如何規范檔案信息化管理

摘 要:檔案信息化是當前我國檔案管理發展的重要內容，是實現國家信息工程的重要步驟，在信息時代，具有重大的現實意義。在檔案管理中，應全面運用數字化原理和計算機網絡，將檔案資源合理配置，對檔案信息進行有效的管理，以滿足社會對檔案信息的需求，促進信息共享。

關鍵詞:檔案管理信息化對策

中圖分類號:G27文獻標識碼:Ａ文章編號:1674-098X(2011)07(b)-0199-01

1 進行檔案信息化管理的重要意義

1.1 科技進步需要檔案信息化管理

信息化是當今世界發展的大趨勢，是衡量一個國家和地區經濟發展綜合實力的重要標志。檔案信息資源是國家最重要的基礎信息資源之一，檔案信息化建設是國家信息化建設的重要組成部分。隨著網絡技術為主的信息化的發展，以往的檔案管理手段已不能適應國家檔案事業的發展需求，因此，檔案管理的重心應由檔案基礎業務建設向檔案管理信息化建設上轉移。為了節約人力、物力和時間成本，檔案管理正逐步改變傳統的檔案保管、利用和檢索方式，建立健全適合檔案的現代化管理模式。因此進行檔案信息化管理對于提高檔案管理工作效率，使檔案信息資源更好的為社會生產服務具有重要意義。

1.2 檔案信息化管理更能提高檔案管理人員的專業技能

檔案信息化的順利開展，需要現代化的設備和高素質的專業人才。這就要求檔案管理人員不斷學習新知識、拓展新思路、總結新方法、完成新任務。這樣更有利于檔案管理人員綜合素質和整體水平的提高。

2 檔案信息化管理的制約因素

2.1 對檔案工作重要性認識不足

傳統的檔案管理觀念落后，制約了檔案管理信息化建設。目前，不少檔案管理人員存在著“為保管而保管、重保管輕利用”的思想，“等、靠、要”和“只要保管好，不丟就可以”的舊觀念嚴重。另外，大部分從事檔案工作的人員對傳統的管理和工作模式都比較滿意，很難適應新的工作方法。思想觀念落后，成了制約檔案管理的重要因素。在現代化社會，新技術日新月異，新理論逐漸形成，使得檔案管理出現了新問題。檔案管理人員無法運用新的管理思想和技術武裝自己的頭腦，無法正常開展檔案開發利用工作，更談不上運用現代化的技術對檔案進行信息化管理。雖然有些單位的檔案管理部門已經使用了檔案管理軟件，但也只是簡單地錄入些案卷目錄，離檔案信息化管理還有一段距離。

2.2 檔案管理基本投入不足

2.2.1 硬、軟件設施不足

設施方面主要是一系列相關的設備和軟件，如計算機、掃描儀、打印機、數碼相機、管理軟件等。設施需要大量的資金支持，讓單位拿出大額購置資金是不切實際的，因為大部分單位認為這樣的基礎設施建設產生不了實際效益，不能促進企業的發展。即使在提高工作效率方面有一定的成效，但這也不是立竿見影的。資金的缺乏導致檔案管理部門設施只能滿足基本工作需求，而達不到現代化的要求。

2.2.2 專業人才缺乏，檔案管理人員素質不高

現代化的檔案管理模式要求具備相關的專業人才，而多數單位是把一些年齡偏大、學歷偏低的人員安排在檔案管理部門，這對檔案信息化管理工作的開展帶來了極大的難度。不管是專業人才的引進還是現有人才的再培養，都需要花費大量的時間和金錢。我國傳統的用人體制，和現階段檔案部門對檔案管理人員投入資金有限，使得現有工作人員接受再培訓機會渺茫，優秀人才難以被吸納進來，直接導致檔案隊伍綜合素質普遍不高，嚴重制約了檔案管理信息化建設的推廣。再者企業即使意識到了專業技術人才的需求，也不能在短時間內解決這種現狀。從這方面來講，檔案信息化管理的進程就會遙遙無期。

3 加強檔案信息化管理的對策

3.1 規范制度、加強領導

檔案管理是單位管理工作的重要組成部分，首先領導要對人事檔案管理工作給予一定的重視，做到對檔案工作及時檢查、督促、指導，使檔案管理工作真正起到服務于單位整體管理的作用，并能同步于人事制度的改革。結合檔案工作實際，建立健全檔案管理的各種規章制度，干部檔案工作人員職責、干部檔案查借閱制度、干部檔案保管保密制度、檔案材料的收集制度等。把檔案的管理工作責任落實到人，獎懲分明，確保檔案管理工作有章可循，有據可依，規范運行。

在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發建立規范的管理機制。

統一檔案管理標準。標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括:檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立;如果各單位檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么全省煙草檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。

3.2 技術創新、更新設備

3.2.1 技術創新

檔案工作的每一個流程，每一種新型載體都具有復雜多樣的操作技術，掌握利用計算機進行檔案信息化管理的工作方法和技巧，對檔案實體和檔案信息分離，使檔案的信息與物質載體分離，才能實現簡化立卷、深化檢索的目的，使檔案實體只作為保管單位進行簡易組合，以便于保管、保護和統計;而檔案信息本身脫離了檔案實體，便于作深層次加工、貯存，實現檔案管理信息化，從而改變過去主要管理和利用紙質檔案的現象，逐步做到利用現代化手段保管和開發利用多種信息資源，實現檔案管理由淺到深、由低到高、由單一向全方位的管理創新。

3.2.2 檔案現代信息化建設需要投入必要的資金

網絡化檔案管理信息系統涉及到服務器管理、數據管理、網絡資源管理等多項技術內容，即購買軟件，也要購買其它必須的服務設備。所以，高職院校要盡力滿足檔案信息化建設所需經費，給檔案現代化信息化建設提供充足的資金保障。

將紙質檔案信息轉化為數字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，要實現這一點，必須依靠網絡，必須配備統一的管理設備。

實現計算機在檔案部門的全覆蓋。要為企業發展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。

3.3 培養人才、提高服務

合格的檔案信息化管理工作者，不僅要掌握計算機理論知識，熟練運用各種現代信息工具，而且還應具備對檔案信息的加工、提煉能力，把有價值的檔案信息有效的傳遞給檔案利用者。檔案信息化建設，不僅需要工作人員的努力，更需要上級檔案部門的培養，上級檔案部門應舉辦檔案現代化、信息化知識培訓班，并建立強化學習制度，規定各單位落實人員參加學習，為各單位檔案現代信息化建設提供技術支持，保障檔案現代信息化建設對人才的需求。增強服務意識。檔案管理的價值在于為工作決策提供服務，為領導決策提供依據。

參考文獻

[1]李詩，李長庭.芻議檔案管理信息化[J].西部科教論壇，2010.08

[2]李文華.高校教務檔案的功能及規范化管理[J].中國成人教育，2010.16

[3]白桂芝.略論計算機技術在檔案管理現代化中的運用[J].江蘇水利，2002.08.

[4]馬文進.檔案工作創新的思考與實踐[J].山東檔案，2010.05.

[5]鄭丹.試論高校檔案信息化建設[J].思想戰線，人文社會科學專輯，2010.36.

[6]陸可君.如何加強檔案信息化管理[J].信息與電腦，2010.09.