ERP系統實施過程中的關鍵因素

［摘要］ 本文以中國石油ERP系統在渤海裝備新世紀機械制造有限公司實施為背景，總結實施過程經驗，從以下幾方面闡述ERP實施過程中的關鍵因素：①發揮領導者的促進作用。②運用好數據的支撐作用。③ERP系統與FMIS融合是ERP系統深化應用的必經之路。④有效進行產品標準成本評估不容忽視。⑤扎實培訓起到基礎作用。⑥用規章制度發揮保障作用。

［關鍵詞］ SAP 系統；ERP系統；FMIS系統

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 11. 022

［中圖分類號］F270.7 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）11- 0037- 03

0引言

ＥＲＰ系統作為企業管理信息化的重要手段，保障了企業管理信息化水平的穩步提升。按照中國石油“十一五”信息化項目實施計劃，２００９年完成裝備制造類企業ＥＲＰ系統全面上線；２００９年１０月渤海裝備公司ＥＲＰ系統完成全面上線，２０１０年全面推廣使用。作為渤海裝備公司的下屬企業，渤海裝備新世紀機械制造公司全面推進了ＥＲＰ項目設計、實施與應用。筆者作為渤海裝備新世紀公司ＥＲＰ項目組領隊，在不斷學習中國石油ＥＲＰ系統首先上線運行單位經驗的基礎上，帶領新世紀公司ＥＲＰ項目組成員，在新世紀公司范圍內實施ＥＲＰ項目建設。回顧ＥＲＰ系統上線以及ＥＲＰ系統與ＦＭＩＳ ７．０融合過程，取得了一定的成績，也經歷了一些挫折，積累了一些經驗。

渤海裝備新世紀公司ＥＲＰ項目主要圍繞7個模塊展開：①銷售管理（SP）；②物料管理（MM）；③生產管理（PP）；④質量管理（QM）；⑤設備管理（PM）；⑥財務管理（FI）：財務會計（CO），成本控制；⑦項目系統（PS）。

新世紀公司ＥＲＰ系統項目實施計劃：按照渤海裝備公司２００９年８月ＥＲＰ上線的目標，新世紀公司制定了ＥＲＰ項目實施的分階段里程碑計劃，２００８年１１月ＥＲＰ項目啟動，２００９年２月完成藍圖設計，２００９年６月完成單元測試、中間用戶培訓、集成測試，２００９年７月底完成最終用戶培訓、系統切換等系統上線準備工作。下面就ＥＲＰ實施過程中的一些關鍵因素進行闡述。

1發揮領導者的促進作用

大家都知道ＥＲＰ系統建設是一把手工程，在這個思路的引導下，我們強調不僅是主要領導給予足夠的重視，各專業業務主管領導都要充分重視。ＥＲＰ系統作為一種管理工具，它的實施本身就是操作手段的變革，這種變革必然要引起包括管理模式的變革、工作關系的變革和觀念的變革在內的全方位變革（沒有這些變革的支持和配合，這種新的操作手段就會被抵制而導致ＥＲＰ系統實施的失敗）。眾所周知，變革是一個復雜的、充滿矛盾斗爭的痛苦和裂變過程，不可能自發地完成，需要周密的策劃、細致的管理和有效的決斷，因此領導人的作用特別是主要領導人的作用是至關重要的。

2運用好數據的支撐作用

人們常說ＥＲＰ系統實施是“三分技術，七分管理，十二分數據”，可見數據工作是保證ＥＲＰ項目有效實施的前提。在此重點說明一下藍圖的重要性，藍圖固然重要，但藍圖大致是固化的模式，國內的企業基本都一樣，我們的藍圖也分為離散型生產、連續型生產、項目型生產、服務型生產4種模式，即便根據渤海裝備公司產品結構的復雜性，增加了項目型生產模板，但這一過程主要是由顧問完成，有經過驗證的模板參考。數據就不一樣，顧問們會告訴我們數據申請原則，真正地對公司產品按什么屬性進行區分既要符合產品的技術名稱規范，也要符合管理要求。

2.1 一物一碼是原則

比如，不同產品上的通用件，一定按技術要求做一個物料描述，使用同一個編碼。

2.2 管理需要是目的

（1）成本核算的需要。既生產又采購的物料要視為兩種物料，使用兩個物料編碼。對采購物料，系統內使用加權平均價，生產的半成品或產成品物料使用標準價，同一物料價格控制只能是標準價格或移動平均價格，如果都使用采購物料的原材料編碼，將不能給這個使用原材料編碼的半成品做ＢＯＭ，不能生產了；如果使用半成品物料編碼，半成品價格控制是標準價格，采購時將不能按照實際價格入庫。

（2）業績考核的需要。由于原材料銷售不能進主營業務收入，有的單位需要銷售原材料，如果不作為主營業務收入，將不能完成公司銷售收入指標，為此需要將原材料作為半產成品銷售，這就需要銷售原材料也要申請半成品編碼。

3ＥＲＰ系統與ＦＭＩＳ融合是ＥＲＰ系統深化應用的必經之路

實踐證明，只有搞融合，才能真正調動財務人員的積極性。只要財務結賬有一種方式，大家就會依靠，財務人員更不會愿意自己做兩套賬，尤其是大家誰都不愿意使用一個自己都無法控制的工具，所以若想行之有效地推廣并應用ＥＲＰ系統，就必須搞融合，而且要ＥＲＰ上線后馬上實施；如果不能迅速搞好融合，財務人員就會有退路，ＥＲＰ項目實施就不能實現應有效果；換言之，財務人員不上手，ＥＲＰ系統就失去領路者。所以，財務人員不僅要上手，而且財務管理工作要前移，財務人員要知道數據來源，要善于分析，要清晰兩套系統形成差異的原因；如果財務人員因為沒有掌握ＥＲＰ系統工具，與實際管理結合不好，做出錯誤的決定，后果將是相當嚴重的。例如，根據規定，我公司財務部門曾經要求采購物資入庫單與發票必須相對應，不能出現一分錢誤差。按照這個規定，采購員要打印入庫單，并且依據入庫單讓供應商開發票，但大多數的供應商不能做到這一點，因而造成不一致的發票不能掛賬付款。為了使入庫單與發票一致，供應商開完發票后，采購員采取沖銷原入庫單，重新入庫的辦法重新打印入庫單，但采購物資是按當前庫存物資的加權平均價沖銷的，沖銷操作會在原材料庫存差異科目產生差異；還有的分廠為了即保證入庫單與發票一致又不做沖銷操作，采取物資入庫后不做暫估的辦法，造成生產訂單發料不足，使產品成本信息收集不準，在產成品庫存差異科目產生了更大的差異。

4要有效進行產品標準成本評估

財務人員要帶領各分廠成本員做產品標準成本評估，及時發現生產和物料模塊運行中的問題，使之規范運行。生產模塊是收集產品成本的環節，通過生產訂單收集產品加工過程中的制造費用、原材料成本、報廢物資成本等，但結果是否正確，需要通過做產品成本評估才會發現。通過產品標準成本評估，我們能發現產品ＢＯＭ是否有錯誤、定額工時是否合理、生產報工是否及時、原材料往生產訂單發料是否充足、原材料采購價格是否正常。所以上線初期，必須每月做產品標準成本評估，以便能及時發現哪個環節出了問題。

5扎實培訓起到基礎作用

實施ＥＲＰ系統建設，不僅僅是引進了一套軟件系統，更重要的是引進先進的管理思想和理念，培訓工作十分重要和必要。我們高度重視培訓工作，將ＥＲＰ培訓貫穿始終。

對領導培訓。在ＥＲＰ實施中最先接受教育的應該是各級領導，這對ＥＲＰ系統實施的成功是絕對關鍵的。對領導培訓不僅能把領導干部的思想和行動統一到中國石油集團公司ＥＲＰ項目的部署要求上來，而且使他們學會了需要掌握的原則， 掌握更多的ＥＲＰ知識，為推動ＥＲＰ運行以及管理決策的制定奠定堅實的基礎。培訓關鍵用戶，使之成為各二級單位懂理論、懂業務、懂操作的講師隊伍，他們不僅在培訓中發揮突出作用，而且在系統上線、單軌運行準備各階段也會發揮關鍵作用。對最終用戶培訓，使最終用戶能夠熟練掌握相關業務操作，成為ＥＲＰ運行的基礎力量。最終用戶是ＥＲＰ應用的主要群體，也是企業內部流動性比較大的群體，只有不斷地培訓這個群體才能確保ＥＲＰ的正常運行。

6規章制度發揮保障作用

ＥＲＰ系統運行是一個復雜的過程，需要運用科學有效的規章制度進行約束和保障。因此必須逐步建立起適合自身特點的規章制度，以作為ＥＲＰ系統運行的重要依托。無論ＥＲＰ系統運行的發展態勢如何，都要在一套行之有效的制度下實施。可以說，科學合理有效的規章制度，是確保ＥＲＰ系統實施的重要基礎條件之一。在ＥＲＰ系統運行過程中，我們會遇到各種各樣的問題，在不斷討論問題、解決問題的過程中，要把最終方案形成制度，固定下來，使操作者的工作能“有章可循”，從而實現業務管理的規范化、程序化。規章制度對項目的規范建設、業務管理的規范運行發揮著至關重要的作用。

ＥＲＰ不是萬能的靈丹妙藥，但用好它能發揮巨大的功效。ＥＲＰ不是管理的理念，但它的使用離不開管理的理念。ＥＲＰ不是管理的模式，但它的使用離不開管理的模式。ＥＲＰ可以支持企業變革，但它的實施卻不能代替企業變革。ＥＲＰ的實施是一場革命，祝愿所有上ＥＲＰ項目的單位實施成功。

主要參考文獻

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［３］韓冀東，成棟．電子商務概論［Ｍ］．北京：中國人民大學出版社，２００２.

［４］趙林度.電子商務理論與實務[M].北京：人民郵電出版社 ，２００１.