淺析科研檔案的管理與利用

摘要：隨著科學技術的不斷發展和科研工作的重視程度的提高，科研檔案的作用也不斷提高，科研檔案的研究也具有必要性。從科研檔案的特點出發，分析了現階段科研檔案的現狀、存在的問題，并提出了解決的對策。

關鍵詞：科研；檔案；管理

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2011）22-0186-02

一、科研檔案的特點

1.專業性強、系統性強。科研檔案是各類科學研究成果的體現，是具體學科的綜合研究，體現著非常強的專業性。不同學科專業的科研工作也有著不同的特點，因此，在科研院所科研檔案的管理與利用上，更要體現出專業的特點。科學研究活動的一個顯著特點就是它是一個循環過程，每一個環節都不是獨立的，而是一個環節扣一個環節的。因此它所形成的科研檔案是具有一定內在聯系的文件組，在檔案管理上要尤為注意。科研檔案如實記錄著每一專題研發的各個階段，并形成一個完整的過程，這一整套檔案專題突出，單個文件材料之間都有著不可分割的有機聯系，系統性強。

2.形式多樣、數量大。科學研究院所是從事科學研究的機構，研究的內容多為各領域的前沿問題，有些甚至需要保密，因此產生了大量的科研檔案。該類檔案具有對應性，因此使得檔案形式多樣、數量大。通常來說，一個科研項目具有以下幾個方面的檔案材料：（1）科研規劃、計劃材料，主要包括上級主管機關下達的長、短期科研任務；本單位長、短期的科研規劃等。（2）課題研究方面的材料，主要包括根據研究項目提出的任務，制定的方案，課題研究技術任務書、協議書，調研報告，上級主管機關的批示等。（3）定期的論證材料。其中包括開題報告、國內外情況考察報告、技術方案及方案論證材料、年度設計書等。（4）研究的階段性成果方面的材料，主要包括研究試驗大綱，各種考察、試驗記錄和計算材料，數據整理和分析材料等。（5）科研課題成果與總結、鑒定材料。主要包括課題成果報告，科研成果總結報告，成果鑒定意見書，課題成果鑒定批準書以及獎勵文件材料等，這一階段產生的材料是科研檔案的核心。（6）科研成果推廣材料和信息反饋材料。這是科研進程的后一部分，主要包括科研成果推廣協議書，專利登記材料以及科研成果在推廣過程中形成的評價、建議和用戶意見等。綜上，任何一個研究課題，都由許多環節構成，在這些活動過程中，就有一系列的科研文件材料形成。這些文件材料經過整理歸檔就成為科研檔案。

二、當前科研檔案管理存在的問題

1.管理制度不健全、重視程度低。現階段，多數研究機構只注重科研成果以及產生的社會效應，很少注意科研檔案的歸檔管理，有些機構甚至沒有相關方面的制度，科研檔案與其他檔案并無差別，科研管理部門在制訂科研計劃時，也沒有把科研檔案管理與科研計劃管理工作實行進行結合，即沒有真正地把科研檔案工作納入科研管理之中，這是傳統意識存在的問題，當然另一個主要原因也是因為沒有完善的、切實可行的管理制度來保證。管理制度的不健全造成了檔案殘缺短少，完整性、系統性無法保證，使科研檔案與科研管理相脫離，給科研檔案管理帶來一定的難度。此外，由于缺少歷史數據，也無法為日后的科研工作提供強有力的支持。

2.人員素質不高。缺乏專業的或者經過專業培訓的科研檔案管理人員，科研檔案不同于普通的檔案，不僅涉及保密，還涉及專業知識，因此，管理科研檔案的人員應既懂專業領域的知識，又具備檔案管理素質，只有這樣才能從一個較高的層次進行管理。

3.檔案管理的信息化程度偏低。多數科研院所科研檔案的記錄仍以手寫記錄為主，輔以簡單的Excel、圖像保存等，這與當今信息技術大范圍使用不相稱，而且，受到傳統習慣的影響，即便是運用了管理軟件，也無法發揮其真正作用。這些現狀與國家科技發展的現狀很不相稱，很大程度上制約了科研院所的科研水平。

三、提高科研檔案管理的對策

1.建立有效的管理制度。科研檔案工作及有關管理工作的研究，是科研管理中不可忽視的課題，應建立適合相應科研院所實際情況的科研檔案管理制度和檔案質量管理評價體系，規范科研檔案管理。明確科研檔案資料管理的責任與義務，確立各科室在管理中的角色，共同維護好科研檔案資料，保證信息準確、明確。建立有效的管理制度有助于提高檔案管理質量，也能夠充分挖掘科研潛力，提高科研效率。科研檔案蘊含著十分豐富的科學思想和技術手段，這種價值必須通過開發利用才能實現，才有利于把科研檔案轉化為生產力，促使科研檔案更好地為科研服務。

2.提高檔案人員素質。高素質的檔案管理人員，是科研院所科研檔案管理的主力。提高檔案管理人員的素質可以招聘一批專業人才。現在，很多高校開展了檔案學等相關專業，對檔案管理方面教授系統的理論知識，這樣人才充實到科研院所檔案管理人員隊伍中有助于提高整個檔案管理隊伍的素質，使科研檔案管理的工作更具專業化。另外，也可以通過對在職員工進行專業培訓來提高檔案管理人員的素質，在職檔案管理人員都在實踐中積累了大量的工作經驗，如果能再加以正規的專業知識傳授，將能更有效的提高業務水平，提高科研檔案的利用質量。

3.加強科研檔案信息化建設。隨著信息化的不斷普及，科研院所的辦公自動化水平也不斷提高，以電子文件為標志的信息化檔案管理形式已經成為科研檔案管理的主要形式。針對現階段科研院所檔案信息化建設存在的問題，科研院所要引入更多信息化管理方式，完善相關功能，有條件的檔案管理部門應建立“科研檔案信息管理系統”，保證科研檔案的同時提高科研信息利用率。信息化管理的建設有利于科研檔案資源的管理和充分利用，更好地滿足科研院所的科研事業日益發展的需要，是適應日后科研發展的良好方式。

[責任編輯 安世友]