期刊編輯校對電子稿件幾點(diǎn)要素

摘要：隨著電子稿件的增多，為了提高期刊的編校質(zhì)量，減少期刊的差錯率。分析電子稿件在期刊編輯中容易產(chǎn)生錯誤的環(huán)節(jié)，探索電子稿件的出錯規(guī)律，提出了針對電子稿件編輯校對的技巧。使校對工作從單純的、機(jī)械的簡單工作走向科學(xué)性、文字性、創(chuàng)造性的工作。

關(guān)鍵詞：期刊；編輯校對；電子稿件；重復(fù)校對

中圖分類號：G232.2文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1672-8122（2011）11-0124-02

近年來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，由于作者撰寫稿件時多采用計(jì)算機(jī)，且使用電子稿件投稿方便、快捷，因而大多數(shù)作者都會用網(wǎng)絡(luò)方式投稿，編輯部收到的稿件中大多是電子稿件。校對是根據(jù)定本核對抄本或根據(jù)原稿核對校樣，訂正差錯[1-2]。但是，隨著電子稿件的增多，期刊校對的差錯卻并沒有因此減少，反而相應(yīng)出現(xiàn)了一些新問題， 甚至形成難以消除的痼疾，使編校人員面臨新的挑戰(zhàn)。有必要對其出錯規(guī)律和防范對策加以研究， 傳統(tǒng)的校對方式要加以改進(jìn)提高，以便為編校工作提供便利。

一、問題的提出

21世紀(jì)隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，由于電子稿件便于傳輸且快，紙質(zhì)稿件占一定的體積，傳輸不便，且需要一定的時間和費(fèi)用，大部分作者交給編輯部的稿件是電子稿件。這也是科技期刊編輯出版工作智能化與電子化時代發(fā)展的必然趨勢。但是由于電子稿件產(chǎn)生的形式很多，編寫電子稿件的應(yīng)用軟件也很多，存在著電子文稿格式不統(tǒng)一的問題；加之作者對計(jì)算機(jī)圖文信息處理技術(shù)的熟練程度不同，編輯部收到的電子稿件不可避免地存在這樣或那樣的問題[3-4]。既存在著由于作者本身文字功底欠缺或知識局限所造成的錯誤，也有錄入原因造成的差錯。實(shí)踐證明， 電子稿存在差錯的幾率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于手寫稿，甚至存在一些莫名其妙的錯誤，大大增加了編輯校對的難度。怎樣克服存在的諸多問題，是每個編輯工作當(dāng)前急需解決的問題。

二、易出現(xiàn)的主要問題

通過幾年對校對工作的實(shí)踐，總結(jié)了出版的科技期刊可能會出現(xiàn)的主要問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.標(biāo)題和目次頁上不一致；2.復(fù)制錯、漏的稿件段落及段落小標(biāo)題；3.期刊字符的半角、全角全刊不一致；4.期刊易出現(xiàn)的詞或詞組全文不統(tǒng)一、別字的地方多；5.表頭及表的內(nèi)文重復(fù)復(fù)制或表頭與表內(nèi)容不相符；6.公式的上下標(biāo)及外文字母大小或正斜體容易出錯；7.整本期刊的照片圖像素不一致，機(jī)械圖、矢量圖的格式不規(guī)范。

三、解決措施

針對電子稿件易出現(xiàn)的以上幾個問題，通過多年的摸索與總結(jié)，匯總出以下幾項(xiàng)有效的解決辦法。

（一）對原稿提出要求

在征稿啟事中明確對電子稿件的投稿要求：一是科技期刊的專業(yè)術(shù)語、期刊的規(guī)范；二是電子稿件的格式；三是內(nèi)文、公式、圖、表的格式。每個編輯部編排期刊的應(yīng)用軟件不同，應(yīng)針對各自編排軟件的格式，要求投稿人員最好使用符合自己編輯部編排格式的電子文檔，寫作內(nèi)容符合自己期刊的格式規(guī)范，這樣能降低出現(xiàn)不可預(yù)見的錯誤。如，有的期刊使用方正軟件，分兩欄五號宋體的格式，采用三線表，這些都要在征稿啟事中明確。這樣便于作者在寫作過程中合理安排表里內(nèi)容，還減少了編輯加工造成的不合理現(xiàn)象。同時也要對圖文提出要求。我期刊社要求期刊中的圖、表的物理量與單位符號之間用斜線“/”隔開，有的期刊中的圖、表的物理量與單位符號之間是用括號表示。這樣作者會按要求投稿，使編輯人員一目了然非常清楚，減少了編輯加工過程中不必要的錯誤。

（二）校對技巧

雖然編輯部不定期地會向外發(fā)布征稿啟事，公布期刊寫作格式要求，但不是每個作者都能按照征稿啟事的要求進(jìn)行投稿的。作為一名校對編輯，除了具有一名校對人員基本知識，還要熟練掌握各種電子文檔軟件處理方式，從中發(fā)現(xiàn)在電腦排版過程中可能出現(xiàn)的問題。現(xiàn)從以下幾個方面介紹校對電子稿件幾個要點(diǎn)。

第一，期刊的整體校對。稿件的來源大都是電子稿件，給編排人員創(chuàng)造了方便。在編排過程中電子文檔一般是復(fù)制的，有的期刊社使用方正排版軟件排版過程中，是把每期稿件按文章分欄目進(jìn)行排版設(shè)計(jì)的，欄目是固定格式，也就是說把編輯修改好的文章按要求逐步復(fù)制到方正軟件的格式。在復(fù)制文檔的過程中容易出現(xiàn)張冠李戴的現(xiàn)象，即復(fù)制錯、漏的稿件段落及段落小標(biāo)題，容易產(chǎn)生很多明顯錯誤。期刊稿件一般是由多名作者和不同的電子軟件編寫的，復(fù)制到一本期刊中。這時容易出現(xiàn)字符的半角、全角全刊不一致，還有出現(xiàn)的專業(yè)詞或詞組全文不統(tǒng)一、別字的地方多。例如《棉紡織技術(shù)》期刊，是報道棉紡織行業(yè)生產(chǎn)、教學(xué)、科研、管理等方面內(nèi)容的期刊，在作者來稿中所提到的有關(guān)成紗質(zhì)量用烏斯特公報說明的，但表示的方式各不相同。有的稿件直接用中文“烏斯特”，有的用英文“USTER”，有的是“Uster”，這就是專業(yè)術(shù)語表示不同，因而要認(rèn)真校對，做到全期統(tǒng)一。要檢查整本期刊是否符合期刊規(guī)范，檢查標(biāo)題層次是否合適，在復(fù)制過程中各個欄目的字體是否統(tǒng)一，文題、篇首頁頁碼和作者姓名及次序是否與目次頁上一致，格式、字體、字號使用是否正確。作者投稿都是從自己認(rèn)識事物的角度來命名稿件的題目，責(zé)任編輯一般會根據(jù)稿件內(nèi)容和期刊規(guī)范來重新給稿件命名，如果排版人員在復(fù)制過程中不注意，就容易出現(xiàn)目次頁和內(nèi)文標(biāo)題不一致的明顯錯誤。根據(jù)多年經(jīng)驗(yàn)我期刊社要求排版人員對于文章大標(biāo)題、一級、二級、三級標(biāo)題、圖示、表頭最好不要復(fù)制。檢查全刊的頁碼是否連續(xù)，數(shù)學(xué)式、插圖、表格的序號是否連續(xù)，與行文中提及的是否相符。

第二，對著原稿逐字核對。由于很多期刊社采用的是方正排版軟件，雖然大部分都是電子稿件復(fù)制的，對于編排工作人員不用重新錄入字符，但校對人員不能認(rèn)為是復(fù)制過來就掉以輕心。因?yàn)楦寮男问绞嵌鄻拥模髡咄陡逦募母袷绞遣煌模寮锊迦雸D表格式是不同的。現(xiàn)在大部分作者投來的稿件都是用Word文檔，Page Maker文檔等各種形式，他們的后綴形式不一樣，復(fù)制到期刊社要求的軟件格式里，表現(xiàn)出來有很大差別。這就要求編排人員要重新錄入，校對編輯要熟悉編排人員的應(yīng)用軟件，清楚知道稿件的什么內(nèi)容是復(fù)制的，什么內(nèi)容是編排人員重新錄入的，糾正與原稿不符的各種錯誤。特別是科技期刊，插在原稿中的公式、表格、圖形、圖像只是與電子稿件有一個鏈接關(guān)系，都是要重新用期刊社所用的軟件重新錄入制作的，要重點(diǎn)校對，避免排版人員手誤出現(xiàn)的錯誤。

第三，用理性態(tài)度校對原稿。電子稿件最大的缺點(diǎn)是編輯修改完成后，稿件沒有痕跡，存在著交給排版人員的稿件有編輯操作電腦失誤造成的錯誤，校對人員一般不容易看出來。大部分來稿是電子稿件，但也有手寫原稿，這時，編輯人員一般會根據(jù)文章的內(nèi)容修改成電子稿件，有利于排版人員進(jìn)行排版，但也容易出現(xiàn)編輯人員的失誤造成電子稿件與原稿不符的錯誤。校對人員必須集中注意力辨別校樣上文字的形態(tài)，理解文句的含義，通過比較、前后互證來發(fā)現(xiàn)錯誤，通過推理分析做出是非判斷。圖表的編排要得當(dāng)，參考文獻(xiàn)著錄格式要準(zhǔn)確，著錄項(xiàng)目是否齊全，有無缺項(xiàng)，排列是否符合規(guī)定，正文引文與參考文獻(xiàn)表是否對應(yīng)，外文應(yīng)大寫的字母是否按規(guī)定大寫，外國人名是否規(guī)范，文章名是否符合要求等等。

第四，再次校對。依據(jù)以上幾點(diǎn)校對完期刊后，可再次進(jìn)行校對，校對人員面對著原稿和校樣必須聚精會神，容易產(chǎn)生眼睛的審讀疲勞，因?yàn)橐粋€人在不同時間對于同一事物的敏感點(diǎn)是不同的，認(rèn)識問題深入程度也是不盡相同的，有時對原稿的錯誤不容易一次就發(fā)現(xiàn)出來，在電子稿件中很容易出現(xiàn)顯性的錯誤，出現(xiàn)的詞或詞組有不一致的地方，往往有別字出現(xiàn)，外文字母大小寫或正斜體有不一致的地方，只有反復(fù)校對，才能將錯誤率減少。

第五，對紅的重要性。一般期刊要求四校，每次都要對紅，以上所陳述的一校的具體方法，我期刊社二校是稿件作者，三校是本期責(zé)任編輯校對，四校也就是終審由主編完成。但每次校對完成后，都能找出這樣或那樣的錯誤，特別是三校，不僅是對著原稿校對，還要求調(diào)整版面，這就要對已校對并排版過電子稿件有大量刪減或增加工序。現(xiàn)在都是電腦排版，編、排版人員很容易按照責(zé)任編輯的要求進(jìn)行增減，但也容易造成前后不相符的顯性錯誤，這時對紅也就顯得尤為重要。核對上校次改動的內(nèi)容，及時發(fā)現(xiàn)應(yīng)改而未改的；檢查每頁版面四角的字符有無缺字少字，如有，搜檢上下左右相鄰內(nèi)容有沒有改錯，對相應(yīng)行及其上下行逐字逐句仔細(xì)檢查，如發(fā)現(xiàn)與上次校改后的有所不同，一定要找出原因確保期刊質(zhì)量。

四、正確校對提高科技期刊的質(zhì)量

在電子信息迅速發(fā)展的今天，只有不斷改進(jìn)期刊格式規(guī)范，提高編校人員的綜合素質(zhì)，嚴(yán)格按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行校對，并及時匯集總結(jié)科技期刊在出版過程容易產(chǎn)生的錯誤，才可使期刊在全國科技期刊一直保持行業(yè)領(lǐng)先的地位。要正確認(rèn)識校對對提高科技期刊質(zhì)量的作用，校對工作是整個期刊出版過程中一個承上啟下的重要環(huán)節(jié)，是編輯工作的延續(xù)，校對質(zhì)量的高低對期刊質(zhì)量有直接影響。校對工作絕不僅僅是校樣原稿，應(yīng)該說原稿中的錯誤或不當(dāng)之處要在校對這個環(huán)節(jié)予以清除。隨著電腦的普及，校對人員只有不斷學(xué)習(xí)，不斷發(fā)現(xiàn)新形勢下出現(xiàn)的新問題并及時總結(jié)提高，全面提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，開拓更新自身的知識領(lǐng)域，才能使期刊校對發(fā)揮更大的作用。

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