安徽省高校體育檔案管理現狀調查與對策分析

魏建和，徐明友，周震宇

(安徽商貿職業技術學院 基礎部，安徽 蕪湖 241002)

2008年8月，由教育部、國家檔案局頒布的《高等學校檔案管理辦法》和2009年11月安徽省教育廳、安徽省檔案局頒布的《安徽省高等學校檔案管理實施辦法》對規范高等學校檔案工作，提高高校檔案管理水平起到積極的推動作用.高等學校體育檔案是高等學校檔案的重要組成部分.為了了解安徽省高校體育檔案的管理現狀，課題組在查閱大量文獻的基礎上設計調查問卷表，選擇省內72所高校(包括本科、高職院校)為調查對象，發放《安徽省高校體育檔案管理調查問卷表》72份，收回調查問卷71份，其中有效問卷65份.最后采用SPSS13.0統計軟件對問卷調查所獲得的數據進行統計分析.

1 安徽省高校體育檔案管理的現狀及調查研究

1.1 安徽省高校體育檔案的收集范圍分析

表1 安徽省高校體育檔案的收集范圍分析

分析：從統計結果來看，安徽高校在體育檔案的收集范圍上沒有一個規范、明確的收集范圍，這對于指導各高校開展體育檔案的收集工作十分不利.各高校在確定體育檔案的收集對象時，基本依據本校的主觀意志，缺乏科學性與應用性的思考.

1.2 安徽省高校體育檔案的收集時間分析

表2 安徽省高校體育檔案的收集時間分析

分析：從統計結果來看，體育檔案的收集時間沒有一個固定的時間要求，這使得體育檔案收集時間混亂，處于一種無序化的狀態，導致體育檔案的收集工作開展有較大的難度.

1.3 安徽省高校體育檔案的保管方式分析

表3 安徽省高校體育檔案的保管方式分析

分析：從統計結果來看，安徽高校體育檔案在管理上與我國檔案管理的“集中統一管理”的制度相違背.高校體育檔案的分散管理，囿于管理條件與認知水平的局限，不利于有永久保存價值的體育檔案的保護性管理，限制了體育檔案蘊含的價值的發揮，失去保管體育檔案的意義.

1.4 安徽省高校體育檔案庫房問題分析

表4 安徽省高校體育檔案庫房問題分析

分析：從統計結果來看，在高校體育檔案庫房的選擇上缺乏足夠的認知.庫房是存放檔案的空間場所(建筑物)，具備有符合《檔案館建筑設計規范》要求的庫房條件，使得體育檔案的規范化保管成為可能.

1.5 安徽省高校體育檔案管理人員分析

表5 安徽省高校體育檔案管理人員分析

分析：從統計結果來看，安徽高校體育檔案在管理人員的選擇上隨意性較大，這對于最大限度發揮體育檔案的價值產生消極的影響.其實檔案管理人員的自身素質對體育檔案的“實體秩序的維護”與“保護性管理”影響較大，同時也影響著體育檔案的提供利用方式與途徑的選擇.

1.6 安徽省高校體育檔案提供利用情況分析

表6 安徽省高校體育檔案提供利用情況分析

分析：從統計結果來看，在體育檔案的提供利用上各高校都比較重視，但是在利用對象的選擇上缺乏區別對待.

1.7 安徽省高校體育檔案提供利用的途徑(方法)分析

表7 安徽省高校體育檔案提供利用的途徑(方法)分析

分析：從統計結果來看，安徽高校體育檔案提供利用的途徑比較廣泛，但是在提供利用的針對性上考慮不足.安徽省高校體育檔案提供利用的途徑單一，滿足不了所有利用者的需求.40%的高校是直接提供體育檔案原件以滿足利用者需求，這不利于具有永久保存價值的體育檔案的保管.

1.8 安徽省高校體育檔案提供利用的方式分析

表8 安徽省高校體育檔案提供利用的方式分析

分析：從統計結果來看，安徽高校體育檔案提供利用方式比較單一，體育檔案的利用率較低，沒有充分發揮體育檔案在高校教學、科研上的作用，尤其沒能發揮高校體育檔案在建設特色高校校園文化中的作用.這種現象亟待改變.

1.9 安徽省高校體育檔案利用中的涉密問題處理分析

表9 安徽省高校體育檔案利用中的涉密問題處理分析

分析：從統計結果來看，安徽高校對于體育檔案利用中的保密問題75%高校認為沒有保密的必要，說明高校在提供利用體育檔案過程中缺乏足夠的保密意識.

1.10 安徽省高校體育檔案的信息開發工作分析

表10 安徽省高校體育檔案的信息開發工作分析

分析：從統計結果來看，對于如何開發體育檔案的價值各高校普遍不太重視，對體育檔案蘊含的潛在文化價值缺乏認知.

1.11 安徽省高校體育檔案的檢索(查找)方式分析

表11 安徽省高校體育檔案的檢索(查找)方式分析

分析：從統計結果來看，在體育檔案提供利用的關鍵環節上，多數高校忽略對檢索工具的編制，僅有少數高校采用了現代化的檢索方式.現代化的檢索方式能提高檢索的速度，滿足利用者對檢索效率的需求.

2 安徽省高校體育檔案管理面臨的問題

從上述統計數據分析來看，安徽省高校體育檔案在收集、保管、提供利用等體育檔案管理流程和體育檔案的信息化程度方面存在諸多現實問題.

2.1 檔案管理流程不規范

高等學校對文書檔案、會計檔案、人事檔案等檔案管理一直較為重視，體育檔案管理一直未納入檔案管理體系.各高校對于體育檔案管理較為隨意，沒有統一的規范程序，對于體育檔案保管內容主觀隨意性較大.目前，高校體育檔案反映為絕大多數大學生服務的體育檔案資料較少，這種高校體育檔案資料的偏向性很容易導致體育整體工作的偏向性.[1]

此外，在體育檔案整理中的分類標準不一致，使得體育檔案資料的交流難度增大.在體育檔案管理上不重視，如在資料的保管方式上多數由體育教研室自主保管.這種保管方式與我國檔案管理“集中統一、分級負責”的管理體制相違背，且體育教研室缺乏必要的檔案庫房與檔案管理人員，這些都不利于體育檔案的保管.在體育檔案的提供利用和編研上，重藏輕用，所以提供利用的服務意識不強，缺乏主動性與積極性.體育檔案的利用對象較狹窄，使得安徽高校體育檔案提供利用率較低.即使有主動提供利用的高校體育檔案管理部門，囿于條件的限制，不能滿足利用者的需求，許多珍貴的體育檔案資料無法發揮其應有的社會效用和經濟效益.

2.2 檔案利用中的涉密問題認知不清

依據高校體育工作實際情況,體育檔案內容包括體育管理、體育教學、體育科研、體育師資隊伍建設等資料.其中訓練與運動競賽、體育科研、體質健康調查等檔案涉及體育教學、科研中的保密事項，在體育檔案利用中要有嚴格規定，在提供利用時不能對所有利用者提供.在實際體育檔案利用中，由于制度不健全和體育檔案管理者的非專業性，這種保密意識十分薄弱，使得體育工作者在工作實踐中獲得的大量珍貴資料被不經意中流失，這不僅是對體育工作者辛苦努力的蔑視，同時一些泄密的體育檔案也可能對個人隱私造成傷害.

2.3 檔案信息化建設水平較低

檔案信息化是以網絡、計算機、信息技術為手段，以檔案資源為對象，以檔案工作為依托，以檔案管理學最新理論為指導，按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求，開展檔案收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程.[2]3高校體育檔案信息化建設中，管理者是否重視信息化建設是體育檔案信息化建設的前提條件，管理人員的信息化水平是體育檔案信息化建設的關鍵.目前高校體育檔案管理這二者都不具備，仍然處在手工操作的低水平、被動利用的管理狀況中.所以，體育檔案的信息化水平較低是目前體育檔案管理中的必然狀況.高校體育檔案的管理現狀，使它無法發揮在高校體育管理工作、體育教學、體育科研等方面的積極作用.

3 加強安徽省高校體育檔案管理的對策

3.1 構建高校體育檔案管理平臺

較為規范的檔案管理工作內容大體有8項：收集、整理、保管、檢索、提供利用、編研、鑒定和統計登記.除“鑒定”和“統計登記”之外的6項工作基本構成一個流程性的工作過程.[3]6在這6個環節中，沒有收集工作，體育檔案就失去來源；沒有整理，體育檔案就不成體系；沒有檢索工具，體育檔案就無法提供利用.在體育檔案的管理中要處理好各個環節任務，構建科學、合理的體育檔案管理平臺.

3.1.1 建立高校體育檔案歸檔制度

歸檔是指機關的文件處理部門或業務部門及文件的工作者，將工作、生產活動中形成并辦理完畢的文件，整理立卷，定期移交給本機關檔案室集中保存的活動過程.“歸檔”已成為黨和國家明文規定的一項制度，即歸檔制度.[3]6規范的體育檔案歸檔制度包括：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔案卷(保管單位)的質量要求、歸檔手續等內容.在正常的情況下，體育檔案的收集工作是通過執行一定的體育檔案歸檔制度來完成的.體育檔案歸檔范圍，明確了體育檔案收集對象；體育檔案歸檔時間，限制了體育檔案收集時間；體育檔案歸檔案卷質量要求與手續，規范了體育檔案收集對象及過程.建立、健全高校體育檔案的歸檔制度，可以使體育檔案得到有效地收集，為體育檔案的其他工作開展提供堅實的基礎.

3.1.2 重視高校體育檔案的保管

為了提高體育檔案的保管意識，體育檔案管理部門從思想上要提高認識，增強體育檔案保管意識，加大對體育檔案的管理投入.首先提供必要的體育檔案管理經費，應該把它作為高校經費預算的一部分；其次，提供體育檔案管理的專門庫房與相關設備；第三，配備專門的體育檔案管理人員，專門體育檔案管理人員能運用現代化的檔案管理技術及專業知識對體育檔案進行管理，滿足體育檔案的管理需求.

3.1.3 主動提供體育檔案滿足利用需求

收藏檔案的根本目的之一，就是滿足廣大檔案用戶對檔案信息資源的利用需求.[3]6高校體育檔案是高校體育實踐中產生的反映體育活動過程信息，記錄體育實踐活動收獲的一種原始的記錄，它是實施高校體育教學、體育科研和體育管理工作重要的資料來源.查閱已有的體育檔案，是獲取和繼承前人已經有的成果，吸取經驗教訓的有效途徑之一.受到傳統的“重藏輕用”檔案管理思想的影響，體育檔案的開發利用力度不大，只是停留在被動的“你要我查”的方式上，沒有把體育檔案的潛在價值最大限度的發揮出來.在體育檔案信息開發方式上應廣開思路，除了傳統的檔案閱覽服務、制發檔案復本及證明服務等被動提供利用方式外，還可以采用主動出擊的方式，如舉辦體育檔案展覽與陳列服務、編輯體育檔案文件匯編、編寫體育檔案參考資料等方式，滿足利用者對體育檔案利用的需求.

在檢索工具的編制上，不能只停留在傳統的紙質、手工的案卷目錄這一種檢索方式上，要結合科技發展與時代的要求，把計算機檢索方式逐步引入到體育檔案信息開發中來，滿足利用者快速查找的要求.

3.2 規范高校體育檔案利用中的涉密問題

2008年9月1日公布的由教育部和國家檔案局制定的《高等學校檔案管理辦法》和2010年1月1日公布的《安徽省高等學校檔案管理實施辦法》中都對高校檔案的利用和公布做出嚴格的規定.其中指出：涉及國家秘密的、涉及專利或者技術秘密的、涉及個人隱私的、檔案形成單位規定限制利用的，未經高等學校授權，其他任何組織或者個人無權公布學校檔案.在體育檔案的利用中作為體育檔案的管理者要具有保密意識的專業素質，在開展體育檔案利用中要建立、健全利用制度.查閱、摘錄、復制未開放的體育檔案，應當經機構負責人批準.涉及未公開的技術問題，應當經體育檔案形成者本人同意，必要時報請更高一級領導批準.需要利用的體育檔案涉及重大問題或國家秘密的，應經高校保密部門批準.

3.3 加大高校體育檔案的信息化建設力度

加快體育檔案的信息化建設是計算機和網絡技術的發展和廣泛應用的時代發展必然.在高校體育工作中產生的電子文件歸檔是體育檔案的原始記錄，只有通過網絡一體化系統及時歸檔，才能保證檔案的完整性、真實性.在加快體育檔案的信息化建設過程中，第一，必須具備必要的設備、技術、人員和資金支持.第二，從建立體育檔案計算機檢索系統,到建立計算機借閱管理系統,最后建立計算機統計系統以及體育檔案縮微化，需要各個部門的密切合作，共同開發.體育檔案的縮微化已成為檔案存儲的重要發展方向,不僅能解決檔案信息存儲的空間問題,而且在計算機處理檔案信息工作中,能不斷擴大信息存儲量,提高檔案管理的自動化水平.[4]第三，加強體育檔案信息安全保障體系建設.在電子文件的形成、保管、利用等各個環節，體育檔案信息都有被更改、丟失的可能，因而可以采用在局域網、辦公網和因特網上傳輸非涉密電子信息，亦可以采用數據加密技術、訪問控制技術、身份認證技術等安全防護措施，對涉密的體育檔案信息一律不得上外網，以確保體育檔案信息系統的安全運轉.

體育檔案是體育工作實踐的原始記錄.規范的體育檔案管理可以充分發揮體育檔案在體育教學、體育科研和體育管理工作的潛在價值，推動高校體育工作積極、健康的向前發展.

參考文獻：

[1]陳國紅．高校體育檔案管理工作的現狀與對策[J].牡丹江師范學院學報：自然科學版，2006(4):57.

[2]薛四新,等．檔案信息化應用系統建設[M].北京：機械工業出版社，2005.

[3]鄧紹興,陳智為．檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，1996.

[4]楊曉蘭．如何做好高校體育檔案管理[J]. 內江科技,2008(8):12.