淺談中學檔案信息資源的開發與利用

中圖分類號：C93文獻標識碼：A文章編號：1008-925X(2011)09-0-02

摘要：本文從中學檔案工作實際出發，分析了中學檔案信息資源開發利用基礎和保障，探討了開發利用的幾種有效途徑。

關鍵詞：中學檔案 開發利用

中學檔案是學校歷史和校園文化的積淀，它真實記錄了和反映了學校教育教學、科研、管理等方面活動的全過程和成果，并為教育教學、科研等提供素材，為學校管理提供可靠的憑證，同時它還具有文化教育功能和價值，對學校發展起著重要的作用。保存檔案、發展檔案事業的根本目的是為了提供利用。積極開發利用中學檔案信息資源，使其為學校建設發展乃至當地社會經濟發展服務，是中學檔案工作的根本目的和宗旨。下面就如何做好中學檔案開發與利用進行探討。

一、重視檔案收集，豐富室藏，是中學開發利用檔案信息資源的基礎

豐富的檔案室藏，是檔案信息資源開發利用的基礎。中學應根據自身實際，確定檔案類別，多層次、多渠道地在各部門、師生中收集、征集檔案資料，豐富室藏。

中學檔案資料的收集能否完整，一是要抓好上級下發文件的及時歸檔。檔案人員要定期清理、鑒別文件，應根據自身實際和歸檔范圍確定歸檔文件。二是加強文書管理，做好各項活動形成材料收集工作，檔案人員要掌握學校工作、活動動向，這樣才能保證歸檔材料的完整性。三是重視收集聲像檔案。應指定專人對活動等進行錄制、拍攝，留存聲像資料。檔案人員要積極向師生征集聲像資料，做到歸檔完整。只有擁有了全面、豐富的室藏檔案，中學檔案資源的開發利用才有了可能。

二、領導重視，科學管理是中學開發利用檔案信息資源的保障

中學的檔案量相對較少，檔案管理工作也較為不規范，容易被忽視。因此，對檔案工作的重視和科學的檔案管理制度的制定、落實就成為中學檔案工作順利開展的必要保障。學校檔案不僅是學校歷史發展的真實記載，也是學校歷屆領導班子執政業績的記錄，應得到認可和認真對待。中學應建立檔案室，提供必要的保管條件，制定詳細的檔案管理制度，安排專人負責檔案業務各項工作。

三、多渠道開發利用檔案信息資源

收集整理檔案的根本目的在于利用。中學檔案的開發與利用需要不斷拓寬渠道，實現教育、宣傳功能，更好地發揮為學校、地區經濟社會發展服務的作用。

1、建設閱覽室

提供借閱或查閱是中學檔案開發利用的基本方式。根據檔案保管特點，學校應在檔案室旁建設一個閱覽室，提供服務臺、閱覽桌椅等設施，有條件的可供復印設備，降低外借復印檔案丟失、缺損的風險。制定借閱制度，規范借閱手續和行為，保證檔案安全。工作人員認真負責做好監督；借出和收回時，仔細檢查案卷是否完好，保證檔案完整與安全。

2、印發檔案目錄

檔案目錄是聯系檔案用戶和檔案內容的橋梁，印發檔案目錄可以提高檔案利用效率。檔案工作人員應按照檔案分類，編輯檔案目錄，主動印發給學校領導、相關部門和師生，使其能及時了解可利用的檔案資料。

3、編寫好學校大事記、組織機構沿革等資料

大事記是按照時間順序，用簡明的文字記載和反映一定時期、一定范圍內發生的重大事件的參考資料，是學?？甲C歷史的重要依據。編寫大事記應堅持實事求是的原則，真實客觀地記錄學校一個時期各方面工作內容。組織機構沿革記載著學校的體制、組織機構和人員編制變化情況，反映了學校成立情況、性質、職權、主要任務、領導人員變動、內部機構設置等內容，是一個學校辦學歷史的體現。編輯學校大事記和組織機構沿革，既可讓大家了解學校歷史，又可作為學生愛校教育的可貴素材。

4、開發校本教材

在實施新課程改革的教育形勢下，學校應積極開發校本課程，編寫校本教材，而室藏檔案為開發校本教材提供了素材。要做好教材選題，從檔案中發掘有價值的信息，使課程、教材的開發富有特色。玉溪一中在新課改中積極發掘校存檔案，借助其他檔案資源，編寫了《走近一中》作為校本教材之一，此書讓學生、家長、社會認識一中，增強了學生的榮譽感和使命感。

5、建立展覽室

建立校史、作品展室，發揮宣傳教育功能。創建校史展室要做好設計，資料收集要完整，以學校發展歷史為脈絡，將辦學成就作為重點，采用平面式和版塊式相結合的模式，將實物檔案和復制本與精辟介紹結合呈現。通過展廳環境、版面、照明和圖文并茂的設計，典藏歷史，記錄現在，面向未來。創建作品展室，展示歷年師生繪畫、書法、攝影、科技創作優秀作品，增強學習創新氛圍，挖掘師生潛力。展室作品的收集要與師生各類比賽相結合，通過比賽，征集優秀作品，并形成學校特色檔案。

6、開辟互聯網利用途徑

校園網是學校與學生、家長和社會溝通的橋梁，也漸漸成為學?？茖W管理工具。中學檔案室應充分利用這個平臺，在校園網上建立檔案在線閱覽室和網絡展覽室，將可公開的檔案掃描件或編研材料置于網絡中，供師生瀏覽、查閱；開辟檔案論壇，架設與利用者的溝通橋梁，檔案室可藉此征求意見、征集檔案，利用者亦可表達需求，促進對檔案的利用。

7、豐富校園宣傳欄

宣傳欄是展示學校風貌的重要窗口，是學校宣傳工作重要陣地。應在校園顯著位置開設宣傳欄，利用照片檔案，配以簡要文字說明或簡訊，制作成精美的噴繪或寫真畫面，粘貼在宣傳欄內，作為學校工作、活動宣傳的生動素材，讓師生、家長通過宣傳欄了解學校，增強學校的知名度、美譽度。

8、編輯出版教學、科研刊物

中學教師在開展教育教學的同時還在積極開展科研活動，探索新方法、新途徑。檔案室要在收集此類檔案的同時，開發利用的途徑，編輯出版校內教研刊物，使研究成果能在教師中傳播和推廣，發揮其指導實踐作用。玉溪一中于1999年創辦了?？督淘贰?，刊物“突出學術，兼顧文藝”，全面反映學校教育教學、教育管理、教育科研和校園文藝；還編輯印刷了《教苑擷英》、《云南省一級一等完中的辦學——玉溪一中教育教學風貌》、《教海拾貝》等書，刊載教師教育教學研究成果。

9、制作聲像資料

照片檔案是學校歷史的生動反映，它以直接且逼真的影像將信息傳遞給使用者，具有強烈的感染力。檔案室可以一定年限將照片檔案分類整理，配以簡要文字，制作成精美歷史畫冊，作為學校宣傳資料。

錄像檔案的利用主要是制作教學光盤。檔案室可將教師參加各類教學競賽獲獎的競賽課錄像制作成教學參考光盤，提供借閱，便于教師借鑒學習，以提高教學技能和掌握有效教學方法。玉溪一中自1993年起每年舉辦一屆“求索杯”教學大獎賽，每年派出青年教師參加市內外教學競賽，這些教學競賽形成了寶貴的聲像資料和檔案。學?，F代教育技術中心教師（兼職檔案工作人員）將競賽課教學過程和賽后研討會議聲像編輯制作成教學競賽光盤，作為學校軟件室寶貴資料，供教師借閱、拷貝，為教師快速成長，相互學習，提供了不少幫助。

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