適應形勢 創新理念 充分發揮辦公室職能作用

［摘要］ 辦公室作為一個綜合部門，是承上啟下、協調左右、連接內外的樞紐。辦公室工作千頭萬緒、包羅萬象。辦公室工作開展得如何，直接制約和影響到整個單位工作的正常開展。隨著辦公室工作內容的不斷豐富和發展，工作領域也越來越寬廣，對文秘人員的素質要求也越來越高，文秘人員必須具備多方面的素質方能勝任此項工作。辦公室要當好領導的參謀和助手，樹立大局意識，從領導的角度思考問題，力求參到點子上，謀到關鍵處。要樹立全心全意為人民服務的意識，把服務作為基本職能，把強烈的事業心和責任感轉化為積極的參與意識，為領導提供最佳服務。

［關鍵詞］ 辦公室； 職能； 創新

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 11. 041

［中圖分類號］F272.9 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）11- 0073- 01

辦公室作為一個綜合部門，是承上啟下、協調左右、連接內外的樞紐。辦公室工作千頭萬緒、包羅萬象。辦公室工作開展得如何，直接制約和影響到整個單位工作的正常開展。隨著社會的發展和科技的進步，如何加強新形勢下辦公室工作，充分發揮辦公室職能，是我們面臨的一個新課題。

一、要有一支高素質的人才隊伍

隨著辦公室工作內容的不斷豐富和發展，工作領域也越來越寬廣，對文秘人員的素質要求也越來越高。要很好地適應辦公室工作，文秘人員必須具備以下素質。

（1） 扎實的文字功底。文秘工作的主要內容之一就是文稿起草、辦文批文等。這就要求秘書有過硬的文字功夫，熟悉各種公務文稿的特點、性質和作用，這也是做秘書的最基本的條件。同時，要有良好的文化積淀，博學多才，善于積累。作為一個優秀的文秘人員，只有熟悉全面情況，才能寫出真正有價值有水平的文章。

（2） 堅定的政治立場。堅持正確的政治信念和立場，這是從事秘書工作最根本的素質。只有在思想上和行動上與黨保持一致，才能做到政令暢通、令行禁止。辦公室作為單位的“窗口”，涉及的各項工作在很大程度上代表著部門的立場，反映著部門的形象。因此，文秘人員要不斷地強化“窗口”意識，用一流的人格和人品，一流的工作態度，一流的工作作風，一流的工作業績來塑造辦公室的良好形象。

（3） 善于學習。辦公室工作對文秘的文化素質要求是多方面的，因此文秘人員要特別注重學習和知識的積累，樹立終身學習意識。結合自身實際有針對性地制訂學習計劃，利用一切可以學習的時間學習，既要學習理論知識，也要學習業務技能，優化知識結構。除了學習書本知識以外，還要善于在實踐中學習，重視調查研究，善于分析和總結，真正從實踐中獲取知識。

（4） 作風嚴謹。辦公室工作繁雜而瑣碎，任何一個環節出現錯誤都會引發連鎖反應。這就要求辦公室工作人員要細心和耐心，在辦文、辦會、辦事上一絲不茍。

二、較強的協調溝通能力

協調和溝通，對辦公室工作來說具有十分重要的意義。充分認識協調溝通的重要性，有利于工作的開展、決策的執行和辦事效率的提高。

（1） 溝通能力。溝通是開展一切工作的前提。由于辦公室工作接觸面廣，接觸的人員多而雜：知識水平參差不齊、能力高低不一、職業各式各樣。這就對文秘人員的溝通能力提出了更高的要求。只有不斷地加強學習，盡可能多地掌握多方面的知識，積極開發多種溝通渠道，熟練運用溝通技巧，善于爭取別人的理解并適時發表自己的意見，與對方產生共鳴，從而達預期的目的。

（2）協調能力。協調是各項工作開展的基礎。政策的落實、工作效率的提高都離不開較好的協調能力。辦公人員要統籌兼顧，理順各部門的關系，采取合理的方式達到協調的目的，從而促進各項工作平穩有序地開展。

協調溝通能力是辦公室人員綜合素質的體現，并貫穿于辦公室工作的各個方面。在溝通的基礎上協調，在協調的基礎上更好地溝通。通過溝通，才能使個人在集體中充分發揮自己的才干，才能使全體干部職工在思想上同心，目標上同向，工作上同干，才能做到同舟共濟，形成合力，體現整體形象，發揮整體優勢，增強單位的凝聚力、向心力和戰斗力。

三、做好領導的參謀和助手

辦公室是領導的參謀和“智囊團”。當參謀貴在“參”字上下功夫，在“謀”字上花力氣，力求參到點子上，謀到關鍵處。因此，辦公室人員在為領導出主意、獻計策的時候，要從領導的角度思考問題，樹立大局意識，同時要具有較強的領會能力和對問題高度的敏感性。一是要有強烈的事業心和責任感。敢于講真話、講實話，對領導正確的決策要不折不扣地執行，當領導的決策不妥時要及時提醒，幫助領導做出正確的決策。二是要具有超前意識。領導沒想到的，辦公室人員要想到，領導想到的，辦公室人員要想得更細更具體，并及時向領導提供信息并提出合理化建議。三是要多做調查研究。辦公室要充分地利用自己的優勢，深入實際，廣泛征求廣大職工的意見，搜集整理各方面信息，總結歸納，并及時地把情況反饋給領導。領導只有掌握了第一手資料和真實情況，才能做出正確的決策，避免失誤。

四、強化服務意識

辦公室的工作實質就是服務，為領導服務、為部門服務、為基層單位服務、為干部職工服務。辦公室工作人員要自覺把服務作為自己的情感所系、職責所在、事業所求，寓服務于工作，寓工作于服務，不斷提高服務水平。要樹立全心全意為人民服務的意識，把服務作為基本職能，把強烈的事業心和責任感轉化為積極的參與意識，為領導提供最佳服務。辦公室工作一般都是幕后工作，這也是由辦公室的服務性質決定的，要淡泊名利，甘當無名英雄，不能患得患失。

總之，作為一名新時期合格的辦公室秘書，要具備良好的道德素質和職業素質， 不斷提高自己的觀察力、實踐能力和協調溝通能力，不斷提升自己的綜合實力。工作中要與同事建立融洽的協作關系，增強信任感和認同感，同時，要認清形勢、把握大局、立足大局、服務大局，提高工作的自覺性、主動性，出色地完成領導交辦的各項任務，才能充分發揮辦公室的職能作用。