二級管理體制下研究生教務秘書工作探析

【摘要】研究生教務秘書在研究生學習科研活動中發揮著重要的作用，在我國研究生招生規模擴大的情況下，原有的研究生教務秘書管理模式已經很難適應新形式的需要，在實際工作中，研究生管理方面出現了一定的問題，主要包括研究生教務秘書工作制度不完善，責任分工模糊，心理壓力過大，專業化特征不明顯等。基于二級管理體制之下的研究生教務工作需要有新思維和新舉措，以教學二級學院為主體的研究生教務秘書工作應該呈現出符合實際需要的調整，以提高培養單位研究生教育教學質量。

【關鍵詞】教務管理 途徑 二級管理

研究生教育是我國學歷教育中最高級的階段，它承擔著為國家培養高層次專門人才的歷史重任，研究生培養質量直接決定著中央有關創新型國家的建設步伐，關系到我國經濟社會的可持續發展，可謂意義重大。近年來，隨著我國研究生教育規模的逐年擴大，研究生群體在數量上和構成方式上都產生了巨大的變化，隨之帶來的管理問題日益凸顯，作為研究生教育管理的直接參與者，各個培養單位的研究生教學秘書的工作壓力陡然增大，各種問題已相繼出現。管理問題若不能及時解決，勢必直接影響到研究生的學習和科研，進而使培養質量受到損失，可以說，研究生教學秘書工作的現狀已經到了必須加以認真對待的程度。本文旨在分析在二級培養單位中，研究生教學秘書工作狀況以及相關問題的解決措施，以此來促進研究生管理工作的規范化和科學化，全面提升培養單位中研究生管理工作的效率和服務水平。

一、現階段研究生教務管理工作呈現的問題

所謂研究生教務秘書，指的是在研究生教務管理工作中從事最基層、最基礎管理和服務工作的人員，他們承擔著研究生日常學習、科研、生活中各種事務性工作，其崗位工作具有很強的政策性、理論性、操作性，他們是研究生管理體系中最為不可或缺的人員。研究生教務秘書的工作對象是各級別各層次的研究生，這個群體具有與大學本科學生所不同的鮮明特點：研究生具有高智商性、生源構成的復雜性、分散性和獨立性。這些特點決定了研究生管理的難度。

研究生教務秘書分屬于各個二級學院，從現有招生體制來看。研究生的培養工作都是交由各個二級學院完成，二級學院的研究生教務秘書對本學院的全體研究生負責，不難想象，研究生教務秘書的工作量是巨大的，工作負擔是較為沉重的。在研究生招生規模擴大之后，研究生管理的模式并未發生根本性的調整，由此帶來的種種弊端和矛盾制約著培養單位的正常教育教學，筆者就教務秘書的工作，淺談如下幾個問題：

1.研究生教務秘書的責任和分工模糊

研究生教務秘書的工作瑣碎繁雜，常常面臨著巨大工作壓力。不容忽視的是。相當多的事務是由于責任分工不明確造成的。二級管理體制，必須明確各自的責任，學校、學院與專業導師需要各自厘清權責，教務秘書承擔的工作應由二級學院委派掌握，責任分工的盲目性往往造成管理環節的脫鉤和互相推諉。

2.研究生教務秘書的專業化程度有待提高

研究生教務秘書的選拔的標準尚不統一，由此造成了研究生秘書在專業化方面存在缺失。專業化包涵兩個方面：第一，作為教學的主體單位，二級學院有著明確的專業方向，研究生在專業知識領域有著深厚的儲備和積累，日常的教務管理工作無法避免地涉及到專業知識領域，而相當多的教務秘書在學歷層次和專業知識背景方面存在著一定程度的欠缺，直接影響到了工作的效率和質量。第二，作為管理者，研究生教務秘書必須具備較高管理水平和能力，較強的人際交往能力、溝通能力，熟練掌握計算機辦公設備，擁有一定程度的外語交流能力，可以說，教務秘書是一種綜合性的復合型人才，需要從業者有著全面的素質。值得注意的是，當前各個培養單位對于教務秘書人才的遴選缺乏統一的標準，隨意性很大，很多教務管理人員缺乏相應的技能和素質，造成了工作方法不得當。辦公效率低下等問題。

3.研究生教務秘書的心理問題

研究生教務秘書工作是極其瑣碎和細致的，每一項工作都直接關系到導師或研究生的切身利益，隨著各二級學院的研究生數量猛增，勞動強度逐漸增大，相當多的教務秘書都是年輕人，在這種高強度的負荷之下，很多人或多或少地出現諸如焦慮、煩躁、缺乏幸福感、悲觀等等不良情緒或心理問題。這些問題的出現應該引起我們的重視。

4.研究生教務秘書隊伍的不穩定

研究生教務秘書的流動性較大，人員更換頻繁，這種情況無疑給學院和學生的正常學習科研造成了不小的影響。建立穩定的研究生教務秘書隊伍是各個培養單位必須認真加以解決的棘手問題。

5.研究生教務工作的相關制度不健全

研究生教務管理工作是系統的復雜工程。這其中，研究生教務秘書承擔的責任十分重大。沒有制度作為規范，從人員遴選、到工作職責分配、到職工權益保障、工作職責范圍等等方面都需要明確、詳實的制度來規范和約束，做到有章可依、有章必依。制度建設的缺失是造成研究生教務工作諸多問題的核心和根源。

二、在二級管理體制下，破解研究生教務秘書工作瓶頸的途徑

1.制度建設是管理的前提和基礎

作為從事研究生管理工作的一線人員，研究生教務秘書的工作需要納入到整個二級學院正常的教育教學管理體制中來。制度建設是一切工作的保證。就研究生管理工作而言，需要明確學院各個職能部門的權責，做到分工明確，責任清晰。

針對研究生教務秘書工作制定的規章制度應該涵蓋人才引進、人才培養、崗位角色、管理人才隊伍建設等多領域和多角度，本著對學院負責對教學負責的態度，做到引進合適的人才，促進人才的可持續發展，確保教務秘書隊伍的穩定發展。

2.二級學院應適時開展對研究生教務秘書的專業化發展培訓

專業化發展培訓旨在不斷增強員工職業技術水平，使之適應新的需要。同時專業化發展也能促進員工最自身職業的認同感和成就感。研究生教務秘書的工作往往具有較強的專業背景，正如前文所述，這種專業背景來自于二級學院的學科領域以及作為管理者地相關專業技能。正如有學者所言，“基于研究生教學工作所處的環境及工作對象的特殊性，二級管理體制下的研究生教學秘書，不僅要系統掌握教學管理知識，還要熟悉學校關于教學管理的各項規章制度，不僅要熟悉掌握本部門的教學特點，還要了解相關部門的教學特點，不僅要具備較為扎實的現代教育學和現代管理科學知識，還要具備一定的哲學、系統科學、社會學、心理學知識，不僅要具備一定的計算機知識及其操作技能，還要在豐富教育管理工作理論體系的同時學習情感管理”。由此可見，教育教學發展的需要對研究生教務秘書的工作提出的更高的要求，終身學習和可持續性學習已經成為研究生管理工作者具備的素質。二級學院應該立足自身實際，根據自身對管理工作的要求對教務秘書進行有針對性的專業培訓，使之能夠不斷適應學院教學的需要，提高管理水平。

3.重視研究生教務秘書在工作中呈現的心理問題

研究生教務秘書的工作龐雜瑣碎，從業人員常常感到心理壓力巨大。由此帶來相當多的心理問題。在二級管理體制之下，學院應該適時對教學秘書的工作情況予以評估總結，對暴露出的各種問題進行分析和處理。職業性質的心理問題極其不利于員工的成長和發展，學院方面應該適時對教學秘書進行心理減壓輔導。例如以年輕人為主體。開展極限拓展訓練，增強員工之間的協作意識，增進彼此的互信感。適時對研究生教務秘書的工作進行微調。避免個人超負荷的工作。學院在生活方面對教務秘書多一份關心和理解，讓其充分感受到來自學院的信任和溫暖。

研究生教育要適應當前社會發展的需要，與此同時，研究生管理工作也要相應邁上新臺階。提高管理工作的效率，優化管理方法是二級管理體制之下研究生管理者需要思考的理論問題。作為一線管理人員，研究生教務秘書的職業有其神圣性，也非常艱巨，探索出研究生教務秘書工作改革新路是極其重要的。