新校區(qū)環(huán)境下的秘書工作

“百年大計，教育為本”，胡錦濤主席在全國教育工作會議上指出，教育是民族振興、社會進(jìn)步的基石，是提高國民素質(zhì)、促進(jìn)人的全面發(fā)展的根本途徑，寄托著億萬家庭對美好生活的期盼。高等教育作為“國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要”的重要組成部分日益重要，而教學(xué)管理工作作為高等學(xué)校管理的中心內(nèi)容更是不容忽視。作為教學(xué)秘書，如何在新環(huán)境下充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用，如何更有效地完成本職任務(wù)，是一個值得深思的問題。本文結(jié)合作者實(shí)際工作，談幾點(diǎn)心得體會。

一、 教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的特點(diǎn)

1、從屬性與服務(wù)性

作為二級單位的教學(xué)秘書從屬于教務(wù)處和系領(lǐng)導(dǎo)，不僅要及時準(zhǔn)確地完成教務(wù)處布置的各項任務(wù)，還要積極、主動地配合協(xié)助系主任搞好一切有關(guān)教學(xué)方面的工作。同時教學(xué)秘書的主要職責(zé)是為老師和學(xué)生提供一切可能的幫助，服務(wù)于全系師生。

2、繁雜性與專業(yè)性

教學(xué)秘書的工作可以用“多、繁、雜、亂”來概括。開學(xué)初，需提前到校根據(jù)教師、學(xué)生的需要調(diào)整課程表，及時領(lǐng)取教材確保正常上課；協(xié)助配合教務(wù)處進(jìn)行補(bǔ)考、緩考、選課、補(bǔ)選等事項，通知老師核對上課名單；每當(dāng)新的外籍教師到校后，要盡快地幫助他們弄清所要講授的課程、對象，講授的時間、地點(diǎn)，向他們提供盡可能的幫助。學(xué)期中，根據(jù)課程表計算每位老師一個學(xué)期的實(shí)際工作量，協(xié)助教研室主任安排月考、期中考試，完成學(xué)校和系里的上傳下達(dá)任務(wù)，并提前做好下學(xué)期開課計劃及師資配備安排。期末時，協(xié)助教務(wù)處做好期末考試、考查的各項工作，考試結(jié)束后，及時將成試卷、試卷審批表、成績單、分析表等提交教務(wù)處。

由于教學(xué)秘書崗位的特殊性，不僅要熟悉本系所開課程的教學(xué)大綱、教學(xué)計劃、課程設(shè)置以及學(xué)分、學(xué)時的分配，同時還要了解每位教師各方面的工作情況，各年級的學(xué)生的基本情況，以便協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)安排學(xué)期中各項活動和教學(xué)任務(wù)。

3、統(tǒng)籌性與協(xié)調(diào)性

高校教學(xué)事務(wù)繁雜，教學(xué)秘書不僅要對周期性的事務(wù)熟記于心，還要對臨時出現(xiàn)的事情全面考慮，統(tǒng)籌安排。教學(xué)任務(wù)經(jīng)常是由多個部門共同完成的，教學(xué)秘書協(xié)調(diào)著教務(wù)處、各院系、教研室、師生之間的關(guān)系，充分發(fā)揮著上傳下達(dá)的作用。同時，教學(xué)秘書要協(xié)助院系做好各項教學(xué)管理工作， 如教學(xué)計劃和人才培養(yǎng)方案的落實(shí)、教材的征訂、學(xué)籍檔案的管理等等。

二、 教學(xué)管理對教學(xué)秘書的要求

1、“以人為本”、“服務(wù)育人”

作為高校管理人員，首先要有“以人為本”的政治覺悟和“服務(wù)育人”的奉獻(xiàn)意識。在繁雜的工作中，必須恪守準(zhǔn)則，以高度的熱情做好本職工作，做一行、愛一行、專一行。

教學(xué)秘書工作是一項看似簡單、實(shí)際上是非常細(xì)致、復(fù)雜的工作，是為教學(xué)服務(wù)的。在一年的秘書工作中，有時因為自身經(jīng)驗不足沒有做好本職工作，有時因為事物繁重分身乏術(shù)，有時候甚至被誤解過。如何調(diào)適自己？這就要求一定要熱愛這份工作，因為熱愛再多的勞累、委屈都可以忍受。

2、“活到老，學(xué)到老”

教學(xué)秘書工作的繁雜性和專業(yè)性要求我們不僅要熟悉自己本職工作的專業(yè)知識，同時還要熟悉自己服務(wù)對象的專業(yè)知識。作為韓語系的教學(xué)秘書，系里常年聘有外籍教師，因此要具備一定的外語專業(yè)基本知識才能使系內(nèi)工作順利進(jìn)行。此外，還需要利用計算機(jī)來進(jìn)行教學(xué)管理和處理一些日常工作以提高工作效率。

3、細(xì)節(jié)決定成敗

教學(xué)秘書的工作具有周期性和臨時性，這就需要教學(xué)秘書對周期性事務(wù)做出計劃并安排給相關(guān)人員，并且努力在規(guī)定的時間內(nèi)完成，凡事宜早不宜晚。尤其是作為外語院校，每年有大量的學(xué)生出國、歸國，辦理各種手續(xù)，一點(diǎn)點(diǎn)的疏忽可能就會導(dǎo)致學(xué)生利益受損，因此需要耐心、細(xì)心地為學(xué)生著想、服務(wù)。為了少出錯，要養(yǎng)成隨手記錄的習(xí)慣，將計劃事務(wù)和臨時出現(xiàn)的事務(wù)一一記下，一一完成后，將其標(biāo)示，不僅可以增加工作的成就感，還可以減少單純頭腦記憶的負(fù)擔(dān)。每天下班前，將尚未處理的工作隨手記錄，確保第二天工作的順利進(jìn)行。

三、自身存在的不足

1、心有余而力不足

由于缺少教學(xué)秘書的專業(yè)知識，也沒有接受過與此相關(guān)的教育培訓(xùn)， 對現(xiàn)代科學(xué)管理知識、理念和技能還知之甚少。目前，大部分的工作都是在向前輩借鑒和自己摸索的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。缺少理論基礎(chǔ)，做事只憑異端和經(jīng)驗，缺少創(chuàng)新意識，這在一定程度上影響了工作的效率。

隨著院系規(guī)模的擴(kuò)大、教師隊伍的壯大、學(xué)生人數(shù)的增多，教學(xué)秘書的事務(wù)成倍增加，雖然名為教學(xué)秘書，卻往往也擔(dān)負(fù)著行政秘書的職責(zé)，很多時候有種分身乏術(shù)的無力感。明明努力工作，卻總是不見成績，在一定程度上損傷了工作積極性。

2、尚未具備“T”型知識結(jié)構(gòu)

所謂“ T ” 型知識結(jié)構(gòu)是指所涉獵知識耀光要深，既要多方面學(xué)習(xí)，又要在專業(yè)領(lǐng)域有所深入。教學(xué)秘書雖然是服務(wù)性崗位，但仍然有著育人的職責(zé)，這就需要我們在學(xué)習(xí)管理學(xué)之余，還要和一線老師一樣需要學(xué)習(xí)教育學(xué)等相關(guān)知識，此外為了更有效地開展工作，應(yīng)熟練掌握計算機(jī)的操作技能和教務(wù)系統(tǒng)管理。由于種種限制，對知識深化和拓展方面仍然欠缺頗多。

四、方案

1、多組織各種相關(guān)交流與培訓(xùn)，提升發(fā)展空間。

由于辦公室工作的繁重和人員的短缺，教學(xué)秘書不會像輔導(dǎo)員和一線教師那樣走出校門接受學(xué)習(xí)培訓(xùn)。因此以講座、培訓(xùn)班、校內(nèi)外交流等形式讓教學(xué)秘書系統(tǒng)地學(xué)習(xí)相關(guān)教育管理知識，例如秘書學(xué)、管理學(xué)、心理學(xué)、教育學(xué)等方面的知識，提高理論研究的能力和理論指導(dǎo)實(shí)踐的能力。另外，創(chuàng)造機(jī)會讓教學(xué)秘書之間互相交流好的經(jīng)驗、工作方法。鼓勵教學(xué)秘書勤干、勤學(xué)、勤想、勤實(shí)踐。

2、完善教學(xué)管理系統(tǒng)現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，提高辦公效率。

高校的進(jìn)一步擴(kuò)招，以及學(xué)分制的實(shí)施，使教務(wù)管理工作難度日益加大，教學(xué)管理相關(guān)人員的工作壓力大大增加。因此教學(xué)管理應(yīng)把現(xiàn)代教育技術(shù)作為資源和工具應(yīng)用到實(shí)際工作中，實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化。雖然高校的辦公系統(tǒng)大大地提高了教學(xué)管理工作的工作效率，但仍需完善。另外，為了更好地了解學(xué)生對教學(xué)的反應(yīng)，建立“學(xué)生教學(xué)信息反饋”信箱，更全面更及時更全面地收集、匯總教學(xué)信息。

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