìn)行存儲備份，一是數(shù)據(jù)硬盤存儲備份;二是根據(jù)交接清單提交規(guī)范編目的成品圖像數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)，并應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的索尼單盒裝DVD光盤或國際檔案級JVC光盤一式3套進(jìn)行刻錄存儲。對于檔案目錄數(shù)據(jù)和圖像數(shù)據(jù)的刻錄，同一檔案不跨越兩張光盤(同一案卷和同一份檔案頁數(shù)都需在同一DVD片內(nèi))。光盤表面標(biāo)示光盤片編號，注明光盤內(nèi)目錄索引信息。

3 質(zhì)量檢查中出現(xiàn)的問題及處理方法

3．1 掃描頁數(shù)不符問題

在檔案掃描前期處理中，會統(tǒng)計出該文件需掃描的頁數(shù)，并登記在紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表上。在實際掃描時，掃出來的圖像頁數(shù)與前處理統(tǒng)計的頁數(shù)不符時，前處理人員進(jìn)行重新統(tǒng)計，掃描人員也進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，確保統(tǒng)計數(shù)與實際掃描頁數(shù)相符。

3．2 掃描圖像質(zhì)量不符合要求

在檔案掃描工程中，由于人為、電腦、掃描儀等原因，出現(xiàn)掃描圖像的檔號、分辨率、方式、圖像質(zhì)量等錯誤問題，由質(zhì)檢人員進(jìn)行把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，一般由質(zhì)檢人員將其退回，掃描人員進(jìn)行重掃或補(bǔ)救措施，質(zhì)檢人員根據(jù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表和檔案原件進(jìn)行質(zhì)量檢量，并在檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)補(bǔ)錯流程單上把錯誤情況進(jìn)行登記，將該流程單退回給責(zé)任加工人員進(jìn)行補(bǔ)錯糾正工作。

4 文書檔案數(shù)字化成果應(yīng)用

隨著信息化時代的快速發(fā)展，文書檔案數(shù)字化，建立檔案數(shù)據(jù)庫查詢系統(tǒng)，能夠方便和快捷地實現(xiàn)檔案的歸檔、查詢、檢索、統(tǒng)計、盤點、開放及利用等功能，初步達(dá)到文書檔案信息化，檔案管理的自動化，并在一定程度上提高了檔案管理水平，又保護(hù)歷史紙質(zhì)原始文書檔案，提高文書檔案利用率和共享能力。

5 結(jié)語

通過完成文書檔案數(shù)字化加工處理，建立一套完整電子化文書檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字檔案一體化綜合管理，方便業(yè)務(wù)科研人員快速檢索查閱，為氣象業(yè)務(wù)和科研工作提供更好的服務(wù)，也為其它氣象檔案數(shù)字化的開展積累了豐富的經(jīng)驗。文書檔案數(shù)字化的實現(xiàn)，推進(jìn)了氣象信息化建設(shè)步伐，對最終實現(xiàn)檔案信息資源共享這一目標(biāo)起到重要作用，為早日實現(xiàn)浙江省氣象局?jǐn)?shù)字化檔案室(館)建設(shè)奠定了堅實數(shù)據(jù)與技術(shù)的基礎(chǔ)。

［1］ 理明．紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作指南［J］．浙江檔案，2007(2)：26-28．

［2］ 董雪雅，段廣力．淺談紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作流程［J］．陜西檔案，2005(6)：31-32．

［3］ 浙江省檔案局．檔案登記備份工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范匯編［S］．2011．

［4］ 浙江省檔案局．實用檔案工作手冊．2005．