談檔案信息化建設在檔案利用服務中的作用

中圖分類號：C93文獻標識碼：A文章編號：1008-925X(2011)09-0-01

信息化建設技術是國民經濟中最具有增長活力和重要的支柱，在其高速發展及推廣中，檔案信息化建設也隨之加快了建設速度，這對長期處于單調而又枯燥，傳統而又落后的檔案服務工作帶來了生機和活力。

信息化建設實際上分為兩大塊：信息技術和信息內容、檔案信息化建設，要以檔案信息資源為核心，以網絡化管理為基礎，依托各地政務信息網，加快網絡建設，加大文檔一體化、館室一體化管理的推進力度，加速完成各級綜合檔案館文件級目錄數據庫的建設任務，為檔案信息化產業創造良好的基礎和條件。

一、信息化建設在檔案利用服務工作的必要性

1.信息化建設的發展是檔案利用服務工作客觀要求。隨著社會的進步、科學技術的發展，信息化進程造成文件、檔案管理對象和環境的巨大變化。從文件的內容、形式和數量，到文件的生成、運行和管理方式都在不斷的變化，文件生成部門和各類利用者對信息的需求也在發生變化。要將我們手中的“死” 檔案轉化為可開發利用的“活”資源，成為網絡中的一條信息源，就必須加快數字化檔案數據庫的建設。沒有大量的、不斷增加著的信息數據——數字化檔案，就無法發揮檔案信息系統的作用。所以說建立建全文件存儲的檔案數據庫系統是重點中的重點。

2.檔案信息化建設是推動檔案利用服務的必然要求。通過信息技術管理檔案工作，實現計算機聯網，在網上實現檔案目錄檢索，在一定的權限內進行檔案全文的瀏覽，滿足企業不同人員的需求。檔案館通過信息技術，介紹及編寫各類檔案信息，達到檔案資源共享，提高現代化服務水平，全面推進檔案工作的新局面。

3.信息化建設是提高檔案部門社會影響的重要因素。進入信息時代后，作為信息儲存并提供利用的檔案工作，尤其是檔案利用服務工作的重要性正日益得到強化。近年來，西方不少國家采用了“信息權”這一概念，把利用檔案不僅看作是歷史及科學研究的一種需求，更看作是公民的一種權利。我國已經公布《電子簽名法》和《檔案信息化建設實施綱要》，為檔案信息化建設指明了發展方向。檔案部門在使用傳統服務手段的基礎上，要及時利用現代化計算機技術提供利用服務，要抓住當前大力推進檔案信息化建設這一歷史機遇，轉變落后思想，以超前的意識，超前的服務來贏得市場，贏得利用者的認可，與此同時才能全面提高其社會影響力及檔案部門的社會地位。

二、檔案信息化建設在檔案利用服務工作中應注意的問題

1.檔案信息化建設的發展，由地方經濟、科技和社會發展水平所決定，各級檔案部門在檔案信息化建設過程中一定要建立在現實需求基礎上，要先試點、后推廣。切記在沒有進行科學的可行性、必要性論證之前，盲目購置設備。信息化建設工作可以先從基礎工作做起。

2.化分等級，重點建設。檔案信息化建設首先集中力量對重要的檔案資料進行數字化加工，將一部分信息化處理后的檔案先對外部提供利用服務。只有這樣才能在最短時間內，以最快的速度來實現檔案信息化的實際應用；在突出重點的同時，對各類檔案的信息化進行分級建設。要有一個發展的先后順序。一般情況下，應該優先建立對文書檔案的管理系統，以滿足機關對檔案中最多、最普遍部分的需求，而后根據條件，再建立其他門類的檔案管理系統。這樣才能夠保證檔案部門在資金、人力等條件有限的情況下，加快實現檔案信息化的進程。

3.電子文件在保存、歸檔及管理中的注意問題。電子文件歸檔時，把屬于一般性的電子文件，轉換成各種平臺都能使用的文本文件格式，以不變應萬變，消除由于是技術演變所帶來的影響。對于特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應瀏覽軟件；對歸檔后的電子文件要建立定期檢查制度，一旦發現文件損壞，立即對其載體內存儲的所有文件進行修復工作。

三、檔案利用服務工作的不足之處

1.檔案部門目前仍沒有完全走出封閉狀態，主動性服務意識不強，大多數檔案部門的工作方式仍局限在接收檔案、編目立卷、入庫上架、查閱調卷方面，在利用上也是一問一查的被動服務。利用是檔案工作永恒主題，沒有提供利用，檔案是就死檔案，其價值和潛力就體現不出來。

2.檔案管理的技術手段落后。目前多數的檔案館接收的大部分檔案仍是紙質檔案。而由光盤、磁盤等新載體存儲的檔案很少。檔案管理基本上是依靠傳統的手工操作，與當今高速發展的信息化技術要求還相差很大，技術上差距制約了檔案部門工作開展的節奏和效率，影響了檔案工作的現代化進程。

四、檔案信息資源開發利用的重要性

1.檔案信息的開發就是檔案部門通過信息化建設，對檔案信息進行多層次的加工、整理，把蘊藏在檔案局中有價值的、適應利用者需求和社會發展需要的各類信息資源挖掘出來，提供給社會，這樣就實現了檔案的價值。檔案的開發利用是檔案工作的最終目的。只有開發利用檔案信息資源才是檔案工作自身價值的真正體現。

2.積極開發利用檔案信息資源已成為現階段檔案工作的必由之路。現代的檔案工作與傳統的檔案工作并沒有什么本質的區別，但需求者對檔案工作的要求卻步有了很大的變化。長期以來，檔案工作由于受傳統思想的束縛，大部分檔案部門僅局限于一般的收集、整理、保管和借閱上，而且是重實體管理、輕開發利用，致使檔案信息資源的開發利用處在一種低水平的狀態。

3.依托現代化的物質基礎和科學技術手段，做好檔案多方位的服務。現代檔案工作是在繼承傳統檔案服務的內容、組織、形式、方法、管理的基礎上不斷更新，把那些可能在經濟建設中發揮重大經濟效益的檔案信息通過各種方式提供給利用者，最大限度地提高檔案信息的利用效果。

總之，檔案信息化的建設工作是順應時代潮流、適應時代發展的新要求，是新時期賦予檔案部門的重要使命，也是加強檔案主動、超前服務于企業，服務于市場，服務于社會。檔案做為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸現出來。我們檔案工作者要不斷學習科學知識，掌握信息技術為檔案工作服務，使我們的檔案事業更好的服務于社會各項事業。

參考文獻：

《蘭臺世界》2007年總第226期。