淺談新形勢下如何提高人事檔案管理工作

摘 要:在現今新形勢下，我院的人事檔案管理工作要更好地適應信息時代、人才時代和市場經濟的需要，更好地服務于經濟建設和社會發(fā)展，就必須充實人事檔案的內容，就必須開展人事檔案管理升級，克服檔案管理的公式化和形式化，突出新時代特征，從而實現檔案內容和檔案管理的立體化、動態(tài)化，將我院人事檔案管理工作提升到一個新臺階。

關鍵詞:新形勢人事檔案管理方法

中圖分類號:G27文獻標識碼:A文章編號:1674-098x(2011)07(b)-0200-01

人事檔案作為檔案資源的重要組成部分，同時也是進行人力資源管理的重要依據和資料，是知人善任、選賢舉能的重要工具，是全面考察人才的重要依據，也是正確的選拔和使用人才的重要依據。伴隨著中國改革開放的不斷深入，社會經濟的不斷發(fā)展和人力資源保障工作的不斷深入。人事檔案管理管工作的重要性也不斷凸顯，作為反映我院人才情況的人事檔案，對我院改革人事制度改革、合理配備人員以及發(fā)掘人才資源，促進我院更加平穩(wěn)、快速、協(xié)調發(fā)展有著極為重要的作用。

1 人事檔案管理工作的重要性

人事檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性，加強對人事檔案的管理，及時研究解決人事檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持;同時，把人事檔案管理工作列入重要議事日程，落實工作目標，從而積極推動基層人事檔案管理工作的開展，以提高人事檔案工作的管理水平，為管理工作提供更好的保障和服務。

在現代勞動用工管理中，人事檔案的作用包括以下幾個方面:對職工個人而言，人事檔案管理部門可以據此為流動人員提供身份認定和辦理社會保險:為員工代辦申報職稱:根據檔案確定退休年齡;根據檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡;代為繳納職工的養(yǎng)老保險、失業(yè)保險和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調整;出具與人事檔案有關的證明材料等等。

2 當前我院人事檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 人事檔案管理人員的問題

這主要表現在我院人事檔案管理人員數量不夠，素質不高，大多存在兼職做人事的情況，而專業(yè)的檔案管理人才缺乏，這導致了我院人事檔案管理效率相對較低，資料收集困難，資料不全面等情況。

2.2 信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務作用程度低

人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，在師資培養(yǎng)、人才選拔、人才穩(wěn)定與年度考核等方面未能真正起到應有的作用。

2.3 人事檔案管理觀念陳舊，不能適應新的形勢

隨著人事制度的改革，在人才密集、人才流動性較強的科學院系統(tǒng)，人才的流動已成為必然的、正常的現象。高層次人才中無檔人員逐漸增多，科學院檔案管理過程中出現的“人檔分離”現象越來越突出，給科學院傳統(tǒng)的檔案管理觀念與被動服務局面帶來嚴峻的挑戰(zhàn)，也給我院人事檔案管理工作帶來很大的困惑。迫切要求我院檔案管理人員更新觀念，以適應新形勢，應對新局面。

2.4 人事檔案管理信息化程度不高

在如今這個高度信息化、網絡化的時代，人事檔案的管理必須適應時代要求，將互聯網平臺和計算機軟件應用于人事檔案的管理之中。

3 對人事檔案管理的幾點建議

3.1 加強領導，完善體制，建立檔案管理制度

定期了解檔案工作情況，研究解決遇到的問題，加強督促、檢查與指導，不斷完善、修訂、健全檔案查(借)閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉遞制度、檢查核對制度、保管保密制度、管理人員職責和送交檔案材料歸檔工作制度等八項制度，做到制度上墻、帳簿成冊，并且認真按照規(guī)定的制度、規(guī)定的程序辦事，有效地提高檔案工作的準確性和工作效率。

3.2 拓寬信息渠道，廣泛收集整理材料，實現檔案管理規(guī)范化

隨著人事制度改革的不斷深入，如果要系統(tǒng)、完整地收集一個人的相關資料，就必須變坐等為主動索要。除了傳統(tǒng)的信息收集渠道外，還可以利用相關機構的人事數據庫和網絡平臺，進行檢索和收集，力求資料的全面和準確。

對收集來的材料嚴格按照《人事檔案整理規(guī)范》規(guī)定，逐份鑒別、篩選、分類、排序、編目和加工，直至裝訂。在整理人事檔案過程中必須:嚴格依據人事檔案材料的內容特征。對不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料進行技術加工。按照類別排列順序，逐份逐頁輸入目錄，做到材料與目錄相符，材料形成時間填寫無誤，材料份數和頁碼計算準確。

3.3 夯實基礎，積極開展檔案管理信息化建設:

① 提高檔案工作人員的素質。一方面要組織檔案工作人員學習有關法律法規(guī);另一方面要有針對性和計劃性地舉辦培訓班，培養(yǎng)出一支思想過硬、作風扎實、樂于奉獻、業(yè)務精通的復合型檔案管理人員。

② 完善基礎設施。嚴格按照《檔案工作條例》和《人事檔案工作目標管理考評標準》落實好檔案庫房、閱檔室和辦公室，并符合“六防”(防火、防潮、防蛀、防盜、防高溫、防光)設施要求，按規(guī)定配置鐵質檔案柜和新型檔案夾等保管、整理檔案的有關器械和物品。

③ 加快人事檔案管理信息化建設，完成檔案現代化管理，實現檔案管理信息化。充分聽取充分人事檔案工作一線人員的意見和建議，選用適合我院人事檔案管理工作的軟件，利用計算機系統(tǒng)和計算機管理軟件在人事檔案管理工作中的作用，建立和完善檔案數據庫，建設人事檔案信息查詢系統(tǒng)，完善相關部門的訪問與管理權限，并且及時更新，同時利用網絡平臺和WEB系統(tǒng)進行人事檔案的查詢利用，在一定程度上實現人事檔案的信息透明。從而使人事檔案管理工作從復雜的收集整理、保管檢索、編組錄入的程序化操作中解放出來，更為便捷、更為準確的動態(tài)化管理人事檔案信息，為我院的人事工作提供優(yōu)質的服務。

3.4 開展人事檔案內容搜集鑒定清理工作

為了使人事檔案能夠適應工作需要，要經常通過有關部門收集干相關人員的任免、調動、培訓、獎懲等情況，來對該人員進行評價，但是，由于信息的滯后性，導致了工作中新形成的能夠反映員工德行、能力、成績等其他方面的材料卻沒能及時完善到檔案內容中，這樣就很難保證上級部門對該人員的評價客觀公正，因此，在人事檔案整理過程中，要給予個人對人事信息的知情權和修改權。人事檔案中一些客觀信息，如學歷變更、資格證書、工資變動等信息可以向個人開放，個人有權進行修改和刷新。這樣，既能加大對人事檔案信息真實性的監(jiān)督，又能促進人事檔案管理部門的工作。

參考文獻

[1]張斌.對我國企業(yè)檔案管理困惑的思考[J].北京檔案，2007(02).

[2]張新芳.人事檔案工作如何適應新時代企業(yè)人力資源管理的新要求[J].蘭臺世界，2006(12).

[3] 劉琴.人事制度改革對人事檔案管理的影響[J].檔案學通訊，2005(05) .

[4]蔡秀萍.流動人員人事檔案管理面對面[J].中國人才，2006.