中外檔案利用比較分析

摘要:檔案利用工作是當(dāng)今各國檔案部門存在以及發(fā)展的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，是檔案管理工作中相當(dāng)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。目前世界各國檔案管理部門對(duì)檔案利用方面的關(guān)注也基本一致，都對(duì)檔案利用工作十分重視。

關(guān)鍵詞: 中外檔案 利用 比較

因?yàn)楦鲊臍v史、傳統(tǒng)、民情、科技水平以及經(jīng)濟(jì)實(shí)力發(fā)展程度的不盡相同。目前世界各國對(duì)檔案利用的工作也是有著千差萬別。因此，本文對(duì)中外檔案利用的差異進(jìn)行了比較和分析，希望對(duì)我國今后的檔案利用工作有所幫助。

一、中外在檔案利用領(lǐng)域的差異

早在上世紀(jì)的五、六十年代，國外就已經(jīng)在“檔案利用要服務(wù)于科學(xué)研究和經(jīng)濟(jì)建設(shè)”等方面進(jìn)行了研究。所以如今在美國，人們利用檔案來輔助自己工作的意識(shí)非常強(qiáng)烈。絕大多數(shù)的美國都人認(rèn)為，若是檔案不能被人們廣泛的利用，那么這些檔案就沒有了存在的意義和價(jià)值。因此，只有對(duì)檔案進(jìn)行廣泛而大量的利用，才能夠體現(xiàn)出檔案存在的作用，才能讓檔案管理人員體現(xiàn)出其自身工作的價(jià)值，最終才能夠讓檔案的廣泛利用為社會(huì)接受。

在我國，雖然對(duì)檔案利用工作的也有很多的關(guān)注。可是，在進(jìn)行檔案利用時(shí)，我國還是對(duì)檔案的保密性進(jìn)行了過分的強(qiáng)調(diào)，從而讓我國檔案利用的工作涂上了一層十分神秘的色彩。我國的各級(jí)檔案部門也因此被戴上了保密重地的頭銜。加之我國目前又處于社會(huì)主義發(fā)展的初級(jí)階段，我國進(jìn)行了高等教育的人數(shù)在全國總?cè)丝诘目倲?shù)中只占極小的比例。相對(duì)于西方發(fā)達(dá)國家而言，我國的國民整體素質(zhì)還是處于較低的一個(gè)水平上。也正因此我國公民對(duì)于檔案利用的社會(huì)化意識(shí)也十分的淡薄。自我國改革開放以來，隨著我國社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，雖然以上的的情況多有緩解，我國公民對(duì)于檔案社會(huì)化的意識(shí)也在逐漸的加強(qiáng)，利用檔案進(jìn)行工作和學(xué)習(xí)的人次、卷數(shù)也不斷在上升。可是，從我國社會(huì)普遍的大方向上看，我國公民對(duì)于檔案的利用意識(shí)，在今后的很長一段時(shí)間還有待于提高。

二、中外檔案利用服務(wù)對(duì)象不同

我國的國家管理機(jī)關(guān)目前是我國檔案利用的主要用戶，我國的各級(jí)檔案館也普遍的只對(duì)這些我國的黨政機(jī)關(guān)敞開大門。直到我國進(jìn)行改革開放之后，我國的各級(jí)檔案館才容許我國公民以個(gè)人身份到檔案館中進(jìn)行檔案的利用活動(dòng)。

在西方發(fā)達(dá)國家中，雖然政府是檔案利用的客戶，但是各國的檔案館卻是把國家公民的檔案利用活動(dòng)，作為其主要的服務(wù)對(duì)象。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在美國的“國家檔案館”中每年至少要接待大約21.4950萬人次的檔案利用者，函查或電話查詢的服務(wù)人次為51.7301萬人次，為讀者提供37.9131萬件檔案資料。

三、檔案利用形式不同

在西方檔案利用的形式可分成三種：其一，讓潛在客戶知道檔案館中所藏的檔案信息以便于人們對(duì)檔案館中所藏檔案進(jìn)行利用。其主要的方式為散發(fā)傳單、發(fā)行檢索工具和公布科研信息以及舉辦大型的演講、討論會(huì)議等，從而激發(fā)國內(nèi)個(gè)人用戶對(duì)檔案的興趣，引導(dǎo)這些個(gè)人用戶對(duì)所關(guān)心的檔案進(jìn)行了解和查詢，最終擴(kuò)大潛在的檔案利用人群范圍。例如美國的國家檔案館，就在正門的大廳中用專柜陳列《獨(dú)立宣言》、《美國憲法》和《人權(quán)法案》這三部珍貴的經(jīng)典歷史文獻(xiàn)。其二，在檔案館內(nèi)為用戶提供檔案利用的服務(wù)，即為不同的用戶在檔案館內(nèi)提供不同的檔案利用服務(wù)。其三，就是館外檔案利用方式。具體來講，就是把檔案制作成可發(fā)售的縮微膠卷等工具，讓用戶可以將其帶出檔案館進(jìn)行利用。

在我國檔案部門的服務(wù)工作還處在發(fā)展時(shí)期，對(duì)個(gè)人檔案利用的服務(wù)工作在我國檔案管理部門中幾乎是一片空白。即使有些地方已經(jīng)開展了檔案利用的服務(wù)工作，但是也只是在檔案館之內(nèi)進(jìn)行接待和咨詢服務(wù)，無論在廣度和深度上都不能同國外相比。因此，我國的檔案部門一定要在今后的工作中加強(qiáng)這方面的改革和管理。

四、檔案利用服務(wù)手段的差異

隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)在西方國家的檔案館中進(jìn)行了利用。美國在近幾年中，已有200多家檔案館引進(jìn)了現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。利用這些現(xiàn)代化技術(shù)推廣自己，吸引更多的檔案利用人員來館進(jìn)行借閱等檔案利用活動(dòng)。如在2002年的6月，我國的“中國歷史博物館”就在美國的“國家檔案館”中復(fù)制1.1萬多張“二戰(zhàn)”時(shí)期有關(guān)于中國的航拍照片。

在我國，因?yàn)槭艿搅私?jīng)濟(jì)、人才等諸多方面的影響，檔案利用工作現(xiàn)代化的改革還處于試點(diǎn)探索的階段。其具體的表現(xiàn)為：首先，盲目地添置檔案管理設(shè)備，導(dǎo)致了一批計(jì)算機(jī)長期處在閑置的狀態(tài)上；其次，有一些已經(jīng)取得的科研成績(jī)不能被廣泛的推廣和應(yīng)用；最后，我國在對(duì)各級(jí)檔案館進(jìn)行管理時(shí)宏觀調(diào)控和技術(shù)指導(dǎo)不足，導(dǎo)致了我國各級(jí)檔案館不能很好地形成合力，從而使我國在今后很長的一段時(shí)期之內(nèi)，進(jìn)行檔案利用工作時(shí)，還要靠手工操作來進(jìn)行。

五、檔案利用體制的不同

我國目前處在一個(gè)高度集中的檔案管理體制當(dāng)中。這種體制的好處就是可以讓我國在檔案利用的工作過程中保持一致，可以提前對(duì)檔案利用工作的目標(biāo)進(jìn)行計(jì)劃和監(jiān)督。其缺點(diǎn)就是把這種體制修改成國家通用的有效方法的周期太長，在修改完成之前，我國各級(jí)地方檔案管理部門出現(xiàn)各自為政的局勢(shì)，從而使重復(fù)建設(shè)、浪費(fèi)資源等問題凸顯出來。

在西方發(fā)達(dá)國家，檔案管理的體制呈現(xiàn)出即統(tǒng)一又相對(duì)獨(dú)立的檔案管理形式，在國外的中央與地方的各級(jí)檔案管理部門進(jìn)行分權(quán)、分責(zé)管理。美國聯(lián)邦政府是由“國家檔案與文件署”對(duì)國家的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。可“國家檔案與文件署”同各州自身的檔案管理部門并無直接隸屬關(guān)系。檔案管理機(jī)構(gòu)在一定的標(biāo)準(zhǔn)下，可以自由地去做它認(rèn)為對(duì)自己有利的事。如計(jì)算機(jī)的檔案管理系統(tǒng)。美國各州的檔案機(jī)構(gòu)，都是在“國家檔案與文件署”頒布的各項(xiàng)國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi)，依據(jù)自身的實(shí)際情況，讓軟件開發(fā)公司專門進(jìn)行研發(fā)。

六、檔案文件解密的差異

對(duì)于檔案文件的解密性原則在法國等西方國家很早就有了相應(yīng)的制度，并對(duì)此進(jìn)行了公布。在我國，檔案的解密制度普遍為30 年，特別是建國之后的一段較長時(shí)期內(nèi)，我國對(duì)檔案的解密問題公布極少甚至是不公布。除此以外從解密后檔案的利用活動(dòng)上看，美國曾經(jīng)出臺(tái)了一個(gè)在版權(quán)方面的限制，可我國至今也沒有出臺(tái)這種制度。

七、利用檔案史料進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的差異

在我國檔案館管理部門的內(nèi)部都會(huì)有專門的檔案編研組織，專門配備了檔案的研究人員，同時(shí)由他們對(duì)檔案進(jìn)行編輯和出版，這是我國檔案管理工作者的一個(gè)重要工作職責(zé)。而在外國，國家檔案的管理人員只是負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行管理或是接待檔案利用者的工作，并不專門配備檔案編研人員，檔案的管理人員也從來不把檔案的編輯研究工作當(dāng)成自己的一項(xiàng)工作任務(wù)。對(duì)于檔案的編輯和研究工作大多是由檔案利用者來進(jìn)行公布的。

由于國情不同，各國對(duì)于檔案的利用和管理工作也不盡相同。綜上所述，在西方發(fā)達(dá)國家中，檔案利用的服務(wù)中所包含的制度、措施、思想和觀念都無疑對(duì)我國目前檔案利用工作的改革，有極大的參考、借鑒價(jià)值，同時(shí)也給我國提高檔案利用的服務(wù)水平提供了豐富的參考資料。

參考文獻(xiàn)：

[1] 申璽朝.吳振泉.依法開展檔案利用工作的問題與對(duì)策[J].北京檔案，2004年03期.

[2] 傅榮校.源于兩種不同認(rèn)識(shí)基礎(chǔ)的理論－文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論比較研究之一[N].中國人大復(fù)印資料， 2004.08.31.

[3] 王雪萍.黃建鋒.淺論數(shù)字檔案信息資源整合共享[J].湖北檔案，2008，(11)：17-19.

[4] 徐品堅(jiān).從中美檔案開放利用的差異談我國檔案利用的改革[J].檔案與建設(shè)， 2005，(12).

[5] 路鳳英.中外檔案理念比較研究[J]. 蘭臺(tái)世界， 2006，(23).

[6] 俞亞華.檔案利用與基礎(chǔ)工作芻議[J].浙江檔案， 2001，(04).

[7] 張曉霞.張尚英.馬三萍.中外檔案開放與利用比較[J].檔案， 2001，(06).

作者單位：重慶交通大學(xué)