基于Excel的人事檔案檢索系統的構建

［摘要］ 隨著我國人事制度改革的不斷深入，人事檔案管理也不斷地向科學化、信息化的方向邁進。目前在一些大型的企事業單位，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，但是在中小企業，人事檔案管理依然停留在手工管理階段，有的單位只把個人信息、檔案目錄輸入計算機，而資料檢索、調閱檔案等工作仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。本文利用Excel的函數構建了一個人事檔案檢索系統，以供同行參考使用。

［關鍵詞］ Excel；檔案；檢索；系統

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 11. 020

［中圖分類號］F272.92；TP315 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）11- 0034- 02

隨著社會的發展和科技的進步，ＩＴ技術的應用在社會各領域中都得到了普及，越來越多的人都感受到利用計算機進行各類管理的科學性和便捷性，認識到管理信息系統對于管理工作的重要性。通過人事檔案檢索系統對人事檔案進行檢索、調閱，具有人工管理所無法比擬的優點，它可以使人們從繁重的傳統手工管理中解脫出來，從而提高企業人事檔案管理的工作效率，協助企業更好地完成人事檔案管理工作。

1建立人事檔案表的相關技巧

打開Ｅxcel工作簿，將ｓｈｅｅｔ １工作表重命名為“檔案管理表”輸入相關信息，如圖１所示。

其中，“部門”、“職務”、“職稱”、“學歷”、“性別”、“婚否”等列，可通過“數據有效性”設置減少重復輸入。以“性別”字段為例，其具體方法是：選中該列→單擊【數據】菜單→選擇【數據有效性】命令→在彈出的【數據有效性】對話框中，選擇【設置】選項卡，進行相應的設置（如圖2所示）。單擊【確定】按鈕后即可在該列下拉列表框中選擇填入。其他各列同理。

2 建立檢索卡

將ｓｈｅｅｔ ２重命名為“檢索卡”，設置檢索卡樣式，如圖３所示。

2.1方法一

單擊Ｃ３單元格→在編輯欄中輸入“＝ＶＬＯＯＫＵＰ（Ｂ２，檔案管理表！Ａ２：Ｍ２４，２，ＦＡＬＳＥ）”→單擊【確定】按鈕后，該人員的部門信息就會自動出現在Ｃ３單元格中。

其中：“ＶＬＯＯＫＵＰ”是查找函數，可以單擊【插入】菜單→選擇【函數】命令→在彈出的【插入函數】對話框中，選擇該函數；也可以在編輯欄中直接輸入該函數。注意手工輸入時前面要加“＝”號。

該函數的含義是：在檔案表的Ａ２：Ｍ２４單元格區域中查找Ｂ２單元格的數值，找到后返回該區域第２列相對位置的數值（因為“部門”字段在該區域的第２列），“ＦＡＬＳＥ”為精確查找。這樣，如果在Ｂ２單元格中輸入Ｄ０００１，則返回的部門即是“經理室”。 其他各列同理。注意修改第３個參數，分別是３~１３；Ｅ４單元格與Ｇ３單元格要設置為日期型。檢索結果如圖４所示。

該檢索卡的功能是可對該企業任意一個人員進行個體化的檢索，只需輸入相應的編號即可。

2.2方法二

單擊Ｃ３單元格→在編輯欄中輸入“＝ＬＯＯＫＵＰ（Ｂ２，檔案管理表！Ａ３：Ａ２４，檔案管理表！Ｂ３：Ｂ２４）”→單擊【確定】按鈕后，該人員的部門信息就會自動出現在Ｃ３單元格中。

該函數也是一個查找函數，其含義是：在檔案管理表的Ａ３：Ａ２４單元格區域中查找Ｂ２單元格的內容，找到后返回Ｂ３：Ｂ２４單元格區域相對位置的數值，如果在Ｂ２單元格中輸入Ｄ０００３，則返回的部門是“財務部”。其他同理。

3添加動態按鈕

首先將人員編號這一列的數值改為數值型的數據，在菜單欄空白處，右擊→打開【窗體】控件→單擊【滾動條】按鈕→在Ｃ２：Ｄ２單元格區域添加【滾動條】控件→右擊【滾動條】→選擇【設置控件格式】→在彈出的【設置控件格式】對話框中作相應的設置（如圖５所示）。

注意：單元格鏈接到Ｂ２單元格。

添加滾動條以后，就可通過滾動條來進行信息檢索，無須輸入編號。滾動檢索結果如圖６所示。

4 批量檢索

如果要進行批量檢索，如按性別、按部門、按學歷檢索，可通過“高級篩選”功能完成。

具體操作如下（如查找性別為男而且學歷為本科的人員）：

在“檔案管理表”工作表的任意位置輸入如圖７所示的內容，單擊【數據】菜單→選擇【篩選】→【高級篩選】→在打開的【高級篩選】對話框中作如圖８所示的設置。其中“條件區域”應選擇Ｎ２：Ｏ３單元格區域。這樣性別為男而且學歷是本科的人員即可篩選出來，如圖９所示。

如果要查找性別為男或者學歷為本科的人員，則應將“條件區域”中的“本科”填在Ｏ４單元格中，“條件區域”即為Ｎ２：Ｏ４單元格區域。

5 小結

總之，企業人事檔案管理的信息化是企業整體管理信息化建設的重要組成部分。利用Ｅｘｃｅｌ提供的大量函數，可以很方便地進行管理分析、統計分析、預測分析，對檔案管理過程的保管、編目、統計、利用等各個環節都有實際應用價值，作為一名合格的檔案管理工作者，掌握Ｅｘｃｅｌ的相關知識，對在檔案管理中應用Ｅｘｃｅｌ來解決各類問題，是會有很大幫助的。

主要參考文獻

［１］ＥＸＣＥＬ ＨＯＭＥ．ＥＸＣＥＬ應用大全［Ｍ］．北京：人民郵電出版社，２００８.

注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內容請以PDF格式閱讀原文