淺析公路檔案工作信息化

摘 要:公路檔案作為一個(gè)地區(qū)交通發(fā)展史的重要依據(jù)，既有行政檔案和科技檔案的雙重屬性，又有其自身獨(dú)有的特點(diǎn)和作用，而傳統(tǒng)的公路檔案工作現(xiàn)已經(jīng)滿足不了當(dāng)前時(shí)代的要求，無法應(yīng)對(duì)當(dāng)前的大量信息資料處理工作，計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入解決當(dāng)前公路檔案工作的難題，但同時(shí)也帶來了新的問題，本文分析了公路檔案信息化的優(yōu)勢(shì)，以及提出完善檔案工作的見解。

關(guān)鍵詞:公路檔案信息化管理

中圖分類號(hào):G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1674-098X(2011)8(b)-0183-01

信息時(shí)代的到來，對(duì)于公路的檔案工作提出了新的要求，同時(shí)為公路檔案的發(fā)展提出來新的機(jī)遇，緊跟時(shí)代的步伐，加速公路檔案工作信息化普及，提高工作質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量是公路檔案工作信息化的新標(biāo)準(zhǔn)和新要求，也是公路檔案工作未來的發(fā)展方向。

1 檔案工作信息化的優(yōu)勢(shì)

1.1 收集方便

信息化進(jìn)程中檔案工作的資料收集與存儲(chǔ)是通過手工輸入、圖像掃描、OCR識(shí)別等手段實(shí)現(xiàn)，將資料都以數(shù)字化信息存儲(chǔ)，這樣就避免了許多不必要的資料丟失或缺損現(xiàn)象的出現(xiàn)。

1.2 處理方便

傳統(tǒng)檔案工作都是紙質(zhì)、實(shí)物的檔案材料，處理方面都是人工編制，并且容易破損，尤其在保存上要設(shè)置特定的條件和環(huán)境，信息技術(shù)引入到公路檔案工作后，節(jié)約了儲(chǔ)存的空間，又方便了信息處理和編制。

1.3 存儲(chǔ)方便

傳統(tǒng)紙質(zhì)的、實(shí)物的檔案材料往往在長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存后，都會(huì)變質(zhì)或在條件不佳的情況下，還容易造成資料的破損，信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案工作中后，各大容量的光盤硬盤頻頻出現(xiàn)，使得檔案資料的儲(chǔ)存變得更加方便，既可以節(jié)省空間并在儲(chǔ)存條件上避免了許多的環(huán)境要求。

1.4 使用方便

傳統(tǒng)的檔案資料的檢索工作都很復(fù)雜，查找速度慢，工作效率較低，而當(dāng)信息化應(yīng)用到檔案工作中以后，使得檔案工作的查找可以在短短幾秒鐘完成，在眾多的資料中一下定位到自己所需的資料，因此說在檔案工作中最大的優(yōu)點(diǎn)也是方便用戶的使用。

1.5 傳輸方便

隨著互聯(lián)網(wǎng)在世界范圍的迅速發(fā)展，檔案的信息存貯和檢查利用，已不再局限于自己內(nèi)部單位，檔案資料可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸、檢索等實(shí)現(xiàn)檔案資源的全球共享，用戶可以在取得權(quán)限的前提下實(shí)現(xiàn)異地的檔案信息提取和檢索工作。

2 加快檔案信息化進(jìn)程的建議

檔案工作信息化網(wǎng)絡(luò)化的普及可以說是時(shí)代的要求，時(shí)代的標(biāo)志，兩者變得密不可分，包括公路檔案事業(yè)的發(fā)展，雖然信息化普及程度還相對(duì)較慢，但是公路檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化的普及將是未來公路檔案工作發(fā)展的重點(diǎn)。

2.1 建立公路檔案管理信息庫(kù)

普及公路檔案工作的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，我們首先應(yīng)該從建立和完善公路檔案管理的信息數(shù)據(jù)庫(kù)開始，檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的建立可以很大程度上拓寬信息渠道，為用戶提供更快捷的信息服務(wù)。及時(shí)補(bǔ)充、維護(hù)數(shù)據(jù)信息庫(kù)，并設(shè)計(jì)專門軟件對(duì)掃描的材料和補(bǔ)充的數(shù)據(jù)可以直接生成在數(shù)據(jù)表、登記表、審批表里，減少工作程序，避免重復(fù)勞動(dòng)。

2.2 實(shí)現(xiàn)公路檔案工作的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)實(shí)現(xiàn)資源共享

公路檔案信息化進(jìn)程中，實(shí)現(xiàn)檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化和資源共享是檔案工作的發(fā)展必然趨勢(shì)，我們應(yīng)該在建立了公路檔案工作的管理信息庫(kù)的基礎(chǔ)上，應(yīng)該進(jìn)一步提高檔案工作的管理水平，讓公路的上級(jí)主管部門、人資部門以及同行部門，可以都共享到檔案管理信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源使用的最大化和最優(yōu)化。

2.3 引進(jìn)和培養(yǎng)新型檔案管理人才

公路檔案工作的主體是人，人才的培養(yǎng)與形成是檔案工作事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵，人員素質(zhì)的高低影響著檔案工作的順利進(jìn)行，因此我們要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培養(yǎng)和培訓(xùn)，不斷加強(qiáng)和豐富檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，特別是現(xiàn)代化的檔案管理能力，把檔案管理人員的信息素質(zhì)培養(yǎng)切實(shí)落到實(shí)處。

2.4 加大資金投入，不斷更新硬件設(shè)備

公路檔案工作的信息化轉(zhuǎn)變，給公路檔案工作也提出了新的要求，首先就是對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的要求，各部門應(yīng)該加大對(duì)于檔案管理硬件設(shè)施的投入，配備相應(yīng)資金，添置和更新外置設(shè)備，大力推進(jìn)信息化工作的開展。

2.5 健全機(jī)構(gòu)、加強(qiáng)培訓(xùn)

在各級(jí)檔案管理部門，應(yīng)配備專職的信息工作人員，并將信息工作納入目標(biāo)考核的范疇。使其各級(jí)檔案信息管理人員更加專業(yè)化，這將是工作取得成效的關(guān)鍵。能否及時(shí)把準(zhǔn)確實(shí)用的信息加工成有價(jià)值的成品，決定著信息服務(wù)水平的高低，決定著檔案信息能否在促進(jìn)社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮其作用。應(yīng)綜合各地信息工作的實(shí)際情況，舉辦檔案信息人員培訓(xùn)班，提高他們專業(yè)能力以及電腦實(shí)際操作能力。從而建立完善的信息人員隊(duì)伍，提高檔案信息的管理水平。

2.6 做好檔案管理的保密工作

在公路檔案工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化的過程中，檔案的保密工作成為了我們研究的另一個(gè)重點(diǎn)，做好對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密教育，強(qiáng)化其保密意識(shí)，不斷提高檔案保密的警惕性，如不得在公共場(chǎng)所談?wù)撋婕皺n案中的秘密內(nèi)容，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借、查、閱制度，不得擅自透露所存重要檔案的內(nèi)容、數(shù)量、存入位置等。

2.7 充分利用檔案信息網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的應(yīng)用，需要各級(jí)檔案管理部門在日常工作中大力推行機(jī)關(guān)內(nèi)部公文、信息、會(huì)議等主要業(yè)務(wù)網(wǎng)上辦理。采取硬性措施，規(guī)定上報(bào)信息和文字材料，一律通過電子傳輸，主管部門不再受理紙質(zhì)材料。下發(fā)的文件，也一律采用網(wǎng)上傳輸，從而實(shí)現(xiàn)無紙辦公的效果。

3 結(jié)語

總之，隨著公路事業(yè)的不斷發(fā)展，公路檔案信息化日益呈現(xiàn)出其重要的地位，在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，公路檔案工作承接著大量的信息處理和信息儲(chǔ)存工作，大力推進(jìn)公路檔案工作的信息化進(jìn)程，成為當(dāng)前公路檔案工作的任務(wù)重點(diǎn)。

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