淺談成人教育函授站學(xué)籍管理工作的有效策略

[摘要]剖析成人教育函授站學(xué)籍管理工作存在的問題，探討學(xué)籍管理的意義，提出有效管理的策略。

[關(guān)鍵詞]函授站 學(xué)籍 檔案 管理

[文獻(xiàn)編碼]doi:10.3969/j.issn.0450-9889(C).2011.08.026

學(xué)籍管理是函授站教學(xué)與學(xué)生管理工作的一項重要內(nèi)容，其在成人教育學(xué)院(以下簡稱成教院)具有自己的特點，即按成教院制定的教學(xué)與學(xué)生管理要求來開展工作。函授站教學(xué)和管理的對象都是在職人員，他們具有在職、成人、分散、業(yè)余時間少、有一定的自學(xué)能力等特點。函授辦學(xué)的特點和學(xué)習(xí)對象的特殊性，造成學(xué)生的學(xué)籍頻繁異動，成為函授站教學(xué)與學(xué)生管理工作中的難題，增加了學(xué)籍管理工作的復(fù)雜性。

一、函授站學(xué)籍管理的特點與意義

函授站學(xué)籍管理的特點是按成教院制定的教學(xué)與學(xué)生管理要求，一方面進(jìn)行學(xué)籍檔案管理，一方面為成教院收集、制作和提供函授學(xué)生的最基礎(chǔ)的信息資料。其主要工作內(nèi)容包括以下六個方面：

(一)學(xué)生信息檔案的建立與管理(即新生和畢業(yè)生所填文字表格的收集、審核、整理歸檔及學(xué)籍檔案的遞交等)。

(二)學(xué)生在函授站期間的學(xué)習(xí)考核與成績管理(即考核評價、成績審核、整理歸檔)。

(三)學(xué)生學(xué)籍異動的處理(即轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)與復(fù)學(xué)、留級與退學(xué)、缺課與補課補考等)。

(四)將上述學(xué)籍信息數(shù)據(jù)及時上報成教院，并與成教院交流。

(五)學(xué)籍檔案管理信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計與年度總結(jié)。

(六)學(xué)籍管理規(guī)章制度細(xì)則、工作流程的建設(shè)，學(xué)風(fēng)、校(站)風(fēng)的建設(shè)等。

函授站的學(xué)籍管理工作既包括非常具體、十分繁雜的事務(wù)性工作，同時又是一項政策性很強，起到維護(hù)學(xué)歷、文憑嚴(yán)肅性和權(quán)威性的工作，貫穿在學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個期間。因此，加強和完善學(xué)籍管理工作，保證學(xué)籍檔案的質(zhì)量，具有十分重大的現(xiàn)實意義。

二、函授站學(xué)籍管理工作中存在的主要問題及原因分析

(一)函授站工作人員學(xué)籍檔案管理意識淡薄。函授站只是成教院在地方上的辦學(xué)點，它往往不是傳統(tǒng)的教學(xué)單位，因而從單位領(lǐng)導(dǎo)到學(xué)籍管理工作者，對相關(guān)政策法規(guī)不太熟悉，對學(xué)籍檔案管理的重要性認(rèn)識不足。在工作過程中，由于上級的檢查和年度考核、學(xué)籍管理與本單位關(guān)系不大等原因，造成領(lǐng)導(dǎo)只重視單位原有的工作，輕學(xué)籍管理工作，甚至提出“隨便外聘人員來做學(xué)籍管理工作也行”。而兼職人員從事學(xué)籍檔案管理工作，經(jīng)常是精力上不能保證，業(yè)務(wù)上缺少學(xué)習(xí)和系統(tǒng)培訓(xùn)，使得工作時往往效率不高。這是缺乏收集、整理、保存學(xué)籍檔案的意識，沒能把學(xué)籍檔案建設(shè)工作提高到人才培養(yǎng)質(zhì)量和成教辦學(xué)健康、可持續(xù)發(fā)展的高度來認(rèn)識。

(二)學(xué)籍管理理念不夠清晰，管理方式無標(biāo)準(zhǔn)。在函授站的工作中往往是重教學(xué)輕管理，當(dāng)函授學(xué)生申請學(xué)籍變動時，班主任往往或直接、或告知學(xué)生將材料交到學(xué)籍經(jīng)辦者手上，而不是按“先審批后執(zhí)行再備案”(即提出申請——交班主任——報負(fù)責(zé)人審批——交學(xué)籍管理員備案)的管理流程辦事。學(xué)籍、考務(wù)、成績?nèi)咧g在管理上不能有效溝通，故時有發(fā)生因休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)等學(xué)籍異動，造成考務(wù)、成績和學(xué)籍信息缺失或人數(shù)不對等問題。這都是因為在學(xué)籍檔案管理上沒有制定切實可行的工作流程，管理方式上比較混亂，沒有相應(yīng)的制度保證。

(三)學(xué)籍建檔不及時，材料缺失嚴(yán)重，工作人員缺乏專業(yè)能力。在學(xué)生信息的收集中，首先是學(xué)生沒能意識到個人信息在學(xué)籍檔案中的重要性，填表時不看、不聽、不認(rèn)真填寫，又不能及時向班主任提供已變更的信息。其次是班主任工作不到位，不能及時收集、不能認(rèn)真核對學(xué)生應(yīng)填寫的信息，從而造成學(xué)生信息資料不完整。又由于學(xué)籍檔案管理人員往往是兼職，他們對待日常學(xué)籍檔案管理工作松懈，不能及時敦促班主任回收學(xué)生填寫的信息表，或當(dāng)學(xué)生申請學(xué)籍變動時，不能及時敦促學(xué)生寄回學(xué)籍變動材料，甚至有“紙片記載”而不做有效建檔管理的現(xiàn)象。這直接導(dǎo)致了在學(xué)籍管理工作中，不能及時收集、準(zhǔn)確分類、有序編排學(xué)籍信息資料，嚴(yán)重影響了學(xué)籍電子注冊的順利實施，造成學(xué)生信息資料反饋學(xué)院延遲或無法上報，使得學(xué)籍管理工作難以做到及時、科學(xué)和規(guī)范。

三、解決函授站學(xué)籍管理工作中問題的有效策略

(一)加強學(xué)習(xí)，強化學(xué)籍檔案管理意識。函授站從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員都應(yīng)當(dāng)加強相關(guān)的政策法規(guī)學(xué)習(xí)，從思想上明確學(xué)籍檔案具有的重要價值與作用；了解做好學(xué)籍檔案管理工作是尊重知識、尊重人才，促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展，實施人才強國戰(zhàn)略的保證；認(rèn)識函授站也要配備專職學(xué)籍管理人員的重要性。通過送人員出去參加相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)而增強學(xué)籍管理專職工作人員自身的檔案管理意識和專業(yè)水平。同時要讓全體工作人員懂得支持學(xué)籍檔案的建設(shè)是應(yīng)盡的義務(wù)；要向函授學(xué)生宣傳學(xué)籍檔案的重要性，使他們樹立正確的檔案意識，以便工作人員在學(xué)籍信息的收集中能準(zhǔn)確、完整、及時地完成任務(wù)，按時整理和上報成教院。

(二)建章立制，推進(jìn)學(xué)籍檔案的規(guī)范化管理。函授站的學(xué)籍檔案管理有別于成教院，它除了要注冊、收集、整理學(xué)籍信息，還要及時與成教院交流，所以函授站學(xué)籍檔案工作量大、內(nèi)容繁雜，還涉及到政策性和原則性的信息。針對函授站學(xué)籍檔案管理的特點，必須制定適合本站執(zhí)行的各項規(guī)章制度，其中包括：一是設(shè)專職的學(xué)籍管理人員，即安排有責(zé)任心、愛崗敬業(yè)、細(xì)心穩(wěn)重、業(yè)務(wù)技能和計算機能力強的同志來做學(xué)籍檔案管理。二是制定統(tǒng)一、合理、有效的學(xué)籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求，即本站學(xué)籍管理細(xì)則和考試細(xì)則，收集學(xué)生學(xué)籍信息的細(xì)則，學(xué)籍信息建檔存檔的細(xì)則，成績、考務(wù)和學(xué)籍信息交流的要求，與成教院信息往來的要求，學(xué)籍信息原則問題的領(lǐng)導(dǎo)審批制度等等。三是配備應(yīng)有的設(shè)備，即計算機、統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒、鐵皮柜等等。

落實這三項制度，函授站的學(xué)籍管理工作才能形成制度化、規(guī)范化，從而達(dá)到學(xué)籍檔案的高質(zhì)量管理。

(三)開拓思路，優(yōu)化工作方法，提升學(xué)籍檔案的管理水平。由于函授學(xué)生學(xué)籍頻繁異動和他們身處不同城市等原因，造成了函授站學(xué)籍檔案工作很復(fù)雜、難管理；同時，函授站收集學(xué)生的學(xué)籍信息除了備份，主要還是提供給成教院進(jìn)行管理備案。因而，學(xué)籍管理人員要學(xué)會將工作進(jìn)行科學(xué)的流程化管理。例如：利用計算機網(wǎng)絡(luò)建立學(xué)籍檔案管理共享平臺，方便領(lǐng)導(dǎo)了解學(xué)籍管理情況，方便成績、考務(wù)、學(xué)籍信息的交流和調(diào)用。收集和更新學(xué)生注冊等信息，這是一項基礎(chǔ)性工作，可設(shè)計一套學(xué)生注冊信息大全表，以便每學(xué)年審核在校生學(xué)籍信息和跟蹤學(xué)籍異動。針對學(xué)生填表錯漏比較多，要按照不同表格內(nèi)容編寫填表說明，確保學(xué)生能順利、完整、準(zhǔn)確地填好表。

應(yīng)對函授學(xué)生的學(xué)籍異動，首先編制學(xué)生學(xué)籍及各學(xué)期人數(shù)變動表，每半年發(fā)布一期學(xué)生學(xué)籍變動公告，并設(shè)立班主任提醒負(fù)責(zé)制；其次將申請材料設(shè)計成統(tǒng)一的格式文檔，按不同內(nèi)容附上填寫注解、分類打包，利用網(wǎng)絡(luò)通訊的便利給予學(xué)員指導(dǎo)等等。

(責(zé)編 黃鴻業(yè))