淺論辦公室管理

理念決定思路，思路決定出路，面對新的形勢任務(wù)，做好辦公室工作關(guān)鍵的是要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)理念和思路，找準(zhǔn)角色定位。辦公室是一個(gè)單位系統(tǒng)開展工作的核心部門，是溝通上下的喉嚨、協(xié)調(diào)左右的紐帶、傳遞信息的中樞，又是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策的“外腦”和處理日常事務(wù)的手足，其工作水平和工作質(zhì)量直接影響一個(gè)單位的整體工作。由此可以看出，辦公室工作人員必須有較強(qiáng)的辦事能力、較高的工作效率和良好的工作作風(fēng)。

一、建章立制，實(shí)行規(guī)范管理。在原有的管理制度上，進(jìn)一步按照時(shí)代的發(fā)展建立健全各種規(guī)章制度，比如崗位目標(biāo)責(zé)任考核制度、值班制度、工作人員過錯(cuò)追究辦法等。在制度制定時(shí)把握政策性和實(shí)效性，多一些標(biāo)準(zhǔn)，少一些概念，多一些定量，少一些定性，將操作規(guī)則細(xì)化到每一項(xiàng)具體事務(wù)的處理上。做到到外聯(lián)接待、車輛調(diào)度、文電處理、值班安排等都有章可循，每天的工作井然有序。

二、注重尊重，實(shí)行人性化管理。要努力尋求制度化管理與人情管理的契合點(diǎn)。在平時(shí)的工作過程中，我們注重尊重人、理解人入手，經(jīng)常用換位思考來衡量規(guī)章制度和合理性，在處理有時(shí)會(huì)破壞其部門工作高效運(yùn)行的日常問題時(shí)，必須做到公正、坦率。必須時(shí)刻關(guān)心辦公室干部的成長進(jìn)步，把對他們的感情寄寓在積極創(chuàng)造成才環(huán)境的過程之中，及時(shí)把那些黨性強(qiáng)、作風(fēng)硬、實(shí)質(zhì)突出的優(yōu)秀干部推薦到領(lǐng)導(dǎo)崗位，真正使辦公室成為“一池活水”。

三、忠于領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行負(fù)責(zé)制管理。辦公室工作人員是領(lǐng)導(dǎo)身邊的輔助人員，和領(lǐng)導(dǎo)有著密切的工作關(guān)系。對于領(lǐng)導(dǎo)者來說，他們豐富的工作經(jīng)驗(yàn)和待人處事的方略，都是值得辦公室人員借鑒的，我們應(yīng)該尊重他們，忠于他們。但尊重和忠誠不是意味著我們就要對領(lǐng)導(dǎo)百依百順，唯唯是諾。而現(xiàn)代辦公室人員不應(yīng)該唯命事從，而要做領(lǐng)導(dǎo)的幫手，幫助領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，幫助領(lǐng)導(dǎo)來做一些決定，防止領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生一些決定上的錯(cuò)誤。

四、統(tǒng)籌安排，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃管理。辦公室組織的每項(xiàng)工作活動(dòng)，事先要?jiǎng)幽X子，集中精力搞好策劃，工作是否能成為“精品”，關(guān)鍵看策劃。作為辦公室的工作人員來說，如果沒有計(jì)劃，就會(huì)經(jīng)常被一些繁瑣的事物搞的暈頭轉(zhuǎn)向。所以當(dāng)遇到一些事情以后，應(yīng)該提前進(jìn)行周密考慮和安排。同時(shí)，對辦公室工作進(jìn)行測量與評定工作效率。對于辦公室工作時(shí)間及業(yè)績和貢獻(xiàn)的都需要全面確定行為價(jià)值。其次，就是掌握好動(dòng)靜結(jié)合的原則。具體可通過制定工作標(biāo)準(zhǔn)，制訂工作定額的要求，辦公室工作分類。

五、團(tuán)結(jié)協(xié)助，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)式管理。辦公室工作無論大小，都必須一絲不茍，不得有半點(diǎn)懈怠，更不得有半點(diǎn)差錯(cuò)。雖然時(shí)間上沒有定數(shù)、任務(wù)上沒有定量，都不得憑工作論報(bào)酬，需要的是無私奉獻(xiàn)。這種品質(zhì)的形成，不是指令所能做到的。需要?jiǎng)?chuàng)造一種和諧、溫暖、健康的工作環(huán)境，把大家引導(dǎo)到熱愛集體，維護(hù)整體利益的層面上來，有計(jì)劃地開展一些團(tuán)隊(duì)活動(dòng)，給大家在有益的整體活動(dòng)中增進(jìn)了解，加強(qiáng)意識，以所在集體為榮，以所在集體為樂，愿意為了集體的利益努力工作，無私奉獻(xiàn)。同時(shí)，著力于引導(dǎo)大家樹立強(qiáng)烈的事業(yè)心，樹立不斷創(chuàng)新和追求卓越的意識，讓大家在工作中達(dá)到默契，共同創(chuàng)造一種通力合作、群策群力的工作環(huán)境。

六、標(biāo)新立異，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)優(yōu)式管理。一個(gè)單位要想“心往一處想、勁往一處使”，除了有一個(gè)共同的目標(biāo)以外，還必須要有一個(gè)融洽的團(tuán)隊(duì)，更重要的事需要有一種昂揚(yáng)向上的狀態(tài)。所以要以培育好的思想、鍛煉好的潛力、保持好的作風(fēng)、樹立好的形象為重點(diǎn)，在辦公室工作人員中深入開展“創(chuàng)先爭優(yōu)”活動(dòng)。積極開展讀書活動(dòng)，做到每日一讀、每周一學(xué)、每月一課、每季一題和每半年一考，使學(xué)習(xí)成為一種自覺行為；建立和完善激勵(lì)制度和機(jī)制，就能激勵(lì)越來越多的人奮發(fā)努力，在本職崗位上做出更大的貢獻(xiàn)。

七、有效溝通，實(shí)現(xiàn)走動(dòng)式管理。建立辦公室與基層單位之間的有效溝通是單位面臨的人際關(guān)系中最重要與亟需解決的問題之一。溝通不是一種由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)到辦公室到基層單位的單向通道。溝通要能有效，必須是雙向的，雙向溝通是許多單位成功的一個(gè)重要因素。在有效的雙向溝通中起助手作用的是辦公室成員，他起著“連接拴”的作用，是上、下溝通的主要渠道。辦公室同時(shí)是局中兩個(gè)互相重迭群體的成員。作為“連接拴”，辦公室人員必須小心地選擇用于雙向溝通的合適媒介，這種媒介能清楚地向接收者傳輸信息，而后者通過反饋將表明他們對信息內(nèi)容有明確的理解并將采取預(yù)定的行動(dòng)。（作者工作單位系潞安集團(tuán)王莊煤礦）