檔案安全管理規(guī)范化研究

摘 要:隨著社會的發(fā)展，經(jīng)濟、文化事業(yè)都在高速發(fā)展，檔案安全管理規(guī)范化與也隨之受到人們的廣泛關(guān)注。檔案工作具有滯后性的特點，因而常常被人忽視它的存在，然而檔案在公司部門的管理建設(shè)中卻扮演者不可缺少的一部分，檔案工作處理得好與壞則顯示著并影響著公司管理建設(shè)的水平。處理好檔案工作與公司管理建設(shè)的關(guān)系，可以有效的處理公司的事物，提高公司各部門工作者的檔案意識，有利于檔案安全管理的開展，同時提高檔案安全管理的水平，使公司管理建設(shè)工作得到正常發(fā)展，提高公司工作效率。

關(guān)鍵詞:檔案安管理規(guī)范化措施

中圖分類號:F276文獻標(biāo)識碼:A文章編號:1674-098X(2010)07(b)-0206-01

檔案安全管理規(guī)范化在公司管理建設(shè)中有著不可缺少的作用，是現(xiàn)實性與歷史性結(jié)合的產(chǎn)物，然而很多公司卻對檔案安全管理不夠重視，并沒有足夠的認識，因而，正確認識檔案安全管理規(guī)范化與公司管理建設(shè)之間的相互作用就顯得尤為重要，同時各部門檔案工作者對檔案工作的正確認識，有利于正確發(fā)揮發(fā)揮檔案工作的作用，為檔案工作取得公平、公正的地位，更有利于公司管理建設(shè)的發(fā)展，為公司創(chuàng)造更多的效益。

隨著社會的發(fā)展，經(jīng)濟文化社會和高等教育也隨之快速的發(fā)展，特別是信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案工作也隨之賦予更多的意義，不再是傳統(tǒng)的文件收集的作用，開始有了更廣闊的作用，檔案的傳統(tǒng)管理模式也要進行改革來適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的步伐，既面臨著機遇有面臨著挑戰(zhàn)。檔案工作與公司同步發(fā)展，有利于檔案工作的建設(shè)，人才的培養(yǎng)，檔案工作的信息化，從而有利于公司管理建設(shè)的發(fā)展，使得檔案工作與時俱進，科學(xué)的發(fā)展，從而不斷改革創(chuàng)新，更好的為公司管理建設(shè)做貢獻，更好地服務(wù)社會，提高公司的效益。

1 公司管理建設(shè)離不開檔案工作

1.1 檔案的作用

檔案檔案安全管理在公司的管理建設(shè)中起著舉足輕重的作用，立檔單位、檔案館對館藏檔案資料和信息內(nèi)容采取有效保護措施，避免受到自然災(zāi)害或人為侵害，并使其處于安全狀態(tài)的管理工作，與公司各單位、各部門甚至是個人都息息相關(guān)，檔案安全管理問題是隨著公司的建立而產(chǎn)生的，也在公司的發(fā)展中不斷的發(fā)展進步，有著歷史的痕跡，是公司存在的歷史見證，在此特殊的情況下，檔案室高校歷史記錄的第一材料，在公司管理中有著無以比擬的重要性作用，同時也是公司發(fā)展中必不可少的重要環(huán)節(jié)，有利于促進公司管理的建設(shè)，促進公司的發(fā)展。檔案安全管理規(guī)范化有利于指導(dǎo)公司的工作進程，使公司管理建設(shè)連續(xù)有序的進行，也是公司管理工作的前提條件。

1.2 檔案工作的必要性

檔案安全管理在公司管理中提供做原始的資料保證，而高校管理建設(shè)使為高校培養(yǎng)人才，建設(shè)有利的師資，進行合理的人員調(diào)配，資源優(yōu)化配置，為培養(yǎng)更多高素質(zhì)的人才做準(zhǔn)備，使管理得到更好的控制，完成文件、材料、報告等以紙質(zhì)文檔和電子文檔的形式保存下來，真實的記錄了高校管理建設(shè)的過程，是豐富經(jīng)驗寶貴信息的綜合，價值不可估量。而這些文件材料的保存就是依賴于檔案工作的進行，是檔案工作發(fā)揮最大的作用。

2 檔案安全管理規(guī)范化在公司管理中具體措施

2.1 收集和歸檔

公司檔案安全管理規(guī)范化，在公司中，公司所有資料的收集，歸檔，然后將公司有價值的資料、有保存價值的資料經(jīng)過安全整理，確保在以后的工作活動資料不會丟失，確保資料的完整、準(zhǔn)確，有利于公司工作的完好進行。

2.2 備份管理

公司各單位、各部門應(yīng)該有計劃的將自己有價值的資料、檔案進行備份管理或者放到公司的檔案庫保存。建立健全檔案歸檔制度，使檔案管理進行得安全、規(guī)范，同時在管理中要對公司要對檔案提供借閱登記，保證資料的安全，是檔案進行有效登記、及時歸檔，做到檔案的安全管理，最終確保檔案的安全，為公司的發(fā)展做長遠的打算。

2.3 對檔案進行定期核查

檔案是否安全，就需要檔案室管理的工作人員定期對檔案進行清點核對，做到檔案的安全，是否符合檔案的原始記錄，做到萬無一失，機密資料不被盜取，保障公司的權(quán)益不受侵害。

2.4 對檔案進行定期修復(fù)完善

檔案，特別是紙質(zhì)檔案，容易出現(xiàn)老化、破損、霉變等問題，這個時候就需要定期檢查，做到及時發(fā)現(xiàn)，及時修復(fù)完善，電子檔文件記得定期備份，電子檔案的儲存媒介要及時修檢，盡量減少不必要的損失。

2.5 安全存放不同的檔案

不同載體的、不容材質(zhì)的檔案應(yīng)按照其特殊的情況進行分門別類、安全存放、規(guī)范保存。電子檔案要注重儲存媒介的有效保存時間，紙質(zhì)檔案又要注意防霉防潮，因而檔案的安全存放就是需要對特殊載體檔案的進行特殊存放，根據(jù)其特性和要求，安全、規(guī)范、合理存放。

2.6 珍貴檔案、有價值的檔案的保管

公司建立相應(yīng)的檔案室，對珍貴檔案、有價值的檔案進行特殊保存，可以放到檔案室或者遞交別的地方進行保管，同時進行備份，對原件進行保存，復(fù)印件拿來使用，保障原始文件的安全，真正保障公司的安全。

3 結(jié)語

檔案的安全性、重要性已經(jīng)在不斷的受到公司領(lǐng)導(dǎo)人的重視，公司也開始建立自身的檔案館來擴大自己的影響力，同時，公司也不斷的擴大對檔案工作的資金投入，使檔案工作更好的為公司服務(wù)，更好的幫助公司的管理建設(shè)。在這樣的形式下，公司檔案安全管理規(guī)范化，有利于為公司的發(fā)展做貢獻，最終提高公司的經(jīng)濟的效益。

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