論學生資助項目檔案管理的現狀與策略

學生資助工作，是國家幫助家庭經濟困難學生完成學業，促進教育公平和社會公平的系統工程。近幾年來，各類學校的學生資助項目越來越多，隨之形成的文件材料也增加。如何做好學生資助項目的檔案管理工作，同樣成為學生資助管理工作的重要問題。

一、學生資助項目檔案管理的現狀

（一）各級資助機構對資助檔案材料的管理工作不重視，管理混亂。資助工作人員認為資助檔案材料的整理工作量大，并且不屬資助工作，所以對學生的申請材料、銀行的發放清單和資助報表等檔案材料亂丟亂放。當相關部門檢查或審計需學校提供時，無法提供，更無法補齊。

（二）大部分學校和資助管理機構無檔案管理人員，或管理人員沒有經過專業的培訓，學生資助活動形成的檔案材料不夠規范。比如：銀行代發資助金額后，打印給學校的銀行發放清單是“工資條”式的清單，給資助管機構的銀行發放清單是幾萬人匯集一起的流水名冊表，銀行發放清單上無任何簽章，佐證檔案材料不規范，效力不夠。

（三）大部分學校和資助管理機構沒有專用檔案室，“六防”設備不配套，必備的切刀、統一的檔案盒，都無法購置齊備。硬件環境設施不齊全，引起有資助檔案材料的也積滿塵埃，甚至霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

二、學生資助項目檔案管理的策略

管好用好學生資助檔案，是協調單位各項管理工作、有序、高效運行的有效保證。因此，本人僅從規范學生資助項目檔案管理基礎工作的做法，提出以下管理策略與大家共同探討。

策略一：加強領導，提高認識，提升資助人員素質的措施

加強對資助檔案管理重要性的認識，落實專人或兼職工作人員負責檔案管理工作，分工明確，責任到位。建立健全檔案管理制度和獎懲制度，確保資助檔案管理工作順利開展。加強對檔案管理人員的業務培訓，提高資助項目檔案管理工作的效率和質量。

策略二：規范學生資助項目檔案管理基礎工作的具體做法

（一）資助項目文件材料歸檔范圍、分類和保管期限

⒈資助項目文件材料歸檔范圍

兩個原則：凡是反映學生資助項目業務活動、具有查考利用和憑證作用的文件材料均屬歸檔范圍；凡是屬應歸檔范圍的文件材料，必須按有關規定建檔立卷，實行單位或學校集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。

2.資助項目檔案的分類與歸檔標識符號

（1）資助項目檔案的分類

目前，全國各省市相關管理部門對資助項目檔案的分類無統一規定。因此，本人在實際工作中，根據檔案管理法規和學生助學金資助項目管理工作的規定以及經濟專項審計的要求等，設定“資助類”一級檔案目錄，按各資助項目的工作流程所形成的檔案材料設二級類目。具體分類如下：

①資助業務活動形成檔案的一級類目有：資助類、會計類、實物類和聲像類。

②資助業務活動形成的 “資助類”二級檔案類目有：管理性文件﹙文書類﹚、報表類、學生申請類。

③各級資助管理部門涉及資助項目的檔案情況：學校涉及資助項目一級類目的檔案有資助類、會計類、實物類和聲像類。涉及“資助類”檔案的二級類目分為：管理性文件﹙文書類﹚、報表類和學生申請類。各級資助業務主管機構的資助項目檔案的分類與學校相同，無“學生申請類”檔案材料。

（2）統一資助項目歸檔的標識符號

資助業務活動形成的“資助類” 一級類目的歸檔標識符號，按資助項目執行的先后順序而定。涉及的會計類、實物類和聲像類一級類目歸檔的標識符號，分別按會計類、實物類和聲像類的規定執行。

⒋資助項目歸檔的時間和保管年限

歸檔時間一般是每學期末由學校和各級資助部門整理歸檔，保管二年后向單位檔案部門移交。由于資助項目屬經濟專項項目，經費來源分別來自于中央和各省市級財政。因此，資助項目檔案的保管期限定為永久。

（二）學生資助項目檔案整理

將資助業務活動中所形成的管理性文件、報表類、學生申請類的檔案材料，依據各類檔案材料的整理辦法進行收集、分類、排序、編號、裝訂、編目、裝盒等，使之完整和有序化。

⒈資助項目管理性文件、報表類和學生申請類檔案材料的整理方法

（1）整理原則：遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，便于保管和利用。

（2）整理流程：收集材料→分類→排序→裝訂→編制頁碼→編制歸檔號→編制卷內文件目錄→填寫備考表→裝盒，共10個環節。

（3）歸檔要求：歸檔文件收集要齊全完整。按“件”收集裝訂保存。對破損、字跡模糊、漏頁的文件要進行裱糊、復制或補齊，復制件要清楚并附于原件一并歸檔。長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。

（4）排序：按學年、分春季學期和秋季學期，分別以資助項目分類編制流水件號。

（5）編號：編印頁碼號時，印單面的，在右下角編頁碼，底稿接著正文順著編；印雙面的，正面在右下角編，反面在左下角編；要求用黑色筆、鋼筆手寫或頁碼機編頁碼，不能用鉛筆、圓珠筆、紅色筆編頁碼。

（6）裝訂歸檔文件： 歸檔文件按“件”裝訂。文件的正本與定稿為一件； 正文與附件為一件，附件為兩件以上并可單獨成文的可分別計算件數； 原件與復制件為一件； 轉發文與被轉發文為一件；來文與復文為一件； 會議記錄為一件；督查材料視具體情況合為一件或分為數件。考評材料視具體情況合為一件或分為數件；匯總報表為一件；明細表或名冊表單一件；學生申請表和其提供的證明材料為一件。

裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；轉發件在前，被轉發文在后；復文在前，來文在后；匯總表在前，明細表或名冊表在后。

（7）歸檔章式樣及填寫方法：在每份文件首頁使用紅色印泥在右上角空白處蓋檔號章，在蓋檔號章內使用紅色印泥蓋對應歸檔標識符號章。

（8）編制卷內文件目錄：沒有安裝檔案管理系統軟件的單位，采用EXCEL辦公軟件按以下表樣的格式，以盒內文件歸檔號順序編制錄入歸檔文件目錄信息。

（9）填寫備考表：備考表由卷內文件情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間組成。備考表填寫完畢后，統一用A4紙打印，應置于卷內末頁。

（10）裝盒：按“類別”順序裝入檔案盒。卷內文件目錄置于盒內文件之前，備考表置于盒內末頁之后。

2. 檔案盒封面、脊背的格式和標注方法

（1）“檔號”填寫分類號（類目代號+項目代號）——案卷號。檔案盒封皮及背脊上的“檔號”填寫分類號，年度——卷盒號。“案卷題名”填寫資助項目名稱。

（2）檔案館號：檔案館給立檔單位的檔案編制的代號。

（3）“案卷題名”填寫本卷檔案資助項目的名稱或主要內容。

（4）“立卷單位”填寫單位全稱或規范化簡稱。

（5）保管期限：統一蓋章。

以上內容需要蓋章時，要用刻制的字模或阿拉伯號碼章蘸紅色印泥，保持檔案盒清潔、美觀。

（三）資助項目檔案的交接和移交

1. 各校資助管理工作人員工作變動，必須嚴格履行交接手續。交接雙方、單位負責人應在移交清單上簽字。交接目錄一式3份，單位存檔1份，由交接雙方各執1份。

2. 學生資助項目檔案按學年分春季學期和秋季學期進行歸檔。學期結束后，由單位﹙學校﹚資助業務部門整理學生資助項目檔案。整理歸檔工作完成后，由資助業務部門保管二年，二年后資助業務部門將資助項目檔案向單位檔案部門移交。

資助項目檔案進行交接和移交時，資助管理人員必須對所有檔案是否齊全完整、真實有效進行檢查，編寫移交清冊，簽字確認。檔案管理人員應對案卷進行全面審核，不符合要求的及時退回整改，符合要求的簽字移交。