談高校學生檔案的管理方法和管理制度

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1008-925X(2011)05-0183-01

高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分，是高校學生在校期間學習，生活以及各種社會實踐的真實歷史記錄，是學校教育、考察、培養準人才的第一手資料，也是用人單位選拔聘用、考核培養的主要依據，更是每個高校學生由學校走向社會的重要人生履歷。在目前就業競爭激烈的情況下，高校學生檔案作為畢業生的一項重要憑證、有著難以替代的作用。

一、高校學生檔案的內容

履歷類材料和鑒定材料：《畢業生登記表》、《學生登記表》、《姓名變更材料》、《學年鑒定》等。學習成績材料：《學生成績登記表》、《公選課成績登記表》、《教育實習成績表》、《教育實習小結》、《畢業實習鑒定》、《畢業論文成績評定》、《授予學士學位的決定》等原件。加入黨團材料：《入黨自愿書》、《入黨轉正報告》、《自轉》、《入團志愿書》等有關材料。各種獎勵材料：學生在校期間獲得的各種榮譽稱號的登記表，優秀團干、優秀團員、社會實踐先進個人、優秀學生干部、三好學生、優秀畢業生、各類獎學金登記表等。處分材料：與本人見面后，并且有本人簽名的處分決定、個人檢查、其他證明材料、解除處分的決定、個人解除處分的申請、院系對其解除處分的意見。

二、高校學生檔案管理存在的問題

學生檔案是學生在校期間、以及在畢業生追蹤調查中所形成的各種材料進行整理、歸檔，提供學生檔案的查閱、借閱服務及畢業學生檔案的傳遞、管理等工作。長期以來，由于諸多原因，高校學生檔案未能得到應有的重視，使學生檔案材料收集不全，質量不高，不能準確全面地看映高校學生的全貌，甚至出現檔案丟失現象。當前高校學生檔案管理主要存在以下幾方面的問題：

1、學生檔案不受重視，管理體制不完善。學生檔案是學校檔案的一個分支，但是，高校往往只重視教學和其它管理的檔案工作，對于學生的檔案管理沒有認識到位，沒有將學生檔案管理工作提到議事日程，在檔案管理二級機構中沒有配備專職人員，沒有進行必要的檢查監督和指導，沒有將學生檔案管理的好壞與檔案管理部門的業績掛鉤，沒有進行有關的制度建設，學生檔案管理制度不完善，管理體制有待改善。

2、高校學生檔案收集整理不規范

學生檔案建設體制不完善，學生檔案的管理一般由學生管理部門進行統一管理，并將學生檔案的整理交由院系來完成，由于學生檔案管理部門和院系沒有配備專職人員，加上學校缺乏監督檢查和業務指導，導致學生檔案在收集過程中沒有走上標準化、規范化，出現這樣或那樣的錯誤，如文字材料規格不一、書寫不規范、用圓珠筆書寫、出現錯別字、班主任鑒定千篇一律、材料缺失等等。

3、高校學生檔案的查閱、借閱等服務環節功能不完備。因檔案的收集不及時、整理服務環節跟不上，學生檔案只成為“廢紙”一堆，無人查閱，也無法查閱、借閱、不利于高校教師了解學生和對學生因材施教。

4、高校畢業學生檔案的傳遞、管理等工作不盡完善。在國家對高校畢業生實行統分統包的時候，高校畢業生檔案通常由學校檔案部門在學生畢業離校后統一寄往生源所在地人事局或有人事任用權的用人單位，隨著高校畢業生就業制度改革，國家不再對高校畢業生進行統包統分，應該說，生源地的人事部門沒有保管畢業生檔案的權利和責任，畢業生的檔案應該由人才市場、人才交流中心或畢業學校待管，待畢業生落實就業單位后再將其檔案轉至就業單位。由于生源地的人事部門沒有了保管畢業生檔案的權利和責任，因此忽視對高校畢業生檔案的管理，加上轉遞環節復雜，導致一些學生檔案丟失，給學生的就業帶來不良的影響。

三、做好高校學生檔案管理工作的建議

1、統一認識，加強領導。學校領導、院系領導及廣大教職工都要強化檔案意識，自覺支持和做好學生檔案工作，學校領導和院系要把學生檔案工作納入議事日程，把學生檔案建設當作全校一項基礎性的工作常抓不懈。同時加強管理，將學生檔案管理工作納入有關職能部門的目標管理，在布置檢查和總結學生檔案管理工作的同時，布置、總結和檢查學生檔案工作：另一方面，學校要認真落實檔案管理所需的人員、經費、設備等問題，做到人員到位、經費到位、設備到位。

2、加強高校學生檔案的收集、規范高校學生檔案的管理。學生檔案材料的收集要保證學生檔案材料的完整、齊全、文字材料紙張規格要統一、書寫要規范、字跡工整、歸檔的材料不得使用網珠筆、純藍墨水、鉛筆、復寫紙等書寫，要求不出現錯別字，除傳真件需復印存檔外，一般不得用復印件代替原件存檔：學生的鑒定班主任要根據學生的實際盡量能表現出學生的特點，學生檔案的管理應有指定的歸口部門進行統一管理，并制定院系專人負責實行統一要求。檔案整理過程中，要將檔案袋內有關材料名稱填寫到檔案袋封面目錄一欄內，材料名稱要求填寫完整、規范，并且保持內外名稱順序一致，具體材料以時間先后為序。

3、做好高校學生檔案的查閱、借閱等服務環節。要嚴格制定查閱、借閱制度。借閱檔案人員要遵守保密制度，不得私自復印、拍照，不得在材料上批注、打問號、劃線、剪裁等。

4、嚴格畢業生檔案的傳遞工作，確保檔案運轉安全及材料完整。學生檔案的傳遞工作，時間集中且短，流量大，涉及面廣，參與的人員多，要設置合理的傳遞方式和周密的傳遞環節，嚴格傳遞手續，以防畢業生檔案丟失。

其次，充實高校學生檔案內容，以適應當今高校現代化教育管理和社會發展的需要。注重充實“德、能、勤、績”等方面的內容，即一是注重充實反映學生思想道德品質方面的林料：誠信材料：助人為樂材料：進取向上成績突出的材料。二是注重充實反映學生組織能力方面的材料：參加社團活動的材料：班級學生會工作材料：參加校園各項活動的材料。三是注重充實反映學生實踐能力方面的材料：參加社會實踐活動的材料；勤工儉學材料：到工廠調查、到農村、實習材料。四是注重充實反映學生學術創新方面的材料；畢業論文、學術論文材料；豐富校園文化生活的材料：各種科技創新、發明材料等。

再次，實現高校學生檔案信息管理現代化。在信息技術飛速發展的今天，高校學生檔案實行計算機管理，實現高校學生檔案信息管理現代化是與時俱進的必然要求。建立高校學生檔案信息數據庫，開發高校學生檔案電子信息管理系統，并實現信息資源共享，從而推進高校學生檔案管理系統化、科學化進程。提高高校學生檔案管理工作現代化服務水平，充分發揮高校學生檔案的服務功能，充分體現高校學生檔案的利用價值，利用高校學生檔案及時有效地為國家和社會輸送合格的、有用的人才提供保障：向用人單位提供真實、可靠、高質量的人才信息資源，準確、快捷、方便地為高校學生就業服務，使高校學生盡其所能，找到適合的工作崗位，發揮高校學生檔案應有的作用。