淺談如何做好城市園林檔案管理工作

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1008-925X(2011)05-0204-02

摘要：文章簡述了城市園林檔案管理的內(nèi)容及作用，并針對城市園林檔案管理工作中存在的問題，提出建議與對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：城市園林 檔案管理 問題

檔案管理是指以檔案為管理對象開展的一系列業(yè)務(wù)活動，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計、編研和提供利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。要按照一定原則對檔案實體進(jìn)行了系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和編目，使之有序化的過程，加強(qiáng)對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持：同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。

一、城市園林檔案管理的內(nèi)容及作用

(一)城市園林檔案管理的內(nèi)容

城市園林檔案是城建檔案大類中的一類，是一個城市公共綠地、專用綠地、生產(chǎn)綠地、防護(hù)綠地、風(fēng)景名勝區(qū)等規(guī)劃建設(shè)施工與管理的歷史性記載，是一種供人們研究、利用的信息資源。一般來說，園林檔案可分為：城市綠地苗圃檔案、城市公園工程檔案、歷年風(fēng)景園林檔案、城市名木古樹檔案、城市雕塑檔案、園林科技檔案、歷年動物保護(hù)檔案等。園林檔案是園林技術(shù)儲備的一種形式和技術(shù)交流的重要手段。

(二)城市園林檔案管理的作用

(1)是園林規(guī)劃、城市美化、園林的重要借鑒。城市的園林建設(shè)不可能在短時間就全部建成，需要長遠(yuǎn)考慮管理、維修、發(fā)展的問題。因此，園林發(fā)展建設(shè)的連續(xù)性、周期性離不開園林檔案的依據(jù)和參考作用，決定了園林檔案的重要地位。園林檔案記錄了城市園林的建設(shè)布局、林木花卉品種、栽培技術(shù)、生長習(xí)性等，以此為據(jù)研究制定園林規(guī)劃，制定城市的園林、美化，以及園林管理、整修、樹木更新?lián)Q代等，避免和減少調(diào)查、勘測等重復(fù)勞動，又使計劃制定切合實際。

(2)園林綠化檔案具有可觀的經(jīng)濟(jì)效益。園林綠化部門任何一項新建、改建、擴(kuò)建項目，都離不開園林綠化檔案。例如，某市綠化處，新建花室需自備井，由于參考了檔案，修改了工程方案，減少了工程經(jīng)費，為單位節(jié)省資金20多萬元。在新建苗圃花室時，吸取參照了眾多已建苗圃花室的風(fēng)格利弊及經(jīng)驗教訓(xùn)，建成了設(shè)計合理新穎、設(shè)施配套齊全的花室，減少了資金經(jīng)費。

(3)有利于構(gòu)建和諧社會。主要體現(xiàn)在，通過利用有關(guān)園林綠化檔案，從而能夠借鑒過去的好經(jīng)驗和好辦法，更好地保護(hù)好美好環(huán)境，為構(gòu)建和諧社會做出貢獻(xiàn)。

二、城市園林檔案管理工作中存在的問題

(一)對檔案的重視程度不夠

長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。

(二)檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全

對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，致使檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。甚至有的管檔單位就連必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

(三)管理力量薄弱，管理水平不高

檔案管理人員多為兼職，一崗位多職，專業(yè)出身人員較少。文書檔案由辦公室檔案管理人員整理歸檔，各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、移交工作。這些檔案管理工作者幾乎都不是專業(yè)的檔案管理人員，也未參加過相關(guān)培訓(xùn)，對檔案管理的基本知識、技能不精通，甚至根本不了解。這容易產(chǎn)生如檔案資料收集不及時、不完整等一系列的問題，影響檔案資料的利用。對檔案管理人員的培養(yǎng)和繼續(xù)教育沒有納入計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的方法經(jīng)驗上，管理理念和方法缺乏創(chuàng)新，檔案管理水平的滯后，致使檔案管理難以跟上發(fā)展的步伐。

(四)檔案檢索效率不高

檔案檢索方式有手工檢索和計算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。檢索過程中往往出現(xiàn)以下問題：一方面檔號不規(guī)范。另一方面案卷標(biāo)題不規(guī)范。其次是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。此外組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

三、對策與建議

(一)提高檔案管理的意識

加強(qiáng)檔案法的學(xué)習(xí)和宣傳，增強(qiáng)園林綠化單位全體干部、職工的檔案意識，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的前提要把檔案管理納入重要議程，作為園林綠化重要內(nèi)容來抓，與園林綠化建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展，使管理者、職工充分認(rèn)識檔案工作的重要性，認(rèn)識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系。

(二)樹立先進(jìn)的管理理念，健全檔案管理機(jī)制

先進(jìn)的檔案管理思想是檔案工作系統(tǒng)化、科學(xué)化、先進(jìn)化的基礎(chǔ)，科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，制度建設(shè)是保證要以檔案管理機(jī)制建設(shè)為重點，構(gòu)建起制度健全、管理規(guī)范、利用方便的檔案管理機(jī)制。首先要完善檔案管理責(zé)任制，要依據(jù)檔案管理的要求和各個部門的特點，對檔案管理進(jìn)行定崗定責(zé)，建立了“領(lǐng)導(dǎo)主抓、部門分管、專人負(fù)責(zé)、處室配合”的多層次檔案管理體系，確立“分級負(fù)責(zé)建檔，集中統(tǒng)一管理”的檔案管理模式，健全完善檔案管理制度，根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)，進(jìn)一步規(guī)范對檔案工作審查、考核等方面的保管、統(tǒng)計、保密、庫房管理。形成多層次、立體化的檔案管理制度機(jī)制，保證檔案管理各個方面的順利進(jìn)行。細(xì)化檔案管理工作流程，確保檔案管理的效率提高。

(三)提高檔案管理人員素質(zhì)

首先，強(qiáng)化繼續(xù)教育。發(fā)展檔案事業(yè)，提高服務(wù)質(zhì)量，根本出路在于檔案人整體素質(zhì)的提高。要把教育培訓(xùn)列入重要議事日程，堅持啟動檔案人才工程，短期培訓(xùn)和學(xué)歷教育相結(jié)合，理論學(xué)習(xí)和實際操作相結(jié)合，扎實有效地培養(yǎng)世紀(jì)人才。教育培訓(xùn)要取得實效，必須加強(qiáng)管理。健全登記、考核、評估、獎勵等繼續(xù)教育的管理制度：同時建立繼續(xù)教育約束機(jī)制，使檔案管理人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動參加定期繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平；實行人員上崗前和輪崗后崗位培訓(xùn)，獲得專業(yè)技術(shù)職務(wù)者由終身有效改為動態(tài)管理等措施，激發(fā)其參加教育培訓(xùn)的主動性和積極性。

其次，開展綜合培訓(xùn)。從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式進(jìn)行教育培訓(xùn)，堅持“學(xué)用結(jié)合，按需施教，重視實效”方針，遵循學(xué)以致用原則。一是組織檔案專業(yè)人員全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念，盡快提高其專業(yè)水平。二是普及哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等相關(guān)學(xué)科知識，注重新知識的補(bǔ)充和更新。三是強(qiáng)化現(xiàn)代科技知識的學(xué)習(xí)。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作現(xiàn)代化特征和標(biāo)志，檔案工作者要學(xué)習(xí)信息技術(shù)、計算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)，并靈活運用到實際工作中。

最后，細(xì)化考核強(qiáng)化監(jiān)管。將檔案管理人員學(xué)習(xí)、培訓(xùn)情況和學(xué)習(xí)效果等記錄在冊，歸入個人學(xué)習(xí)檔案，作為年終考核的一項重要內(nèi)容，并確定一名領(lǐng)導(dǎo)主管此項工作，細(xì)化考核，強(qiáng)化監(jiān)管，使學(xué)習(xí)知識，促進(jìn)工作成為風(fēng)氣，不斷提高檔案管理工作水平。

(四)建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

檔案室與單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心。該中心設(shè)在單位檔案室，是單位信息資源庫的重要組成部分。電子檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)所有歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密的電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。利用電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，通過數(shù)字檔案管理系統(tǒng)在線錄入的電子文件傳輸，管理系統(tǒng)自動判斷此條數(shù)據(jù)為冗余數(shù)據(jù)，在原文數(shù)據(jù)庫中的某一字段標(biāo)記為重復(fù)，系統(tǒng)只接收不同的電子文件，不再接收新的原文，從而節(jié)約電子文件中心大量的存儲空間，對于政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的帶寬占用率也很小。通過解決電子檔案采集、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化、電子檔案海量存儲等關(guān)鍵問題，進(jìn)一步提高了系統(tǒng)檢索和查詢速度。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

(五)重視檔案信息的開發(fā)利用

檔案管理僅局限于對檔案材料的收集、整理和封存是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，檔案收集的目的是利用，因此。應(yīng)十分重視對檔案資源的開發(fā)利用，只有研究、開發(fā)和利用檔案資源信息，才能真正體現(xiàn)檔案的重要價值。

總之，在新的歷史條件下，城市園林檔案管理工作，必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展。