基層單位舉辦檔案展覽存在的困難及對(duì)策

摘要：舉辦檔案展覽，是開(kāi)發(fā)利用檔案的有效形式。它以形象性、直觀性及廣泛性見(jiàn)長(zhǎng)，具有很強(qiáng)的宣傳教育作用。近幾年，各地綜合檔案館或?qū)I(yè)檔案館都競(jìng)相舉辦了各種展覽，效果顯著。而基層單位要想舉辦檔案展覽，還存在很多實(shí)際的困難。本文在分析基層單位存在的這些困難基礎(chǔ)上，通過(guò)總結(jié)多年的工作經(jīng)驗(yàn)，有針對(duì)性地提出了一些對(duì)策，比如明確展覽主題、合作辦展、網(wǎng)上展覽、展覽固化等建議。

關(guān)鍵詞：檔案展覽 基層單位 固化

舉辦檔案展覽，是開(kāi)發(fā)利用檔案的有效形式。它以形象、直觀及廣泛性等特點(diǎn)，具有很強(qiáng)的宣傳教育作用。近幾年來(lái)，我國(guó)各地檔案館都競(jìng)相舉辦了各種形式的檔案展覽，也都取得了很好的效果。相對(duì)于綜合檔案館舉辦的展覽，基層檔案部門(mén)舉辦的展覽規(guī)模就比較小，數(shù)量也相對(duì)比較少，難度也就比較大。但從檔案工作的角度來(lái)說(shuō)，檔案展覽不可缺少。為此，我在總結(jié)實(shí)際舉辦檔案展覽經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，從基層單位舉辦檔案展覽存在的困難出發(fā)，提供了一些可供借鑒的對(duì)策建議。

一、基層單位舉辦檔案展覽存在的實(shí)際困難

1．展品比較單一，收集難度大

舉辦檔案展覽，最基本的就是檔案展品。沒(méi)有展品的檔案就如無(wú)本之木，無(wú)源之水。而基層單位檔案室保存的檔案基本上僅限于本單位，收藏范圍小。而且根據(jù)《檔案法實(shí)施辦法》“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家檔案局關(guān)于檔案移交的規(guī)定，定期向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交檔案”的規(guī)定，年代久遠(yuǎn)的檔案基本已經(jīng)移交檔案館，原件參展非常困難。而展品真實(shí)、豐富是檔案展覽吸引觀眾參觀的重要因素，尤其是年代比較久遠(yuǎn)的歷史檔案。這是基層檔案部門(mén)舉辦展覽首先需要解決和考慮的問(wèn)題。

2．展覽形式單調(diào)

形式是展現(xiàn)內(nèi)容的方式，采用何種形式，將對(duì)檔案展覽產(chǎn)生直接的影響。歸納起來(lái)，檔案展覽的形式可以從主題、形態(tài)、載體、層級(jí)、受眾等方面進(jìn)行分類。從目前基層單位的檔案展覽來(lái)看，檔案展覽形式基本上都是固定展覽，從載體上主要是圖片展覽，從形式設(shè)計(jì)上主要是展板，比較單一，也影響了效果的發(fā)揮。

3．場(chǎng)地、空間有限，難以組織大型展覽

目前基層單位，檔案用房普遍比較緊張，一般都沒(méi)有專門(mén)的展覽用房或場(chǎng)所。舉辦檔案展覽基本上是在會(huì)議室、大堂或走廊等地方。空間不足，也無(wú)法保障展品安全。這也就直接導(dǎo)致了基層單位的檔案展覽多是通過(guò)圖片展板的形式進(jìn)行的。檔案原件、音視頻文件、實(shí)物檔案等也就無(wú)法展出，展覽效果也就大打折扣。

4．人力、經(jīng)費(fèi)緊張，檔案展覽的質(zhì)量不高

基層單位一般只設(shè)一名專職檔案員，其他都為兼職。檔案員不僅要完成日常的檔案收集、整理、提供利用等工作，還要指導(dǎo)形成部門(mén)做好檔案歸檔工作。在如此繁忙的工作中，舉辦檔案展覽只能是應(yīng)付，多是領(lǐng)導(dǎo)交待了任務(wù)，才開(kāi)始組織，自發(fā)的、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃的展覽比較少。這種缺乏規(guī)劃的展覽，就會(huì)導(dǎo)致低水平的重復(fù)辦展，費(fèi)時(shí)費(fèi)力但展覽質(zhì)量不高，難上規(guī)模和檔次。

二、基層單位舉辦好檔案展覽的幾點(diǎn)建議

1．準(zhǔn)確定位檔案展覽，尤其是要明確檔案展覽在組織發(fā)展中的重要作用

檔案展覽可以普及檔案知識(shí)，培養(yǎng)潛在檔案利用者，提高檔案意識(shí)；展示單位發(fā)展過(guò)程和單位的精神面貌、核心思想和工作，培養(yǎng)員工的組織情結(jié)；對(duì)外宣傳單位文化，展示單位形象。因此，舉辦檔案展覽不僅僅是檔案工作者或檔案部門(mén)的事，更多的是單位發(fā)展的問(wèn)題，需要從整個(gè)組織經(jīng)營(yíng)的高度規(guī)劃?rùn)n案展覽，將檔案展覽計(jì)劃列入全年組織發(fā)展規(guī)劃，從組織發(fā)展的需要出發(fā)，策劃舉辦檔案展覽。

2．確定檔案展覽的主題，明確面向的目標(biāo)群體

與綜合檔案館舉辦大型展覽面向社會(huì)公眾不同，基層單位的檔案展覽更多的是面向單位工作人員，面向單位的客戶等群體，目標(biāo)群體更加集中、具體。因此，檔案展覽的主題跟社會(huì)大型展覽相對(duì)會(huì)有所不同，基本上可以分為三類：其一，配合單位的重大活動(dòng)舉辦檔案展覽。例如，我院就在2001年“林巧稚誕辰一百周年”之際，與廈門(mén)、協(xié)和醫(yī)院聯(lián)合開(kāi)展紀(jì)念活動(dòng)，制作了12塊檔案展板，在院內(nèi)組織職工學(xué)習(xí)林巧稚大夫的醫(yī)德，弘揚(yáng)為患者服務(wù)的精神。其二，展示工作成就。2002年6月醫(yī)院新院開(kāi)院之際，我們?cè)O(shè)計(jì)制作了50塊圖文并茂的展板，展示了醫(yī)院過(guò)去的光榮歷史、現(xiàn)在的輝煌和未來(lái)的發(fā)展，起到了鼓舞職工奮發(fā)向上，再創(chuàng)佳績(jī)的作用。其三，常規(guī)性檔案史料展覽。例如，在建黨90周年之際，制作黨史展覽，輔以單位黨組織建設(shè)的發(fā)展?fàn)顩r等。

3．加強(qiáng)協(xié)作，廣泛開(kāi)展合作，提升展覽效果

上文已經(jīng)提到，基層單位的檔案展覽，展品少，展覽形式單調(diào)。要想改善這一現(xiàn)狀，就需要加強(qiáng)協(xié)作。首先，從展品來(lái)說(shuō)，需要多方征集，完整再現(xiàn)歷史。例如，我院舉辦的“紀(jì)念林巧稚誕辰一百周年展覽”，不僅查找我院早期的文件、照片，而且還到她早期工作、學(xué)習(xí)過(guò)的廈門(mén)、協(xié)和醫(yī)院等地方和單位查找，搜集到很多照片、文件，豐富了展覽內(nèi)容，真實(shí)再現(xiàn)了林巧稚院長(zhǎng)在我院的工作情況和其真情為患者服務(wù)的精神，極大地提升了醫(yī)護(hù)工作者的工作熱情。在重修《醫(yī)院簡(jiǎn)介》時(shí)，為了確保事件的準(zhǔn)確性，更是到北京市檔案館查找1959年的報(bào)刊，到北京市衛(wèi)生局查找早期的任命件。在編寫(xiě)院內(nèi)紀(jì)實(shí)書(shū)籍《攜手五十載》時(shí)，更是開(kāi)了許多座談會(huì)，將離退休老職工請(qǐng)回來(lái)，回憶醫(yī)院歷史，考證事件真實(shí)情況。

4．充分發(fā)揮新技術(shù)優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)場(chǎng)地、空間不足等問(wèn)題

在信息技術(shù)普及的今天，以電子形式、網(wǎng)絡(luò)形式和移動(dòng)形式為載體平臺(tái)的新型檔案展覽活動(dòng)運(yùn)作方式正在快速崛起，并成為一種時(shí)代潮流。相比傳統(tǒng)形式的檔案展覽，網(wǎng)上展覽不僅能夠節(jié)省成本，同時(shí)打破了時(shí)空上的限制，擴(kuò)大了受眾面。這也就要求舉辦網(wǎng)上展覽要精細(xì)、新穎，引人入勝。只有這樣，才能取得訪問(wèn)量大、點(diǎn)擊率高的效果。尤其是目前各單位都推行OA系統(tǒng)、在線辦公，為這一方式提供了基礎(chǔ)和便利條件。

5．固化展覽成果，延續(xù)檔案展覽

舉辦一次檔案展覽要花費(fèi)巨大的精力，展出眾多精品，不能僅僅是展出一段時(shí)間，就此消聲滅跡。因此，要采取多種形式，延續(xù)檔案展覽，將展覽成果深化、固化。（1）在展覽基礎(chǔ)上整理出版相關(guān)編研產(chǎn)品：將展覽內(nèi)容制成光盤(pán)、錄像帶等，在網(wǎng)上、電視上進(jìn)行廣泛的宣傳和交流。利用多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把展覽內(nèi)容放到網(wǎng)上，制成網(wǎng)絡(luò)展覽，進(jìn)行宣傳交流。（2）充分利用展覽，編制圖文并茂的宣傳圖冊(cè)，形成單位的名片。一個(gè)展覽辦成后，已積累了相當(dāng)?shù)乃夭模⒘肆己玫馁Y料基礎(chǔ)，可充分利用展覽的圖片和文字內(nèi)容，編制圖文并茂的宣傳圖冊(cè)。在客戶來(lái)訪時(shí)，作為一個(gè)小禮品贈(zèng)送給他們，不僅可以介紹宣傳組織文化，而且因其史料價(jià)值和珍貴程度，會(huì)使客戶感受到其受到的尊重，而增加合作機(jī)率。在我院2002年開(kāi)院之際，就設(shè)計(jì)并制作了題為《生命的搖籃》的光盤(pán)，在典禮上與《醫(yī)院簡(jiǎn)介》一起發(fā)給來(lái)賓，受到大家的一致好評(píng)。

6．將檔案展覽變成工作環(huán)境的一部分

檔案展覽通常來(lái)說(shuō)都需要大型的場(chǎng)地、空間，但是對(duì)于很多不具備這些條件的基層單位，我們就要合理利用單位的空間，用檔案展示來(lái)美化和填充工作環(huán)境。通過(guò)與裝修設(shè)計(jì)部門(mén)協(xié)商、策劃，選擇合適的檔案制作成展板、圖片等張貼在單位辦公樓走廊的兩側(cè)，將檔案實(shí)物放入展示柜，置于辦公樓的大廳或者會(huì)議室等，既傳播了檔案文化，又美化了辦公環(huán)境。在2009年五十年院慶時(shí)，我院在多功能廳特意辟出一個(gè)角落，作為展室，院慶后長(zhǎng)期展示，作為新職工崗前培訓(xùn)的一部分，便于他們了解醫(yī)院歷史，增加作為醫(yī)院一份子的光榮感。同時(shí)，醫(yī)院檔案室將醫(yī)院獲得的重要的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等陳列出來(lái)，增加職工的榮譽(yù)感。

綜上所述，舉辦檔案展覽不僅僅只是檔案開(kāi)發(fā)利用的一種形式，也是檢驗(yàn)檔案工作的一種方式。通過(guò)舉辦檔案展覽可以倒推檔案收集、整理、保管以及單位的主要業(yè)務(wù)工作。因此，基層單位一定要認(rèn)識(shí)到舉辦檔案展覽的重要性，克服萬(wàn)難，做好檔案展覽工作。

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作者單位：首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京婦產(chǎn)醫(yī)院