淺談檔案信息化建設

　　 隨著信息網絡化時代的到來，檔案作為一種信息資源也被納入到整個社會信息系統中。為迎接信息時代的挑戰，我們必須加快檔案建設的現代化步伐，建立健全檔案管理工作規范及標準，充分開發利用檔案信息，實現檔案信息資源共享，更好地為經濟建設和精神文明建設服務。
　　
　　一、檔案信息化的目的
　　
　　 檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，檔案信息化以豐富的、高標準的、高質量的檔案信息為開發、利用對象，是檔案信息網絡化發展的前提。
　　 檔案信息化建設的根本目的是實現檔案信息資源的社會共享，檔案信息資源共享體系建設是一個以檔案信息、資源庫建設為核心，以信息技術應用為手段，以網絡建設為基礎的系統工程。因此，立足共享，標準先行，逐步制訂統一標準，確保檔案信息化建設的有效性和持久性。
　　
　　二、檔案信息化建設的對策
　　
　　 檔案信息化建設是一項耗資巨大、復雜的系統工程，在開發的過程中應該堅持量力而行、循序漸進、實用有效的方式和方法。
　　 首先，明確目標，抓住機遇。檔案信息化建設需要有明確的指導思想和領導的重視和支持，需要檔案工作者腳踏實地的工作態度和不畏困難的精神，需要各個方面配合以及資金、技術的保證。檔案部門必須審時度勢，加強宣傳，提高各方面對檔案信息化建設的認識度，以檔案信息化建設的不斷進行來推動檔案工作的全面發展。
　　 其次，加強協調，統一建設。同一職能部門系統中的檔案部門工作既有特殊性，又有業務上的普遍性，對檔案管理軟件功能上的需求大同小異，在可能的條件下，應由同一職能部門系統的相關部門牽頭，推薦較成熟的檔案管理軟件，做到標準規范、統一，為今后系統內的聯網和信息資源共享奠定基礎。
　　 再次，重視培養，提高素質。要克服對設備、技術投資少，對人員培訓工作不夠支持，經費不足等困難。堅持每年都利用各級檔案部門的各種培訓、考察、調研，有計劃地組織相關人員進行學習，拓寬檔案工作人員的視野和知識面，改善知識結構，提高綜合服務能力。
　　 最后，加強檔案信息資源的開發。開發檔案信息資源是提高經濟效益，更好地為經濟建設服務的需要。企業作為經濟建設的主要戰場，要取得好的經濟效益，利用檔案信息進行決策，規劃組織經營、生產，對于現代化是必不可少的。只有開發利用檔案信息資源并同時把檔案信息與市場經濟有機的結合起來，才可能做出正確決策，才能有效地搞好綜合服務。
　　
　　三、檔案信息化建設的保障措施
　　
　　 加強與檔案信息化相關的政策規定標準體系的建設。檔案信息化的應用和發展離不開政策法規標準體系的支持，要逐步研究和完善發展相關政策法規標準。
　　 制定信息化標準體系，為檔案信息化建設奠定有利基礎。檔案信息化建設必須要在統一規劃的基礎上，采取統一的數據格式，統一的軟件程序，統一的技術標準，統一的工作規程。
　　 建立檔案信息資源數據庫，加強檔案信息資源建設。檔案業務工作信息化的前提是建立起資源配置合理，特色突出，利用方便的檔案信息資源數據庫。只有做好檔案信息化建設的基礎性工作，加快檔案數據庫建設，盡快形成數據規模，使計算機檢索系統實用化，才能把館藏檔案信息進一步深入開發出來，使檔案工作的服務水平和服務能力得到提高。
　　 進一步加強檔案信息基礎設施建設。檔案信息化基礎設施建設是檔案信息化建設以及各項檔案應用系統建設的基礎和前提，并制約著檔案信息化建設的發展水平，為此要進一步增強對檔案信息化建設的重視和支持，加大投入，購置設備。加強檔案信息安全保障體系建設。在加強檔案信息化建設的同時，應把檔案信息安全放在突出位置，確保管理系統和數據的安全、可靠，防止檔案信息失密、泄密和丟失。
　　 優化專業結構，加強人才隊伍建設。培養一批既懂檔案業務、又熟悉信息技術的復合型人才，建立復合型、多層次的專業隊伍，優化人員結構，這是進一步推動檔案信息化工作的人力保證。
　　
　　四、檔案信息化建設應注意的問題
　　
　　 制定計劃，避免重復建設。在信息化實施中，在極其有限的財力前提下，要深入調研，科學論證，制訂完善的工作計劃，將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位，避免出現各自為政，互不兼容，重復轉換等現象發生，盡可能避免資源的浪費，有計劃分步驟地分期實施。
　　 突出重點，提高工作效率。在進行數字化建設時，要以用戶的需求為導向，做到按“需”數字化，只有這樣才能突出重點，提高效率，增加效益。
　　 加強協作，確保建設順利。檔案信息化建設在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。無論是檔案人員或計算機技術人員，獨立完成這些項目都存在相當大的難度。因此，只有堅持協作的原則，加強與各部門的溝通協調與配合，主動爭取各級領導的支持和各部門的配合，才能保證這項工作在各階段的順利實施。
　　 注重實用，滿足利用需求。檔案信息化建設不僅在量，更在于質，在檔案信息化建設中，應堅持實用的原則。
　　 檔案信息化建設是一項長期、艱巨而又繁瑣的工作，涉及到檔案工作的方方面面，檔案工作者要充分認識檔案信息化建設的重大意義，提高檔案管理人員素質，加強部門間合作，有計劃分步驟組織實施，加快推進檔案信息化建設步伐，促進檔案工作邁向新的臺階，為新時期檔案事業的發展做出新的貢獻。