加強(qiáng)廣電檔案信息化管理若干思考

隨著地方廣播電視臺不斷發(fā)展，廣播電視臺的檔案種類和

數(shù)量也日益增多。充分運用信息化技術(shù)推行檔案信息化管理，是提高廣播電視臺檔案規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化管理可持續(xù)發(fā)展的重要手段。

優(yōu)勢及作用

廣播電視臺檔案信息化管理是以信息技術(shù)為手段，以廣播電視臺檔案資源為對象，開展檔案收集、整理、保管、查詢、借用等現(xiàn)代信息化管理過程，其優(yōu)勢及作用：

提高工作效率。廣播電視臺每天產(chǎn)生的影像、文字、圖片、文書等信息資料，需要保存歸檔工作量大。以上海寶山電視臺為例，收集、整編、管理資料檔案，主要由檔案管理員手工操作，效率低，費時費力。實施檔案信息化管理后，管理員可輕點鼠標(biāo)在信息化管理平臺上操作，從繁雜的檔案整理工作中解脫出來，提高檔案管理工作效率。

提高存儲完整性。廣播電視臺是豐富的信息資源庫，其產(chǎn)生的檔案涉及各部門，檔案資料收集、保存環(huán)節(jié)多。例如，新聞部、專題部拍攝的影像資料移交總編室，由于部分采編人員檔案意識不強(qiáng)，往往不按時移交或資料備注殘缺，影響檔案歸檔的完整性。實行檔案信息化管理，只需將各類資料復(fù)制、復(fù)印，數(shù)據(jù)一次錄入計算機(jī)儲存、備份，可方便以后利用查找。

提高查借便捷性。傳統(tǒng)的檔案查閱、借閱很不便捷。比如調(diào)用廣播電視檔案時，檔案管理員先要從一本一本的目錄中找出所需的檔案編號，再到檔案資料庫房內(nèi)去查找。檔案管理實現(xiàn)信息化后，查閱檔案只要檢索出所需要的信息資料，可以方便地獲取；還可根據(jù)設(shè)置用戶開放權(quán)限，在檔案信息管理平臺上讓用戶看閱，十分簡便。

提高檔案的再利用價值。檔案重要功能在于查閱利用。廣播電視臺的新聞宣傳檔案，可利用價值較高。由于新聞影像、設(shè)備檔案等需反復(fù)查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給檔案資料的保管與利用帶來管理上的困擾。檔案管理實現(xiàn)信息化后，將原文件復(fù)制轉(zhuǎn)為電子文檔，存入信息資料庫，就可不必?fù)?dān)憂，反復(fù)利用。

由此可見，廣播電視臺加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與應(yīng)用，是完善廣播電視臺檔案存儲、降低檔案人員管理成本、提高查閱利用檔案效能的必由之路。

需要突破的難題

信息化技術(shù)在各行業(yè)、各領(lǐng)域正在廣泛應(yīng)用，不少地方廣播電視臺也在積極努力推廣應(yīng)用檔案信息化，但在推進(jìn)應(yīng)用過程中還存在著一些難題。

投入較少。地方廣播電視臺是傳媒單位，大部分地方臺對于廣播電視的宣傳設(shè)備、傳播技術(shù)的應(yīng)用較為重視，投入較多。但是，部分地方對于檔案信息化建設(shè)投入相對較少，影像、文書等檔案信息化管理的軟硬件設(shè)施落后，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化程度較低，防病毒、防攻擊、防篡改等安全防范設(shè)備不齊全，這些都直接影響了地方廣播電視臺檔案信息化建設(shè)與管理。

應(yīng)用率不高。一些地方廣播電視臺雖然建設(shè)了辦公業(yè)務(wù)網(wǎng)、新聞采編網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案管理平臺，但是存在著“重建設(shè)輕應(yīng)用”現(xiàn)象，對應(yīng)用信息化管理檔案意識淡薄，網(wǎng)上檔案管理平臺較多用于登記、編撰檔案文件目錄等事務(wù)，網(wǎng)上查詢、借閱等功能應(yīng)用率不高，削弱了檔案信息化建設(shè)與管理的效能。

多頭管理。廣播電視臺的檔案種類很多，有新聞、專題片影像檔案、文書檔案、財會檔案、人事檔案、設(shè)備檔案等，但各類檔案分屬各個業(yè)務(wù)部門管理。 由于沒有建立起一個完整的統(tǒng)籌管理檔案的體制，無法實現(xiàn)全臺信息數(shù)據(jù)共享，臺內(nèi)形成諸多部門分頭管理檔案的格局，不利于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、自動化和信息化。

人員素質(zhì)弱。由于部分編輯、記者對日益發(fā)展的信息化技術(shù)熟悉度不夠，操作應(yīng)用技能偏弱，在一定程度上影響了廣播電視檔案信息化管理。例如，在數(shù)據(jù)導(dǎo)入等應(yīng)用過程中，部分編輯缺乏檔案信息處理技能，對新聞影像資料有時忘記輸入關(guān)鍵詞，給信息資料的查詢、檢索、借閱、利用等帶來困難。

思考與建議

加強(qiáng)廣播電視臺檔案信息化建設(shè)與管理，是廣播電視信息化建設(shè)一項綜合工程，如何實現(xiàn)廣播電視檔案管理信息化？筆者認(rèn)為，應(yīng)著力在以下五方面下功夫：

增強(qiáng)責(zé)任意識。廣播電視臺拍攝的新聞、專題片，對于地區(qū)的經(jīng)濟(jì)、社會和文明建設(shè)具有較高的參考價值。廣播電視臺領(lǐng)導(dǎo)要樹立“檔案是信息資源”的理念，增強(qiáng)檔案信息化管理責(zé)任意識，克服“口頭上重視、實際上忽視，使用時重要、不用時次要”的觀念，將廣播電視檔案保管保存轉(zhuǎn)為主動開放服務(wù)，采取有力措施，加大對檔案信息化建設(shè)的投入，加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，配齊配全檔案信息化管理所需的各類設(shè)備，為檔案信息化建設(shè)與管理提供資金和物質(zhì)的保障。

總體規(guī)劃系統(tǒng)。地方廣播電視臺檔案信息化建設(shè)是項系統(tǒng)工程，不能盲目無序投資建設(shè)，應(yīng)重視總體規(guī)劃。在規(guī)劃中一定要遵循“先進(jìn)性、實用性、可行性、兼容性、共享性、可擴(kuò)性”等原則，將新聞片、專題片檔案、文書檔案、圖片檔案、設(shè)備檔案等，整合于全臺統(tǒng)一的綜合檔案信息管理平臺，新聞采編業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)與本臺辦公業(yè)務(wù)網(wǎng)、地方檔案局信息管理平臺等互通互聯(lián)，有利于檔案管理員從中采集、移交、存儲、查閱檔案信息，檔案信息管理平臺建設(shè)應(yīng)達(dá)到“好用、實用、易用”的要求，實現(xiàn)檔案信息收集、傳遞、存儲和提供利用的一體化。

加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。廣播電視臺要實現(xiàn)檔案信息化管理，關(guān)鍵在于抓好信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。一要建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)。廣播電視臺的檔案門類多，涉及多個部門，為保證檔案保管齊全完整、統(tǒng)一規(guī)范管理、查閱利用便捷，應(yīng)建設(shè)覆蓋全臺各部門的信息化共享管理平臺，實現(xiàn)全臺檔案數(shù)字化、資源共享化。二要建設(shè)檔案信息資源庫。如今信息時代，檔案管理不能滿足于收集、保管、保存，更重要的是用好已產(chǎn)生的信息資源。檔案信息資源數(shù)據(jù)庫是檔案信息化管理的重要基礎(chǔ)，應(yīng)當(dāng)重視做好檔案信息化管理系統(tǒng)中形成的電子文件的收集、歸檔，檔案目錄數(shù)據(jù)整理、錄入，使信息化建設(shè)與信息資源協(xié)調(diào)同步，可持續(xù)發(fā)展。

創(chuàng)建管理運維機(jī)制。加強(qiáng)管理體系和運行維護(hù)工作機(jī)制是推進(jìn)廣播電視臺檔案信息化管理的重要保障。檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現(xiàn)不是檔案一個部門的工作，也不是單靠幾個檔案、計算機(jī)技術(shù)人員就能實現(xiàn)的，它需要廣播電視臺各部門共同協(xié)作，因此必須創(chuàng)建檔案信息化管理工作運維機(jī)制和制度，做到有章可循。制定檔案信息化各項管理制度，其中應(yīng)包括建立和完善檔案收集整理制度，立卷歸檔制度，檔案鑒定銷毀制度，檔案保管、統(tǒng)計制度，檔案保密、利用制度，通過檔案工作制度化管理，推進(jìn)信息化管理應(yīng)用，確保檔案信息化管理的有序順暢。

提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。地方廣播電視臺實行檔案信息化管理，提升編輯、記者和檔案人員的檔案信息化管理業(yè)務(wù)素質(zhì)是關(guān)鍵。檔案信息化管理與應(yīng)用，不僅要求管理人員要有敬業(yè)精神、高度的工作責(zé)任感和求真務(wù)實的工作態(tài)度，又要有檔案信息化管理和計算機(jī)應(yīng)用操作技能。地方廣播電視臺要實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，應(yīng)有計劃地對有關(guān)編輯、記者和檔案人員進(jìn)行檔案、計算機(jī)、信息管理等多方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案信息化管理工作總結(jié)交流、業(yè)務(wù)能力考核，提升地方廣播電視臺檔案信息化管理水平。

（作者單位:上海市寶山區(qū)廣播電視臺）