電算化條件下記賬憑證的編制

［摘要］ 記賬憑證錄入是會計數據進入會計軟件系統的一個非常重要的入口，要方便會計、財政、審計、銀行、物價等部門的后續查賬工作，為此，有必要對記賬憑證加以規范。

［關鍵詞］ 規范；記賬憑證；后續工作

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 11 . 003

［中圖分類號］F232 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）11- 0004- 01

一、規范憑證表頭信息

憑證表頭包括憑證類型、憑證日期、附單據張數等，憑證類型要正確；日期要按原始憑證的日期確定；附單據張數按原始單據的實際張數確定。本項內容是教學工作中的一個弱項，一般情況下老師都不太注意這個問題，企業每年都要接受財、稅、物價大檢查，登記的數字與所附單據是否相符，是重點審查的內容之一。

二、規范會計科目的輔助信息

凡是分錄中有輔助核算條件或其他條件的，應準確輸入，漏輸或錯輸銀行存款的原始憑證編號就不能進行系統自動對賬；輔助核算信息（往來、個人、客戶、供應商、部門、項目等）設置模糊也不利于計算機檢索和查詢，或給期末轉賬定義造成錯誤。

三、規范業務金額及數量

數量賬科目要在彈出的原始憑證中正確輸入數量，否則就不能在相關賬戶中查詢數量信息，有些軟件允許錯誤通過，如銷貨退回業務，正、負數都能通過，且計算機并不報錯，這就給期末轉賬帶來了隱患。

四、規范業務順序

要按原始單據的順序編制記賬憑證，如：從甲廠購進A材料100噸，每噸1 000元，B材料200噸，每噸1 500元，增值稅68 000元，對方代墊運費600元，一并以銀行存款支付。本筆業務的原始單據有5張，分別是發票聯、抵扣聯、貨運單、自制運費分割單和付款單據。除抵扣聯用于抵稅外，其余4張均為入賬單據。業務處理如下：

1.根據發票聯

借材料采購/甲廠/A材料100 000

材料采購/甲廠/B材料300 000

應交稅費/應交增值稅/進項稅68 000

2.根據運費分割單

借材料采購/甲廠/A材料 200

材料采購/甲廠/B材料 400

3.根據付款單據

貸 銀行存款 468 600

以上業務處理在手工會計情況下，將材料價款和運費相加后作為材料成本編制會計分錄，其目的是為了減少編制分錄、登記賬簿和科目匯總的筆數。

在電算化會計條件下，因為編制分錄很快，并且由系統自動記賬和匯總。因此，在編制記賬憑證時，盡可能按原始單據編制會計分錄，憑證審核人員和后續查賬人員根據原始憑證，不用加計金額就可以直觀審核記賬憑證，線條十分清楚，可大大提高工作效率。

由于材料采購明細賬戶定義為數量賬，應當注意第一、二兩筆分錄要在系統彈出的原始憑證中輸入數量和單價，第四、五兩筆分錄在彈出的原始憑證中不輸任何數據，直接在記賬憑證的金額欄內輸入金額，以免采購數量重復。因此，在編制記賬憑證時，應分別按原始單據編制會計分錄，以避免所有后續人員重復計算的麻煩。

會計軟件中的報表系統提供從憑證中取數的功能，如果報表數據有必要從憑證（記賬憑證或原始憑證）中取數時，那么規范的記賬憑證有助于用戶取到理想的報表數據。