淺談園林綠化工程檔案的有效管理

中圖分類號：S6 文獻標識碼：A 文章編號：1008-925X(2011)05-0196-02

摘要：園林綠化工程檔案是城建檔案工作的重要環節，本文從園林綠化工程特性出發，分析了園林綠化工程檔案的重要性，提出了一些加強園林綠化工程檔案管理的對策，希望能起到拋磚引玉的作用。

關鍵詞：園林綠化 工程檔案 管理 控制 特性 重要

園林綠化工程檔案是城市建設檔案的重要組成部分，管理好園林綠化檔案，對提高城市品位，促進城市建設事業的發展具有重要的意義。因此，我們必須把握住園林綠化工程檔案的特點，認真做好城市園林檔案的建立與管理工作，使城市園林檔案更好地為城市建設及人們的生活服務。

一、園林綠化工程檔案的特性

(一)園林綠化工程檔案的復雜性與多樣性

園林綠化工程是通過人工構筑手段加以組合的具有樹木、山水、建筑結構和多樣功能的空間藝術實體。多涉及到給排水工程、水景工程、綠化工程、建筑物工程等，需要多部門、多行業的共同協作。其形成的檔案部門多、種類多；工程施工交叉復雜；各自材料既有重疊、又各自一體，最終形成龐大復雜的資料。

(二)園林綠化工程檔案的多變性

園林綠化工程隨意性強、可塑性大。園林綠化工程為做到自然、新奇與協調，突出園林景觀藝術的觀賞性，建筑者常常即興發揮，使園林綠化工程組合千變萬化。園林綠化工程檔案是隨著工程的改變而變化，工程的多變性，決定了檔案的多變性。檔案只有達到很強的實時性和準確完整性，才能真正發揮好作用，避免造成建設和維修的失誤和損失。

(三)園林綠化工程檔案的社會性與開放性

園林綠化工程是一項公共事業，是提高人們生活質量、造福于人民的公共事業，園林綠化工程是隨著經濟的發展和社會的需求而不斷提高的，并顯現出大規模地高速增長態勢，這就決定了園林綠化工程檔案的社會性和開放性。因此，唯有準確收集、整理、歸檔，保存歷史的真實記錄，才能得到永久的開放和保存、綠化檔案的重要作用。

二、園林綠化工程的重要性

(一)有利于整體綠化規劃的制定

搞好綠化工程，是創造人們優美生活環境的重要組成部分。搞好園林綠化是一項一直以來的課題，但一直收效甚微。而建立和加強綠化檔案管理，則會大大扭轉這種局面，各級人民政府就可以根據綠化檔案的內容編制出與本地城鄉發展相適應的總體綠化規劃。應該利用好現有水系、山川、植被和歷史文化遺址等自然人文條件，建立生態園林，合理地設置公共綠地、居住區綠地、防護綠地、生產綠地和風景林地等的總體規劃，并根據這一總體規劃編制年度實施計劃，落實到有關單位和地塊，確保計劃的順利實施。

(二)有利于綠化建設與保護

加強綠化檔案的建立與管理，就可以有效地防止以往那種年年植樹不見林，年年綠化不見綠的低水平重復的惡性循環，收到事半功倍的效果。因為有了綠化檔案，就可以實際考核各級人民政府領導任期綠化目標責任制和年度綠化任務完成情況：各有關單位是否按照規范化、標準化、科學化完成了綠化工程項目：有關行政主管部門對綠化工作和破壞綠化的行為是否依照有關法律法規認真履行了自己的職責等等。

(三)有利于園林科技生產活動

園林生產建設和園林科研設計活動要想“多、快、好、省”地進行研究設計，必須吸取借鑒已有的科技成果，而園林檔案就是不可缺少的憑證和參數。結合檔案所提供的經驗和教訓，在綠化植物保護工作中，依據檔案做到有的放矢、游刃有余的開展工作，可以取得事半功倍的效果。

三、園林綠化工程檔案的管理

(一)加強工程開工前檔案的收集工作是做好管理的前提條件

建立檔案文件材料的收集工作是做好園林綠化工程檔案材料收集工作的前提條件。工程項目一開工，就應該設立工程負責人分管檔案工作，并協調好專、兼職檔案人員與相關部門的工作關系，及時解決收集工作中出現的新情況、新問題。

首先，要建立收集制度。園林綠化部門在不同季節，結束一項或告一段落工作活動后，應按程序規定對形成的材料進行科學篩選和系統整理，向檔案部門移交，檔案部門經過清點，辦理接收手續。

其次，要確定檔案收集渠道和收集內容。要同生產計劃部門配合，了解對工作的安排，便于有計劃、有目標地及時主動地做好檔案的收集。要抓住重要環節和關鍵階段，根據工作活動定出內容，確定好步驟，實行多方式多渠道結合收集。一是對應形成的檔案文件沒有及時歸檔的，要主動上門索要。二是定期進行階段性文件材料的清理工作，及時追補、整理歸檔。三是建立園林綠化工程建設單位、設計單位、施工單位的有機聯系，形成設計單位、建設單位、施工的信息反饋網絡，確保檔案文件材料的系統、準確、齊全和完整。

最后，要擴大信息源。要加大城市園林檔案及相關信息的收集力度，為增強、擴展服務功能提供保障。城市園林檔案部門可利用計算機網絡技術與社會公共信息建立互聯互通關系，增強信息采集能力、加工能力，不僅能為廣大用戶提供城市園林歷史檔案，而且能提供綜合城市園林信息：

(二)加強過程控制是保證園林工程資料真實有效的最好措施

園林綠化工程檔案管理人員，要隨時與工程技術人員聯系，做到邊施工邊收集管理。

第一，抓好工程開工報告。開工報告是施工單位進場后提交給建設、監理單位的開工申請。各分項工程開工前還須提交分項工程開工報告，收到回復后開始施工。該資料是工程序列要求的環節，按規定內容填寫即可。

第二，重視工程原材料質檢、實驗資料。包括本合同段綠化工程所需苗木檢疫、檢驗證明：原材料及構件出廠證明、質量鑒定報告：原材料實驗報告等資料。該資料不僅是原材料進場的前提，還將附在分項計量資料上，否則監理方有權不與計量。

第三，注重工程原始資料。該資料是施工單位記錄施工數據的原始資料，是計量的基礎數據。包括測量數據、栽植數據、隱蔽工程記錄資料等。由于綠化工程是綜合類工程，涵蓋許多分項施工內容，涉及各獨立專業的數據資料均要按相關專業標準記錄整理。

第四，加強對施工過程中形成的設計變更、修改文件的管理。在施工安裝過程中，經常出現設計變更，需要對設計文件進行必要的修改和補充。因此，設計單位必須重視對設計變更、修改、補充文件材料的管理，嚴格審批手續，建立健全設計變更、修改、補充制度。要做好設計變更文件材料與該工程技術文件材料的配套整理，使工程設計檔案既反映工程設計活動的歷史狀況，又反映施工安裝過程中變更修改的現實狀況，確保檔案的準確完整。

第五，計量資料不容忽視。一般以工程量確認單的形式記錄工程量。依據原始數據記錄，分項計算并填寫工程量確認單(必要時附簡圖說明)，由監理、審計單位審核簽字后作為結算依據。該資料就是將原始記錄以統一的格式量化作數字，便于計算填寫結算資料，有規范可依，填寫較為簡單，但要確保不漏項，不出錯，以減少不必要的損失。工程施工資料是記錄整個施工階段數據的基礎資料，分類復雜，專業要求高。在資料管理過程中，必須高標準，嚴要求。完整清晰的工程資料，便于查驗各個施工環節，提高工作效率：并能根據基礎數據及時修工程細節，保障工程質量，獲得合理企業效益。

(三)把好園林綠化工程竣工驗收和財務結算關口是重要方面

首先，把好園林綠化工程檔案驗收關口。園林綠化工程竣工驗收時，必須同時驗收竣工檔案，檔案的驗收應與“綠色圖章”同步，沒有檔案驗收合格的圖章，整個工程驗收就不能算合格。根據國家有關規定，施工單位要認真按照竣工圖編制規范，根據施工對象的具體情況，如實反映出變更修改內容和基建工程全貌，并按歸檔范圍系統收集整理和移交齊全完全符合要求的文件材料，否則檔案部門將不予簽字、蓋章。只有竣工檔案驗收合格后，方可交工。

再者，把好財務決算關口。財務部門在進行工程決算時，必須檢查竣工檔案材料是否交接齊全。在工程項目竣工驗收證書上沒有檔案部門的簽字和檔案部門加蓋的公章，財務部門不予結算。

(四)重視檔案知識宣傳教育是確保竣工資料質量的有力保障

作為園林工程項目的參建部門，應高度重視和加強工程檔案資料的基本知識宣傳和教育工作，有計劃、有措施、分期分批對工程管理人員、監理人員、施工單位管理、技術人員進行檔案基礎知識和施工過程中原始資料簽證操作方法及本項目對招投標資料、竣工資料整理編制、工程項目驗收的基本要求進行培訓。使園林工程項目管理人員、監理工程師、施工技術人員、竣工資料整理專業技術人員在增強檔案意識的同時也熟知檔案業務。使園林工程項目一開始就用規范化、標準化來嚴格要求，提高施工管理水平。杜絕園林施工過程中不規范的原始資料和文件出現，確保一流的工程、一流的竣工檔案資料質量。