市場經(jīng)濟(jì)條件下大學(xué)生檔案管理新模式探析

摘要：市場經(jīng)濟(jì)條件下，隨著中國高等教育的大眾化和大學(xué)生就業(yè)形式的轉(zhuǎn)變，大學(xué)生檔案管理必須突破傳統(tǒng)模式，在管理制度、方式、內(nèi)容、隊伍和手段等方面，采用規(guī)范化、動態(tài)化、個性化、專業(yè)化、開放化的管理新模式，以適應(yīng)時代發(fā)展、高校生存和大學(xué)生就業(yè)的新需要。

關(guān)鍵詞：市場經(jīng)濟(jì);大學(xué)生;檔案管理;模式

中圖分類號：G64文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號：1673-291X（2011）22-0266-02

一、實施大學(xué)生檔案管理新模式的必要性

1.高校招生規(guī)模擴大的需要。為了適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，國家對高校實施擴招政策。高等教育的大眾化，使高校競相擴大規(guī)模，招生人數(shù)急劇增加，擴招后一些高校一年的招生人數(shù)甚至超過了擴招前歷屆招生人數(shù)的總和，很多大學(xué)都成了萬人大學(xué)。隨著在校大學(xué)生數(shù)量的增加，大學(xué)生檔案管理任務(wù)也隨之增多，原有的學(xué)生檔案管理人員（且多數(shù)是兼職）明顯不足，越來越難以滿足當(dāng)前工作的需要。

2.大學(xué)生就業(yè)市場化轉(zhuǎn)變的需要。市場經(jīng)濟(jì)條件下高等教育向大眾化轉(zhuǎn)變的同時，也帶來了大學(xué)生就業(yè)方式的轉(zhuǎn)變，原來的國家統(tǒng)一分配轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的學(xué)生自主擇業(yè)。統(tǒng)一分配的就業(yè)方式是由政府主導(dǎo)的行為，帶有組織命令性和強制性，用人單位和畢業(yè)生都處于被動服從的地位，沒有相互挑選的自由。在此情況下，非特殊原因，畢業(yè)生檔案內(nèi)容如何、管理的好壞都不會影響到學(xué)生的就業(yè)。然而，在由市場主導(dǎo)就業(yè)的形勢下，檔案成為用人單位錄用人才的重要依據(jù)，檔案質(zhì)量的高低和管理的好壞會直接影響到大學(xué)生的就業(yè)。

3.高校自身發(fā)展的需要。計劃經(jīng)濟(jì)時代，高校作為教育事業(yè)單位，其生存和發(fā)展一切都由國家決定，沒有自主發(fā)展的空間。但市場經(jīng)濟(jì)條件下，高校自身的生存和發(fā)展，國家不再統(tǒng)管，一定程度上由市場來調(diào)控，存在著激烈地市場競爭。由此，大學(xué)生檔案管理的好壞和水平的高低，不僅直接影響到學(xué)生的培養(yǎng)和就業(yè)，而且還間接地影響到高校自身的社會聲譽和未來的生存發(fā)展。

4.信息化時代發(fā)展的必然需要。隨著計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟和普及，高校迎來了信息化條件下的網(wǎng)上招生時代。在此技術(shù)背景下，出現(xiàn)了學(xué)生紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理情形，傳統(tǒng)的管理手段和管理模式，已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)今信息化管理的要求。因此，利用當(dāng)代信息技術(shù)，跟隨時代發(fā)展步伐，盡快建立紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的學(xué)生檔案管理新模式勢在必行。

5.大學(xué)生綜合素質(zhì)化培養(yǎng)在檔案內(nèi)容上的客觀需要。當(dāng)今高校適應(yīng)社會發(fā)展，不斷深化教育改革，調(diào)整課程設(shè)置，注重對大學(xué)生實施綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。隨之而來便出現(xiàn)一些新的學(xué)生檔案材料，如心理測試成績、英語四、六級證書、計算機等級證書、技能競賽證書、社會實踐活動材料等。這些材料都應(yīng)納入大學(xué)生檔案之中，否則，僅按照傳統(tǒng)的歸檔范圍為學(xué)生建檔就難以客觀地反應(yīng)學(xué)生素質(zhì)的全貌，也不能滿足用人單位對畢業(yè)生全面了解的需求。

二、實施大學(xué)生檔案管理新模式的基本思路

1.要進(jìn)一步建立健全大學(xué)生檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。健全檔案管理制度是實施大學(xué)生檔案管理新模式的重要基礎(chǔ)保證。大學(xué)生檔案從新生建檔、歸檔、閱檔到轉(zhuǎn)檔的整個管理過程，經(jīng)歷時間長、涉及人員多，如果制度不健全、管理上銜接不好，很容易造成檔案工作上的脫節(jié)，出現(xiàn)管理中的漏洞。

2.要對學(xué)生入學(xué)時檔案的接受、在學(xué)期間檔案材料的歸檔和畢業(yè)時檔案的發(fā)送等環(huán)節(jié)實行動態(tài)監(jiān)管。近年來，高校對大學(xué)生檔案在學(xué)生入學(xué)時的接受和畢業(yè)后的發(fā)送環(huán)節(jié)上沒有規(guī)范的要求和規(guī)定，檔案收發(fā)形式不一，有的通過特快專遞郵寄，有的通過機要局傳遞，也有的讓學(xué)生自帶，經(jīng)常會發(fā)生個別檔案到達(dá)延誤、丟失以及檔案被私拆、涂改等現(xiàn)象，這不僅影響到檔案在傳遞過程中的安全和時效，同時還影響到檔案的完整和真實。

3.要使學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容體現(xiàn)學(xué)校教育特色，反映學(xué)生專長與個性。當(dāng)前，“隨著高校改革的深入，高校辦學(xué)自主權(quán)的擴大，不少高校根據(jù)學(xué)校本身的定位和畢業(yè)生就業(yè)市場的要求，也對教學(xué)計劃進(jìn)行了大量的調(diào)整，形成了各具特色的教育模式。因而不同的學(xué)校有不同的教學(xué)內(nèi)容，不同的時期人才培養(yǎng)方案不同，這樣各個高校大學(xué)生檔案材料是十分豐富和各具特色的。”[1]檔案材料如果仍沿襲計劃經(jīng)濟(jì)時代的老一套格式，只注重記載政治表現(xiàn)和獎懲情況，忽視能力和素質(zhì)表現(xiàn)，很難反映出學(xué)生在校時的整體情況，也不利于用人單位及早發(fā)現(xiàn)學(xué)生的個性特征、崗位適應(yīng)情況和未來發(fā)展?jié)撃堋Ｒ虼耍瑢W(xué)生檔案材料的遴選，應(yīng)從人才競爭與人才管理的高度著眼。要在參照原國家教委頒布的《高等學(xué)校檔案實體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的基礎(chǔ)上，既要整理好學(xué)生的高考報名登記表、入學(xué)登記表、考試成績單、入黨材料等傳統(tǒng)檔案內(nèi)容，還要增加和補充那些能反映學(xué)生個性特長以及素質(zhì)教育成果的重要材料，如大學(xué)生英語等級考試成績；計算機等級考試成績；心理測試成績；職業(yè)資格證書；社會實踐活動材料以及各種知識競賽和技能證書等，這些材料在某種程度上反映著學(xué)生的素質(zhì)和能力水平，對用人單位選人具有十分重要的參考價值。

4.要建立起一支大學(xué)生檔案專職管理人員隊伍。目前高校學(xué)生檔案管理基本上存在兩種模式：一是由學(xué)校（或在教務(wù)處、或在學(xué)生處、或在就業(yè)指導(dǎo)中心）集中管理；二是由學(xué)生所在各院系分散管理。但不論在何處管理，多數(shù)是兼職管理。由于沒有專業(yè)、專職的管理者，學(xué)生檔案在入校后便被束之高閣，對檔案材料缺少日常的及時收集和規(guī)范管理，總是到學(xué)生將要離校時才倉促進(jìn)行歸檔，這樣很難確保每一位學(xué)生的每一份檔案材料的完整、準(zhǔn)確和無誤。“待到用人單位上門查閱參考時，卻到處難覓“芳蹤”，甚至?xí)r過境遷，回憶不出材料哪里去了。”[2] 加之學(xué)生檔案材料逐年增量，流動性增大，就業(yè)分散，投寄單位多等新情況，如果沒有一支專業(yè)的人員管理隊伍，就難以適應(yīng)當(dāng)前形勢的需要，甚至?xí)绊懙綄W(xué)生的就業(yè)。

5.要更新管理手段和服務(wù)觀念，實施開放管理和主動服務(wù)。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和電腦的普及，大學(xué)生檔案管理也應(yīng)在傳統(tǒng)管理的基礎(chǔ)上與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和信息化，以適應(yīng)市場化應(yīng)聘就業(yè)的新需要。目前，在一些條件好的高校實施大學(xué)生檔案計算機管理已成趨勢。將學(xué)生檔案按年級和專業(yè)等情況逐一錄入電腦，建成檔案存儲數(shù)據(jù)庫，對每一份檔案的查閱、調(diào)出等使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，這樣既保證了檔案的安全又方便使用和查閱。還可以通過網(wǎng)絡(luò)將畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞情況在網(wǎng)上發(fā)布，學(xué)生可以方便快捷地了解到自己的檔案何時轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)往何地、何人或何單位接收等情況，省卻了檔案郵寄后的查詢麻煩。在過去“統(tǒng)招統(tǒng)分”的年代，檔案一貫執(zhí)行“檔隨人走”的原則，學(xué)生一次性畢業(yè)離校，檔案一次性向接受單位寄出。然而，當(dāng)下大學(xué)生的就業(yè)已轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^供需見面、雙向選擇的方式，在雙向選擇的過程中，用人單位要通過檔案深入了解學(xué)生，學(xué)生要通過檔案來說明和推銷自己，檔案的利用對學(xué)生就業(yè)顯得非常重要。

三、實施大學(xué)生檔案管理新模式的意義

1.有利于大學(xué)生就業(yè)，有利于服務(wù)民生。黨的十六大以來，民生工作被提到了國家重要的議事日程。十七大更是把民生工作提高到前所未有的高度來認(rèn)識和推進(jìn)。十七大報告第八部分即為“加快推進(jìn)以改善民生為重點的社會建設(shè)”。胡錦濤在黨的十七大報告中明確具體地指出：“就業(yè)是民生之本。”[3] 在此背景下，檔案工作被提高到了事關(guān)民生的高度。近年來，社會就業(yè)壓力增大，通過建立就業(yè)類民生檔案有助于政府及時掌握就業(yè)信息，及時采取各種擴大就業(yè)的措施，提高公民就業(yè)率。大學(xué)生檔案是就業(yè)類民生檔案的重要組成部分。

2.有利于提高學(xué)校的聲譽和生存競爭力。隨著中國高等教育由精英教育向大眾化教育的轉(zhuǎn)變，高校的生存與發(fā)展也逐步走向了市場化。由于各種公立、民辦以及聯(lián)合辦學(xué)等新的教育形式的出現(xiàn)，高校之間在經(jīng)費、師資、生源等多個方面都存在著激烈的競爭。“現(xiàn)代大學(xué)的競爭不僅僅是硬件設(shè)施和科研水平的競爭，更多的是聲譽競爭，建立和維護(hù)高等院校的良好聲譽，是現(xiàn)代大學(xué)在競爭中取勝的必要條件。”[4]由于近年大學(xué)生就業(yè)形勢日趨嚴(yán)峻，政府教育主管部門采取了向社會定期公布高校畢業(yè)生就業(yè)率的政策，使得就業(yè)率已成為衡量一個學(xué)校教育質(zhì)量、辦學(xué)水平、社會效益和綜合實力高低的一項重要指標(biāo)，直接影響到一個學(xué)校的競爭力和社會聲譽。學(xué)校聲譽的好壞直接影響到學(xué)校的生源，生源又影響到學(xué)校的生存和發(fā)展。可見，做好學(xué)生檔案管理工作，不僅有利于學(xué)生就業(yè)，更有利于學(xué)校的生存和發(fā)展。

3.有利于國家未來人力資源的開發(fā)和管理。人力資源的開發(fā)和管理是國家振興的一項重要的偉大戰(zhàn)略性工程，而人事檔案管理是與其密切相關(guān)的一項基礎(chǔ)性工作。要全面了解發(fā)現(xiàn)人才和正確使用管理人才，除了通過實際工作來考察以外，還必需借助檔案進(jìn)行更為詳盡和深入地了解。這是因為檔案是一個人基本情況的最原始記錄和其社會成長過程的客觀記載，是歷史地、全面地了解和正確使用人才的重要依據(jù)。人事檔案以其具有的真實性、完整性、動態(tài)性，決定其在人才資源開發(fā)和管理中有著不可替代的作用。利用檔案既能動態(tài)分析一個人的人生軌跡，從而預(yù)測其發(fā)展?jié)摿Γ兄诎l(fā)現(xiàn)人才；還能全面把握人的素質(zhì)，對其作出客觀的評價，有助于人才的培養(yǎng)；還能了解到其他的相關(guān)信息，從而對其進(jìn)行科學(xué)管理，有助于人才的發(fā)展。中國人才主要是來自大學(xué)生，人力資源管理實際上也是從大學(xué)生開始，大學(xué)生檔案為用人單位提供原始的個人歷史記錄和各項參數(shù)。“大學(xué)生檔案是個人思想品德、能力、性格和成長情況的反映，是人力資源開發(fā)的基礎(chǔ)性工作，為人力資源的開發(fā)和人盡其才提供重要依據(jù)。”[5]

參考文獻(xiàn)：

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