淺談合并后高校檔案管理存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

摘 要：文章針對(duì)高校合并以后在實(shí)現(xiàn)教育資源共享、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力等方面確實(shí)是一個(gè)質(zhì)的飛躍。但對(duì)高校檔案管理工作帶來(lái)一定的沖擊。筆者列舉檔案工作目前存在問(wèn)題，提出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：高校 檔案管理 問(wèn)題 應(yīng)對(duì)措施

作者簡(jiǎn)介：鄧洪，男，67年出生 ，專(zhuān)科畢業(yè)，檔案館館員。

我院是由原涪陵水電校、涪陵財(cái)貿(mào)校、涪陵農(nóng)校三所學(xué)校合并組建成為高職院校。對(duì)合并后高校的檔案管理工作也面臨巨大的挑戰(zhàn)，那么如何做好高校檔案管理工作，最大限度地發(fā)揮檔案的作用，是值得認(rèn)真探討的一個(gè)新課題。筆者就目前檔案管理存在的問(wèn)題，談幾點(diǎn)看法。

一、合并后高校檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案的立卷、歸檔的問(wèn)題

合并高校期間現(xiàn)行的檔案，主要按管理權(quán)限和隸屬關(guān)系進(jìn)行管理，人員流動(dòng)量大而且快， 工作狀態(tài)不穩(wěn)定，人員的隸屬關(guān)系時(shí)常會(huì)有變化等原因，檔案管理工作出現(xiàn)了一些新情況新問(wèn)題，1、思想認(rèn)識(shí)不到位。一部分人認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管性的事務(wù)工作， 只要“守好攤”、不丟失、不泄密、能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。2、存在“檔案無(wú)用論”現(xiàn)象，為了方便和省事，責(zé)任心強(qiáng)的部門(mén)檔案管理人員會(huì)把沒(méi)有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而遇到責(zé)任心不強(qiáng)的檔案管理人員則不予聞問(wèn)；在部門(mén)調(diào)整、辦公室搬遷過(guò)程中，將大量的文件材料隨無(wú)用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴(yán)重，無(wú)處尋找，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。

（二）檔案的集中管理問(wèn)題

合并高校的原組成院校大都處在不同的位置，距離有遠(yuǎn)有近，由于各方面的原因，很難集中到一處，大多實(shí)行分校區(qū)管理的模式。在這種情況下，合并高校面臨著教學(xué)硬件配備、科研資金扶持、學(xué)生食宿保障等一系列棘手的問(wèn)題，檔案工作因其效益滯后等特點(diǎn)，此時(shí)更不易擺上領(lǐng)導(dǎo)案頭，加之并校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質(zhì)不一等，這些共同成為并校后檔案難以集中管理的重要因素。

（三）檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)問(wèn)題

合并后，原有的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和檔案員隨并校后歸屬崗位的變化而發(fā)生了變化，并校前的各校經(jīng)多年努力建設(shè)的檔案網(wǎng)絡(luò)隨之解體，新的檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)因并校后存在溝通等一系列實(shí)際問(wèn)題。造成這一問(wèn)題的主要原因，客觀上看，在于校址不集中所致；主觀上看，仍在于檔案工作沒(méi)有被提上議事日程、檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定未引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視等因素造成。

（四）檔案排序、管理重新理順問(wèn)題

由于原各校建立的時(shí)間或早或晚，隸屬關(guān)系不一，各自的辦學(xué)宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個(gè)全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類(lèi)目設(shè)置、類(lèi)目排列及檔號(hào)的編制不盡相同，老校基本沿用文書(shū)類(lèi)、科技類(lèi)的分類(lèi)方法，成立較晚的學(xué)校基本統(tǒng)一到了高校檔案實(shí)體分類(lèi)法上。這便牽扯到檔案排序及管理的重新理順問(wèn)題。

二、合并高校檔案管理應(yīng)對(duì)措施

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案人員思想觀念的轉(zhuǎn)變

1、在思想觀念上創(chuàng)新，增強(qiáng)檔案意識(shí)。檔案不僅是保管好，重要的是將檔案相關(guān)的信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)，為組織服務(wù)。把檔案工作與教職工個(gè)人前途發(fā)展緊密聯(lián)系在一起，以喚起教職工們對(duì)檔案工作的意識(shí)，讓檔案工作為高校教育事業(yè)發(fā)展發(fā)揮積極作用。

2、提高檔案工作者素質(zhì)。檔案管理者在新時(shí)期必須品行端正，愛(ài)崗敬業(yè)，要有求實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和開(kāi)拓創(chuàng)新精神。業(yè)務(wù)上檔案管理知識(shí)精通，開(kāi)發(fā)利用能力強(qiáng)。

3、在工作方式和手段管理上創(chuàng)新。檔案工作者在管理機(jī)制和管理模式上不斷創(chuàng)新，要從傳統(tǒng)的檔案管理封閉的思想觀念中轉(zhuǎn)向開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)，切實(shí)在改革創(chuàng)新中提升社會(huì)效益。

(二)完善檔案管理制度，探索管理制度新模式

高校可依據(jù)學(xué)校具體情況成立獨(dú)立的檔案管理工作部門(mén)，將全校檔案管理人員與檔案管理職能集中起來(lái)，統(tǒng)一管理高校的各類(lèi)檔案，改變高校現(xiàn)行檔案管理分散、各自為政的狀況。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、開(kāi)展檔案評(píng)估目標(biāo)管理，穩(wěn)定檔案隊(duì)伍與檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。此外，高校亦可通過(guò)采取檔案托管的方式管理檔案，既節(jié)約人力與物力資源，又有利于實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)管理。在管理手段上要改變傳統(tǒng)的手工操作方式，通過(guò)現(xiàn)代化手段，加以科學(xué)的方法和技術(shù)來(lái)收集、整理、鑒別、裝訂、保管和利用檔案。

(三) 加快信息資源開(kāi)發(fā)， 重點(diǎn)抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主題。當(dāng)前若能把數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和個(gè)單位檔案目錄庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接形式開(kāi)放的分布式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將大大提高檔案管理現(xiàn)代化水平。信息化建設(shè)一是要建立高校檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，通過(guò)相應(yīng)管理軟件或網(wǎng)絡(luò)對(duì)其進(jìn)行管理、使用。二是要建立并完善高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，只有高效的利用檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)中的各類(lèi)信息資源才能將檔案的日常管理工作通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息化管理。三是要建設(shè)高校檔案信息網(wǎng)站，通過(guò)該網(wǎng)站使檔案信息服務(wù)直接面向用戶，既滿足公眾的知情權(quán)又有利于加強(qiáng)校與校之間、科研單位之間、社會(huì)各方面間的信息交流與溝通。

（四）提高檔案管理人員自身素質(zhì)

現(xiàn)代檔案主要體現(xiàn)在檔案信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，要熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等信息處理技術(shù)，作為檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)必須要有較大的提高。

1、在工作中自我提高綜合素質(zhì)

這是提高檔案管理人員素質(zhì)的最有效的途徑之一。實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作是一項(xiàng)實(shí)踐性更強(qiáng)的技術(shù)性工作，在工作中會(huì)遇到各種各樣的問(wèn)題，因此，在工作中應(yīng)采取積極的態(tài)度，發(fā)現(xiàn)自身的不足，及時(shí)充電，使自身處在不斷學(xué)習(xí)的過(guò)程中，在工作中邊學(xué)習(xí)邊摸索并積累工作經(jīng)驗(yàn)，在領(lǐng)悟中升華，更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)新時(shí)代檔案工作的要求。

2、在職培訓(xùn)

在職培訓(xùn)是檔案管理人員臨時(shí)組織的對(duì)館員業(yè)務(wù)知識(shí)、技能的培訓(xùn)，因此結(jié)合科學(xué)技術(shù)發(fā)展和實(shí)際工作需要，對(duì)檔案人員進(jìn)行有針對(duì)性的知識(shí)更新培訓(xùn)。可聘請(qǐng)專(zhuān)家，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員舉辦各種類(lèi)型的培訓(xùn)，熟練地運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件知識(shí)的學(xué)習(xí)與掌握。

三、結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)科技、經(jīng)濟(jì)、信息競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)代，為了適應(yīng)激烈的競(jìng)爭(zhēng)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的要求，高校檔案工作應(yīng)立足并校后的現(xiàn)實(shí)狀況，及時(shí)把握機(jī)遇，不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，采取有效措施，為今后提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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