事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析

摘 要:在這個對信息需求量飛速增長的時代，檔案的管理對于每一個企事業單位都是十分重要的。如何做好檔案管理工作是當下每個單位都面臨的首要問題，做好檔案的管理工作并不是一件容易的事情，這需要極大的耐心與毅力，當然還需要有一定的專業性及技術性，才能及時發現問題并解決問題。事業單位在檔案管理中將會面臨很多問題，本文將簡述一下事業單位檔案管理中存在的問題，并提出相應的對策。

關鍵詞:檔案管理事業單位問題對策

中圖分類號:G271文獻標識碼:A文章編號:1672-3791 (2010)7(b)-0198-01

事業單位的檔案是包含很多方面的，這些方面對于人才的選拔、考核、以及單位其他工作都是有很大的幫助的，工作人員通過查看檔案可以及時的得到相關的信息，以便及時的去做下一步工作。改革開放以來，事業單位對檔案的管理工作已經越來越完善，但是離真正的完善還是有一段距離的，還有很多檔案管理問題存在于事業單位中，如果不能及時的去發現并解決這些問題，那么對于事業單位來說無疑會有很大的負面影響，所以事業單位必須要及時的解決檔案管理中的相關問題，跟上時代發展的要求，最終朝著更好的方向發展。

1 事業單位檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理人員缺少專業知識

在事業單位中，檔案管理的工作人員普遍缺少這方面的專業知識，更有甚者，一些事業單位任用非專業人員擔任此崗位，這樣造成的后果可想而知。

1.2 檔案管理人員缺少該有的工作態度

一個事業單位發展的好壞，很大程度取決于該單位的工作人員對工作持有的態度，檔案管理的工作人員也是如此，很多事業單位的檔案管理人員在工作的過程中抱著應付的態度，不能及時的更新檔案、清理檔案室的衛生，缺少責任心，也缺少相應的耐心去發現問題，抱著這樣的態度工作，對事業單位的發展是有很大的負面影響的。

1.3 檔案管理工作人員離職后檔案的管理問題

現今社會，很少會有人在一個工作崗位上一直干下去不換工作，即使有這樣的人一直在一個崗位上干下去，那么他遲早也是要退休的，還有很多其他的突發狀況，譬如離職、出國深造、生病等，這些狀況對于檔案的管理工作都是有很大影響的。很多事業單位的檔案管理人員變換時，對于檔案管理的交接工作并沒有做好，最后造成很多檔案變成了“死檔”、“棄檔”，這對事業單位來說是一筆很大的損失，而這些損失不是用金錢可以衡量的。

1.3.1 事業單位不能合理有效的利用現有的檔案

一些事業單位擁有很多的檔案，但是卻不會利用，檔案常年擺放在那里卻無人問津，使檔案失去了其原有的作用。還有一些事業單位對檔案的利用只限于一些基礎的層面，沒有讓檔案的利用價值達到最大化，不是將檔案放在一邊置之不理，就是不會合理的利用檔案為自己服務，這些問題是急需解決的。

1.3.2 事業單位沒有采用相應的措施保管好檔案

檔案的保管工作是檔案管理工作中很重要的一個步驟，雖然現在電子檔案已經越來越破普及，但是多數事業單位還是采用紙質檔案管理的方式管理檔案，所以就要加強對檔案的保管工作，只是檔案由于其特殊的性質及其容易被損壞，這就要求事業單位做好相關的防護工作來保管檔案。

1.3.3 事業單位對檔案的管理不規則化

檔案的管理工作是一項復雜的工作，很多事業單位的檔案管理都是沒有規則可循的，想到怎么做就怎么做，根本沒有規律性，而且檔案里的紙張散亂無章，當需要的時候查找卻要花費大量的時間，這很影響工作的效率。

1.3.4 事業單位的檔案不能及時更新

大多數事業單位的檔案都不能及時的更新，或者是更新速度緩慢，時代在變化，科技在發展，一切的一切都在變化，這就要求檔案跟上時代發展的步伐，而不是長時間停留在一個階段。

1.3.5 事業單位缺少引進高科技來管理和保護檔案的意識

隨著時代的進步，原有的檔案管理方式和管理設備已經不能適應時代的發展，但是當下多數事業單位還是沒有認識到這一問題的嚴重性，對于檔案的損壞也是需要引進高科技產品還修復的，很多事業單位還沒有引進高科技設備來管理檔案的意識。

2 事業單位檔案管理的對策分析

2.1 加強對事業單位檔案管理人員的培訓

事業單位應當定期的安排檔案管理人員進行相關工作培訓，加強其專業性知識，并使其認識到此工作的重要性，樹立正確的工作態度。改革開放以來，我國的發展速度之快是有目共睹的，發展的越快，對于信息的需求量就是越大的，所以檔案管理的工作人員必須要跟上時代的發展，而不能隨意任用非專業人員擔任此崗位。

2.2 對事業單位的檔案管理人員的工作交接問題做好相應規定

事業單位應當對檔案工作人員的工作交接問題作出嚴格的規定，當一個事業單位的工作人員因為一些原因需要離開崗位的，要在臨走之前做好檔案的交接工作，并留下其聯系方式，方便原單位在發現問題時及時聯系。

2.3 做好檔案管理的保護工作

事業單位應當做好對檔案的保管工作，加強工作人員的工作意識，定期查看檔案的完好情況，在發現問題后及時修復補救。檔案的保管工作是一項復雜的工作，看似簡單，其實不然，工作人員需要有極大的耐心做這項工作，而且要細心，只有這樣才能保管好檔案。

2.4 合理有效的利用檔案為自己服務

事業單位應當提高檔案的使用率，合理的利用現有的檔案為自己服務，現如今是信息時代，任何時候都需要信息，所以事業單位應當重視現有的檔案，及時的翻查檔案，這樣才能更好的及時的了解到相關的信息，對工作的下一步展開畢將有很大的幫助，長久下去事業單位一定會發展的更好。

2.5 形成屬于自己的檔案管理規則

事業單位應當在檔案管理的過程中，需要逐步的形成和完善自己的管理規則，不能雜亂無章的管理檔案，要采用合理有效的方式管理檔案，消耗最小的人力、物力、財力管理更多的檔案是當下每個事業單位的目標，只有這樣才會使檔案這樣才能加強工作效率。

2.6 及時更新檔案

事業單位每天都有新的變動，所以檔案管理人員需要及時的跟上腳步，及時的收集新的檔案來充實檔案庫，檔案變得越來越完善，那么對于事業單位的發展必將是有很大幫助的，并且能體現該事業單位對于信息的收集能力之強，速度之快。

2.7 引進先進的設備管理檔案

檔案管理設備落后，必然影響一個公司的發展，也體現了該公司落后于整個時代，所以事業單位應當引進先進的設備來管理檔案。電子檔案的使用是新時代檔案管理必經的一個步驟，每個事業單位的檔案管理工作都應當努力朝著此方向發展，這樣才能使檔案更好的服務于自己。

參考文獻

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