淺析高校學生檔案管理

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A 文章編號：1008-925X(2011)05-0019-02

摘要：本文立足高校學生檔案管理工作的現狀分析，提出改革措施，強調重視學生檔案管理工作的重要意義，來促進高校學生檔案管理工作的進步與發展。

關鍵詞：高校學生檔案管理 現狀分析 改革措施 深遠意義

檔案，即指直接形成的原始文獻，是對歷史真實面貌的再現，具有重要的還原性和記錄性。高校學生檔案是針對大學生在校期間德智體美等方面的真實記錄，是大學生學生生涯中不可或缺的憑證，是繼學校之后學生服務部門對學生選拔、任用、考核的主要依據。大學生檔案內容主要包括畢業生政治表現、學習成績、個人特長、以及在校獎懲等情況的綜合記錄。因此，做好畢業生的檔案管理工作，是高校學生管理工作者義不容辭的責任。

關于學生檔案管理工作，相關職能部門并未出臺相關標準和統一模式，因此，探討具有高校特色的檔案管理模式，切實做好高校學生檔案管理工作，讓檔案物有所值、物盡其用，具有重要的理論意義和現實意義。

一、學生檔案管理現狀分析

學生檔案是衡量畢業生綜合素質的重要指標，就目前高校學生檔案管理狀況來說，有以下特點：

1、檔案管理缺乏統一指標

1996年，中組部下發《干部人事檔案材料收集歸檔規定》。2009年7月，為進一步加強干部人事檔案材料收集歸檔工作，充實、完善干部人事檔案內容，中組部頒布修訂后的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》。這一條例，成為目前高校學生檔案管理部門的惟一參考標準。由于缺乏符合自身特點的管理制度和實施細則，高校檔案管理在操作過程中不可避免地出現不規范的現象，如收集工作流于形式，更新工作被動滯后，歸檔工作機械操作等，直接影響了學生檔案工作的嚴肅性和縝密性，降低了工作質量。

首先是學生檔案材料不完備。學生檔案，主要包括學生在校期間生成的一系列相關檔案，包括入黨入團材料、學籍材料、獎懲材料、成績材料、鑒定材料、學位授予材料等。統一管理標準的缺位，導致學生檔案材料不完備的現象常有發生，給下一級檔案管理機構工作帶來不便。同時，學生檔案內容單一，僅僅是學生在校的成績材料。這些單純的紙張，未能展現畢業生真實全面的情況，使工作單位了解畢業生遭遇瓶頸。

其次是學生檔案材料規格不統一。科技的進步，為學生檔案管理形式多樣化提供可能，學生檔案已從單一的紙質檔案形式發展為多樣化的檔案形式，紙質與電子檔案并存。電子檔案的加入，為檔案管理工作注入新的血液，同時，兩類檔案在信息分配上的重復或缺失、學生檔案無法統一辨識，都給學生檔案管理工作帶來不便。同時，高校畢業生人數的不斷增長，加重了檔案管理的工作量，不免造成學生檔案出現材料不齊或檔案混淆的現象。這類問題一旦出現，只有等到相關畢業生在檔案交接過程中才能發現，導致不得不返回原檔案管理單位，追溯歸檔管理的過程，重新整理匹配錯誤的檔案內容，導致了重復工作。

2、檔案管理缺乏責任意識

當前，高校學生檔案大多為輔導員兼職管理。由于輔導員并未接受檔案專業培訓，工作起來捉襟見肘，從客觀上影響了高校檔案管理工作的順利進行，降低了管理質量，制約了檔案管理有序開展。同時，高校檔案管理主體認識程度不深，從主觀上制約大學生檔案管理和建設。由于在檔案管理方面的薄弱意識，沒有認識學生檔案管理工作的重要性，是造成高校檔案管理工作混亂的原因之一。

3、檔案管理缺乏創新意識。

目前，高校檔案管理方式僅限于人工操作，呈現工作運轉慢、效率低的問題，不適應信息時代的要求。當今社會，人力資源管理是信息化革命的重要組成部分，高校學生檔案是人力資源不可或缺的內容一致。因此，高校學生檔案管理的信息化是社會發展和教育發展的必然要求。實現檔案管理現代化，重要材料及時歸檔，建成完備的檔案信息數據庫，是高校學生檔案管理的目標，為學生就業提供機會，為招聘單位提供服務。

二、學生檔案管理改革措施

1、更新觀念，提高認識

目前，高校學生管理部門工作理念已逐漸由“管理者”向“服務者”角色轉變。相應地，高校學生檔案工作也要樹立服務意識，堅持學生之事無小事，堅持以學生利益為本，從學生角度出發，由被動管理向主動服務轉變，才能更好地服務學生，服務教育。同時加強宣傳教育力度，提高學生自身對檔案重要性的認識，樹立重視個人檔案，保護自身利益的觀念，明確學生檔案并非可有可無，而對就業有著重要影響。通過輔導員引導學生提高檔案意識，重視檔案價值；通過工齡計算等環節宣傳學生檔案的價值，讓學生認識到其檔案自身權益息息相關。

同時，搞好學生檔案工作，不是學生管理部門的孤軍奮戰，必須加強學校其他部門對檔案工作的領導與支持，將其納入相關職能部門管理范圍內，使檔案工作成為高校管理工作的重要組成部分。利用各種機會加大宣傳檔案管理工作的重要性，樹立正確的檔案觀念，糾正以往在管理工作存在偏見和誤解。

2、規范管理，創新模式

學生檔案需要科學規范化管理。第一，對高考入學接收到的學生檔案應重新整理，整合有用的資料，進行編碼，撰寫目錄，整理裝袋。在學生在校學習過程中要加強收集工作，完善檔案內容，及時收集學生的獲獎材料，才能客觀地反映學生的綜合素質水準，提高檔案的利用價值。第二，將所有學生檔案按照人員學號、專業、姓名等統一編號，并建立多種檢索方式，以便查找與利用。高校可以基于自身的實際情況，開發相關的學生管理系統，根據學生的基本情況，將學生的個人信息資料錄入計算機。輔導員日常管理中可運用計算機對學生信息進行查詢和管理。同時，用人單位來校政審學生時，現代化的設備可以及時提供學生準確地信息資料，能大大提高工作效率。第三，增強創新意識，建立內容全面豐富的學生檔案。學生檔案不僅僅是在校期間簡單的數字反映，而是學生的自身價值、努力過程、素質水平的反映。更新這方面的檔案，能使使學生明確自身的發展趨勢，了解自己的優勢，克服和改進不足之處，從而不能提高自身的能力與素質。

3、增強監督，加大培訓

定期舉辦相關講座，宣傳學生檔案管理的重要性，這有利于提高學生檔案管理工作者對檔案工作的認識。同時，定期對學生檔案進行檢查，有利于督促檔案管理工作者及時進行歸檔，查漏補缺，提高學生檔案的利用率。此外，定期進行業務培訓，是提高學生檔案管理工作者業務素質的重要途徑。除了通過各類培訓來提升業務素質外，學生檔案管理工作者應主動加強自身學習，加強自身的基本的職業素養和業務知識。不斷增強創新意識，更新傳統的檔案管理方式，結合工作實際，全面收集能夠客觀反映學生成長的材料，并將收集領域拓寬至學生心理、信用、個性和特長等方面，使檔案形象、客觀地反映學生的綜合素質與現實表現。

三、學生檔案管理深遠意義

高校學生檔案是入學前的高中檔案，包括學生的中學學籍檔案以及高考成績、體檢表、黨團組織關系等大學生入學材料和學生在校期間思想政治、學生生活、知識技能、行為和規范、家庭狀況等方面的信息組成，是大學生由學校走向社會的登記表。同時，學生檔案是用人單位了解學生既往狀況的重要依據，尤其是公務員、政府機關、事業單位以及考研錄取過程中，對學生檔案進行政審是必不可少的環節。

首先，學生檔案是選拔人才的參照標準。檔案材料全面地記載了學生的學習情況、社會活動情況、身體健康狀況和思想動態表現等方面的成長軌跡。學生是高校的產品，在就業逐步市場化的大背景下，檔案材料搭建學生與企業雙向選擇之間的橋梁。其次，學生檔案是高校管理水平的衡量指標。一份檔案的嚴謹程度，代表著高校檔案管理工作的形象。檔案管理是否規范，折射出高校檔案機構建設、制度建設、人才隊伍建設和信息化建設的水平。對于學生來說，檔案管理是否妥當，關系著學生的前途與命運：對于用人單位來說，檔案材料的全面能使錄入人才事半功倍：對于高校自身來說，一份份檔案就是高校自身積累的無形資產。因此，學生檔案在學生人生中有著舉足輕重的作用。

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