高校行政秘書崗位職責現狀分析及探討

【摘 要】高校各學院的行政秘書是高校二級學院管理隊伍中的一支重要力量，是學院承上啟下的紐帶，上傳下達的中間站。行政秘書的工作多而廣，雜而亂，細而瑣的特點給實際工作帶來了困難和挑戰。現有必要對高校二級學院行政秘書工作的特點和現狀進行分析和探討，以更好地開展工作。

【關鍵詞】行政管理 行政秘書 崗位職責

高校各學院行政秘書既是院行政管理層的參謀和助手，又是院行政管理層與師生員工間的橋梁和紐帶，是管理隊伍中的一支重要力量。各學院的行政秘書尚未得到足夠重視，其工作任務繁重，缺少交流，影響工作效率和人才培養質量。因而要對二級學院行政秘書工作的特點和現狀進行探討，才能更好地做好政秘書工作。

一、高校行政秘書工作的特點

高校行政秘書主要是服務于學院領導、教師、學生的日常管理，其特點主要有：

（一）輔助性

輔助性是相對主導性來說的，一般來說，輔助就是在院辦公室主任直接領導和指揮下協助領導完成交代的任務和工作，這是秘書工作最核心的職能。院領導不光承擔行政工作，還要兼顧教學與科研，所以工作不可能面面俱到。這就要求各行政秘書對領導布置的工作及時完成，并對其進行跟蹤和督促。對重要的事項要及時匯報和提醒，及時將院系教學情況和管理中出現的問題反饋給相關主管領導。

（二）協調性

秘書協調是領導工作的補充和延伸，是輔助領導化解矛盾、理順關系、提高工作效率、保持最優化的過程。行政任務是在多個部門、多方面的配合下共同完成的。行政秘書恰恰處在校級行政管理部門、學院、教師、學生的信息交匯點，也是各種行政矛盾最集中的地方，所以高校行政秘書必須具備八面玲瓏的協調能力，善于分析和處理各種錯綜復雜的關系，形成和諧有序的工作氛圍。

（三）廣泛性

事務繁雜，范圍擴大，頭緒眾多是秘書工作的廣泛性特點。從文件起草和會議通知等日常工作到為院領導出謀劃策、參謀咨詢，從與教學秘書、學生政治輔導員的配合到與本院院長、書記、各系主任以及與校辦、人事處、教務處、保衛處、工會等職能部門之間的協調聯絡、上下溝通，幾乎包羅萬象。這要求秘書人員從大量瑣碎的工作中整理出頭緒，統籌安排。培養自己的細心和耐心，有條不紊地安排工作。

（四）參謀性

高校各學院行政秘書是連接院系領導和各部門的橋梁，他們熟悉與教師教學、學生管理、科研工作相關的各項政策和要求，熟悉教學資源的實際配置情況，熟悉教學行政人員的秉性和各行政管理部門的工作環節，要積極收集整理教學管理工作中出現的問題，為領導修改和重新決策提供依據。秘書人員要善于分析形勢把握事物發展的趨勢增強預見性， 提高對謀略的實效性，把為領導出謀獻策滲透到工作的各個方面和全過程。

二、高校行政秘書工作的現狀

根據行政秘書工作的特點，結合地方高校行政秘書的實際，現調查某學院行政秘書崗位職責。其工作內容包括了如下內容：校級、院內資產清查和管理；行政檔案的管理；協助主任做好教學酬金年終結算；二級學院教師的報紙雜志征訂及報刊分發；相關文件、資料的復印；院內發文的分類管理和分發文工作；院內各種課酬、津貼制表、報賬及發放工作；負責相關學院間教學酬金管理費的收發并做好登記工作；各種創收工作各種考試的報名、收費、發證、建檔等工作。可見，行政秘書的工作范圍涉及高校的多數職能部門，任務量十分繁重。結合以上學院行政秘書的具體工作發現以下三方面的問題：

（一）工作任務多而繁瑣

二級學院的行政秘書工作頭緒較多，工作范圍幾乎涉及二級學院各項工作的各個方面。每天都有干不完的工作，除了要完成各類文件的登記與傳閱、各個會議的通知、各種來電來訪的接待和處理之外，還要完成領導臨時交辦的各項任務。同時，要與不同的教師和學生接觸，及時處理他們提出的各種問題，并且還要兼職處理相關的教學任務和黨務工作，工作內容沒有定性的規定。實際工作中涉及的任務遠遠超過行政秘書這個崗位職責。因此，行政秘書雖然天天忙、月月忙，但年終總結時卻是“忙忙碌碌無頭緒，兢兢業業沒成績”。

（二）工作得不到重視

二級學院的行政秘書平時工作十分繁忙，通常感覺是上班像打仗一樣，一件事接著一件事，經常是幾件事情一起干。無論做得多辛苦，領導總是認為這是你應該做的，并且在年終績效考核時，行政秘書得優秀者卻鳳毛麟角。無論是老師還是學生，你都得為他們服務，如果服務不好，往往會遭到投訴，或是責罵等，因而沒有被重視，得到的回報也少。付出與回報往往難成正比，導致有些行政秘書心里有牢騷，肚里有怨氣。認為干多干少一個樣，干與不干一個樣的心理極易產生，抱怨自己進錯門、上錯崗，情緒郁悶，工作沒勁。

（三）工作晉升機會少

二級學院的行政秘書中有很大一部分不是秘書專業出身，很多都是一些引進人才的家屬或是子弟，從事行政事務一般很難升到高級職稱，往往只是評到一個中級職稱就到了瓶頸。現實中，高校二級學院行政秘書的培養工作往往不受重視或缺少關愛。缺乏專業知識的培訓和交流，缺乏工作的職業規劃和指導，對于未來不知何去何從，前景渺茫！正是由于定位模糊，前途不明，導致行政秘書大多思想不穩定，態度不積極。導致部分行政秘書缺少工作的激情，不深入學習研究相關知識。

三、結束語

隨著我國高校改革的不斷深化，對高校二級學院行政秘書的要求也越來越高。作為學院的領導層，需要合理規劃行政秘書的崗位職責和任務，而對于行政秘書工作人員，更需要加強學習，提高自身綜合素質和能力，踏實工作，更好地為學校和學院健康、快速地發展貢獻自己的智慧和力量。

參考文獻：

［1］胡虹. 談高校院系行政秘書執行力的提升[J]. 秘書之友，2007（1） ：44-46．