人事檔案社會化管理初探

　　近年來我國人事制度改革逐步深入，人與人之間的地域區別和身份區別逐漸得到消除，人才屬于單位的這種觀念也逐漸淡化。現在真正有權利對人力資源進行支配的是人力資源主體，他們極力想掌控自身的命運，所以與以往相比人才將會出現頻繁的流動。但是目前實行的人事檔案管理制度使得人才非常依賴單位，只要單位不把檔案放出，他們就難以流動，這樣就限制了人才流動的頻率。很明顯，如果能改善當前的人事制度改革對其進行社會化管理，就會對人才流動起到推動作用。最主要的方法是把目前基層單位實行的人事管理格局廢除掉，一些企事業單位的人事檔案讓當地人才服務機構來負責，進行統一管理。這樣一來就切斷了用人單位不放檔的可能，有利于促進人才流動。
　　一、人檔分離的成因剖析
　　1.檔案作用的逐漸弱化
　　人檔分離的一個十分重要的原因是現在檔案的很多作用正趨向弱化。以前，一些行政或管理職能都依附于檔案中，比如結婚、升遷、考學等都跟檔案有密切的關系。隨著我國改革開放的不斷深入，人事制度也隨之改革，這些非檔案的作用已慢慢趨向弱化，以前跟檔案有很大關系的東西現在已經不太依附在檔案里。近年來非公有制經濟在國民經濟中占的比例越來越高，外資和私營企業在進行招聘時只需把自己的個人資料交給他們就行了，比如畢業證、資格證、獲獎證等各種證的復印件。但是應聘人員必須把自身的檔案交由人才市場管理，人才之間的激烈競爭更強化了“人檔分離”這一行為。
　　2.人事檔案自身的“缺陷”是主要原因
　　缺乏有效的信息，沒辦法使招聘企業的需求得到滿足。人事檔案必須保證其真實性和全面性。但是目前的檔案資料內容十分空洞，一般都是對個人經歷的記錄，包括入團入黨、家庭狀況和獎罰情況等等，而對于招聘人員的一些特長、心理狀況、性格等實際情況卻很少描述。人事檔案每份都應該獨具特色，而不是千篇一律，現在的人事檔案就存在這種格調相同，每個人的長短處一致的情況，缺乏特色，也沒有對具體事例的詳細分析，就是單純的評價招聘人員的綜合素質，因此在人事檔案里很難看出一個人真正的特點與特長。提供的信息缺乏真實性，使得人事檔案的可信度大打折扣。第一，因為沒有完善的監督機制，在填寫檔案時，有的人動機不純，沒有認真的填寫自己的真實資料，真假參半甚至完全弄虛作假；有的帶著個人感情給他人寫評價；也有的為了對某人進行報復，故意歪曲事實等等。第二，管理檔案的人員素質有高有低，不能很好的甄別入檔資料，更有甚者索性丟在一邊看都不看，因此讓那些假證件、假文憑成了漏網之魚，順順利利的進入了個人檔案。此外，因為技術和設施的限制，有時候檔案會在加工存儲過程中丟失或缺損，也降低了人事檔案的真實性和完整性。
　　3.人檔分離是人事檔案社會化管理的發展方向
　　如今社會主義市場經濟發展得越來越好，我國的經濟成分也趨向多元化，所以對人力資源進行優化配置也要隨之完善并形成完善的體系。如今對“人檔分離”進行管理已經成為企事業單位、人才本身以及國家的共同需要，對“人檔分離”進行管理，讓人事檔案成為人才捍衛自身權利的工具，這樣國家也可以據其對人才進行宏觀調控，而且用人單位也不能再對人才流動進行限制了。以人事代理的合法方式來管理人事檔案，不僅可以讓員工免除后顧之憂，保證其根本利益，而且也減輕了用人單位的負擔。也就是說，在國家發展的新形勢下把“人檔分離”納入法制軌道，在一定程度上可以看出人事檔案管理的社會化程度，即“人檔分離”是人事檔案管理社會化的一個重要表現。
　　二、當前“人檔分離”社會化管理存在的問題
　　1.人事檔案管理缺乏規范性
　　目前不僅地區的人才服務中心能夠寄存檔案，勞動部門的職介中心，企事業人才服務中心等也可以承擔存放檔案的責任。由于管理權責不明確，經常會出現很多漏洞和問題。很多人在急需自己的檔案時，去很多人才機構找檔案也找不到，給個人帶來很多麻煩。這是由于這些人才服務中心辦事不認真，程序不嚴謹造成的，他們只跟用人單位簽訂了協議，但跟個人并沒有正規的協議。假如用人單位換了存檔機構，并沒有通知個人，也有人事變遷交接不清的情況，都會使人事檔案遺失。有些人怕出現這種情況干脆不把檔案交給存檔機構，這種行為完全有悖于檔案管理制度。
　　2.有損個人利益
　　根據相關規定，個人把自己的人事檔案交由各級政府的人才流動服務機構管理的話，他們的權益以及應得的一些社會政治地位和待遇都會得到保護，比如保留自己原來的身份，按照國家規定進行檔案工資的提升，此外還有對員工進行轉正定級、對職業資格進行評定、出國政審、處理黨團關系、辦理社會保險、對個人證件進行年審、開與檔案有關的證明等。假如流動人員不遵守規定把人事檔案放錯了機構，人事部門就不會承認流動人員的原有身份，這樣一來肯定對他自身的利益有很大影響，上述待遇也就會沒有保障。
　　3.不利于用人單位對人才的考察
　　對于企事業單位來講，人事檔案是他們對人才進行考察和任用的基本依據。因為缺乏真實全面的人事檔案，單憑個人對自己的描述單位很難準確掌握人才以前的成長以及專業技能，因此也就很難準確的評價人才，給用人單位引進人才帶來風險。更有甚者，還有可能引發糾紛。
　　三、加強“人檔分離”社會化管理模式的幾點建議
　　“人檔分離”使得人跟自己檔案的距離變遠了，然而卻把兩者的關系拉近了。對“人檔分離”進行社會化管理使人事檔案的服務功能更加明顯，彰顯了以人為本的原則。這種模式要求對人事檔案進行管理一定得從下面這幾個方面進行改善：
　　1.加強檔案信息真實有用性
　　過去的人事檔案具有很強的政治色彩，直到現在還有以“階級斗爭為綱”的味道。“政審”就是一項十分重要的內容，個人出身、與社會的各種關系、對個人思想的鑒定以及個人平常的政治表現和組織上給的評論等方面都很重要。從唯物主義的觀點來看，上述這些內容跟人員自己的才能關系不大，一些是個人隱私，還有的就是不固定的東西，而且通常還會帶有一些偏見性的東西，不能把它當做考察人才的唯一憑據，所以上述那些東西早就可以不在歷史舞臺上發揮作用了。但是那些與人才的成長和發展有關的資料，比如個人的受教育狀況、各種資格證書、職稱評定和個人以前承擔職務的情況、獲獎級別的記錄、個人是否有良好的信用等都應該保證其真實性。
　　2.加強人事檔案的開放式管理
　　由于一些管理和政治歷史的影響，使得人事檔案具有機要性質。人跟自己的檔案雖然一輩子都密切相關，但又不能直接見面，肯定會產生很多缺點。事實上，只要人事檔案不再有上文中提到的一些政治性的內容，也就沒有必要再保密了。現在我國公民的人事檔案關系到人才的未來發展，也關系到社會人力資源信息儲備，因此它屬于一種公共信息。檔案的信息來源比較開放，是很多權威部門提供的，比較權威，也很科學。在獲取檔案信息時也要秉承開放性的模式，個人擁有查看自己檔案記錄的權利，并可以索要有關的證明，如果發現錯誤記錄也可以要求對其進行改正；企事業單位如果想要查閱個人的檔案信息要經過必要的手續。檔案管理的最終目的是為了讓社會各方面更好的對其進行利用，但是也要有利于人事檔案的管理。
　　3.加強人事檔案管理的信息化水平
　　把人事檔案交給公共管理機構進行集中統一管理是一項非常巨大的工程，一定得運用數字信息化的方法對其進行管理，只有這樣，才可以做到既拉近了的人與檔案的關系，又實現了人檔分離，不僅能很好的發揮人事檔案對人才發展的重要作用，又不至于像以前一樣束縛人才流動。在人事檔案信息化管理下，為了防止公民檔案信息被非法利用，公民可以跟管理人事檔案的機構簽協議，對個人檔案進行約定服務，比如對人事檔案進行保密服務以及限制利用和授權使用服務等。現在的信息技術十分發達，對人事檔案進行數字化管理已經不算什么難事，但是還要有創新精神，擺脫傳統思想的束縛。筆者認為，對人事檔案實行社會信息化的管理模式適應了社會主義市場經濟發展的必然要求，對人事檔案管理進行改革是適應時代潮流的表現。