談如何實現企業檔案管理現代化

【摘要】本文通過對檔案管理工作中存在問題的原因分析，結合延長石油檔案工作實際，提出了延長石油應盡快實現檔案管理現代化，為了與企業快速發展相適應，能充分應用最先進的信息技術，實現檔案經濟技術價值，歸納了實現檔案管理現代化的思路。

【關鍵詞】檔案管理；企業；現代化；論文

一、檔案管理工作中存在的問題

（1）檔案管理體制尚未完全符合現代企業制度的要求。隨著企業重組改制，所屬企業不再具有對應的專業主管機關，這必然會使部分所屬企業檔案管理出現某種真空地帶。其次由于延長石油正逐步走向“大區域謀劃，大集團引領、大項目推進，大園區承載”的模式。同時，一方面專業主管部門疲于監督指導及一些具體工作；另一方面企業對專業主管部門具體檔案業務的干預也不積極配合等等。（2）重產出輕投入，造成檔案管理滯后。當前延長石油檔案管理的優劣完全取決于管理層的重視程度。在生產方面投入巨資上產能，在管理方面要求精細化，能最大限度地節約成本，提高效益。企業檔案管理工作是一項需要投入人力、物力與財力等成本的工作，企業必然要求其檔案工作適應生產、經營的需要，必須符合效益原則。當我們企業檔案工作不能帶來相當于或者大于其成本的效益時，其日益萎縮將不可避免

二、檔案管理存在問題的原因

首先，延長石油檔案工作微觀管理方式植根于計劃經濟體制下專業主管部門直接管理的高成本、低效益，與現代企業制度下的效益原則產生摩擦。這是導致企業檔案工作處于劣勢最根本的原因。其次，檔案工作自身在很大程度上仍沿襲了原有的工作思維與方式，未能跟上企業重組改制步伐，積極服務于企業。這是造成檔案工作現狀最直接的原因。再次，企業檔案本身所能產生的效益的隱蔽性使其計量化難度較大，這是造成企業管理層忽略檔案工作的間接原因。為保障延長石油檔案工作的可持續發展，實現檔案管理現代化已成為檔案工作自身發展的迫切需要。

三、實現檔案管理現代化的幾點意見

第一，更新觀念，增強檔案管理現代化意識。要實現檔案管理現代化，首先要進一步解放思想，轉變觀念，認真貫徹執行各級文件精神，不斷強化檔案管理現代化意識，大膽探索符合檔案工作自身特點的規律，能夠有效為我們企業發展服務的檔案工作理論與方法，建立和完善延長石油特色的檔案管理現代化體系，堅持一切從國情、省情及延長石油實情出發，制訂檔案工作目標、任務、方針、政策，創造性地開展計算機技術的應用，要拓寬服務領域，提高質量，增強檔案工作的生機與活力。第二，更新設備，充分利用現代化技術。隨著延長石油的發展，石油的深加工，涉足領域的不斷拓寬，所屬企業檔案數量逐步增加，依靠人工手段進行檔案管理已遠遠不能適應發展的需要，所以采取現代化手段進行檔案管理工作勢在必行。這就需要使用現代化技術設備，以促進檔案管理工作的健康發展。使用計算機系統管理，可對檔案資料進行復制、掃描、取樣，實現檔案數字化。通過人機結合的方式，檢索者只要在屏幕上指出自己所需要的計算機管理程序，就可以將所需的檔案目錄摘要等顯示出來，大大提高了工作效率。第三，合理用人，培養新型的檔案人才。根據延長石油檔案工作的特點，要擴大選人用人視野，要選擇有真才實學、有實干精神而又坐得住的人做檔案管理工作。在延長石油發展的嶄新時期，檔案工作者不僅要有一定的政治理論水平、業務水平，還要有廣博的知識，強烈的開拓、進取意識，尤其要一專多能，既要能熟知檔案管理法規和基本的檔案管理業務知識、技能，還要熟練掌握計算機管理知識和操作技能，盡快實現企業檔案數字化。第四，重視檔案利用，回饋企業投入。檔案是企業建設、生產、經營活動的記錄和匯總，是企業信息資源的匯集地、成品庫，企業檔案雖然本身具有較高的技術經濟價值，但這種價值是一種“潛在的價值”，只有重視企業檔案的利用工作，努力拓展新的服務空間和服務領域，才能為企業創造經濟和社會效益，實現它的真正價值。

延長石油“十二五”要進入世界500強，建成國內一流、世界知名的國際化能源化工企業，因此檔案工作要與之相適應就要加速自身的現代化進程。檔案實體的有效保護和檔案信息的廣泛利用，是與電腦網絡以及檔案數字化等緊密聯系在一起的。檔案管理如果不能加快現代化的步伐，就會影響檔案的保護和利用；影響生產、經營和科研；影響已經繪就的未來藍圖。

參考文獻

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