紙張本“無(wú)罪”請(qǐng)別太浪費(fèi)

單位的文印室配有一臺(tái)HP LaserJet 5100Se企業(yè)級(jí)激光打印機(jī)，每天都要打印成百上千頁(yè)材料。由于大家的辦公水平參差不齊，因而每天都有少則幾十張多則上百?gòu)埖霓k公用紙被浪費(fèi)了。為了控制日益上升的辦公開(kāi)支，有人向經(jīng)理提出了一個(gè)建議，每天統(tǒng)計(jì)一下各部門的紙張浪費(fèi)情況，浪費(fèi)太嚴(yán)重的人要點(diǎn)名批評(píng)，甚至?xí)贿青暌幌驴鄣舢?dāng)月獎(jiǎng)金。這讓部分平時(shí)排版打印文檔馬馬虎虎，常常浪費(fèi)紙張的同事有點(diǎn)緊張，于是紛紛去請(qǐng)教公司的辦公專家丁丁。下文就是他關(guān)于如何節(jié)省辦公用紙的一點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)之談。

在日常辦公過(guò)程中，往往是一個(gè)甚至幾個(gè)辦公室的多臺(tái)電腦共享一臺(tái)激光打印機(jī)。由于Windows XP默認(rèn)安裝有支持打印預(yù)覽功能的程序Microsoft Office Document Image Writer，因此在沒(méi)有安裝打印機(jī)的電腦上排版的常見(jiàn)紙張類型（如A4），不會(huì)有什么問(wèn)題。但對(duì)于一些特殊紙張尺寸（如8K），有時(shí)會(huì)出現(xiàn)一些頁(yè)面設(shè)置和打印預(yù)覽不一致的問(wèn)題。一般來(lái)說(shuō)，默認(rèn)的打印機(jī)不同，在“頁(yè)面設(shè)置”中可以直接選擇的紙張類型也不同（如圖1）。

這時(shí)，可以通過(guò)下載安裝相同型號(hào)的打印機(jī)驅(qū)動(dòng)來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題。方法如下：執(zhí)行“控制面板/打印機(jī)和傳真機(jī)/添加打印機(jī)”命令，根據(jù)“添加打印機(jī)向?qū)А保徊揭徊桨惭b與自己將要使用的目標(biāo)打印機(jī)相同的驅(qū)動(dòng)程序，并注意去掉“自動(dòng)檢測(cè)并安裝即插即用打印機(jī)”前面的鉤（如圖2），選擇不打印測(cè)試頁(yè)，安裝完成后將它設(shè)置為默認(rèn)打印機(jī)。你會(huì)發(fā)現(xiàn)如果該打印機(jī)連接的電腦和你的電腦是在同一個(gè)局域網(wǎng)中，還可以先將目標(biāo)打印機(jī)設(shè)置成網(wǎng)絡(luò)共享，然后在本機(jī)上添加網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)，這樣就可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)正確的預(yù)覽和打印。

在打印預(yù)覽之前，先要執(zhí)行“文件/頁(yè)面設(shè)置”命令，對(duì)紙張和頁(yè)邊距進(jìn)行相關(guān)設(shè)置，默認(rèn)紙型是A4，還可以自定義紙張尺寸。頁(yè)面設(shè)置完成之后，才能進(jìn)行打印預(yù)覽。在打印預(yù)覽過(guò)程中，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)部分文檔內(nèi)容無(wú)法顯示，就好像被切掉一樣（如圖3），明明左右都有空間，為什么就是不能顯示文字呢，真令人費(fèi)解。

要更好地理解這個(gè)問(wèn)題，先要從常見(jiàn)的紙張尺寸標(biāo)準(zhǔn)談起。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織的ISO 216定義了今日世界上大多數(shù)國(guó)家所使用的紙張尺寸標(biāo)準(zhǔn)，主要分為A、B、C三組，其中C組紙張尺寸主要使用于信封。當(dāng)今世界最為流行的辦公紙張A4就是來(lái)源于這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，而在我國(guó)還流行一種K制尺寸（如圖4）。

出現(xiàn)文檔內(nèi)容顯示不全的情況，一般都是由于自定義紙張?zhí)螅隽舜蛴C(jī)支持的打印范圍，或者是弄錯(cuò)了進(jìn)紙方向（如圖5）。例如，你自定義43×28厘米的縱向紙張尺寸，打印預(yù)覽時(shí)就不能完全顯示，而改成A3（29.7×42）再預(yù)覽就沒(méi)有問(wèn)題了。例如，學(xué)校里經(jīng)常要要打印8K的各種試卷，既可以自定義26×36.8厘米的紙張尺寸，也可以直接選B4來(lái)代替8K，然后將相應(yīng)的頁(yè)邊距適當(dāng)調(diào)小一點(diǎn)即可。

在對(duì)編輯好的各種文檔進(jìn)行打印預(yù)覽時(shí)，不能只看首頁(yè)，而要一頁(yè)一頁(yè)地仔細(xì)瀏覽，特別是一些有圖形和表格的頁(yè)面，不能超出文檔的有效范圍，否則無(wú)法打印出來(lái)。如果對(duì)已經(jīng)預(yù)覽正確的文檔再修改，即使只修改一兩個(gè)字符，也要重新預(yù)覽，因?yàn)槲臋n中的各種格式對(duì)象之間會(huì)相互制約，有時(shí)會(huì)“牽一發(fā)而動(dòng)全身”。對(duì)于Word文檔，一般一個(gè)表格應(yīng)盡量排版在一頁(yè)之內(nèi)，如果不得不分在多頁(yè)，則需要設(shè)置標(biāo)題行重復(fù)命令（選中標(biāo)題行，執(zhí)行“表格/標(biāo)題行重復(fù)”菜單命令）。對(duì)Excel工作表，常會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題是由于頁(yè)面設(shè)置或頁(yè)邊距設(shè)置不當(dāng)，將希望打印在一頁(yè)上的內(nèi)容漏掉幾行或幾列在下一頁(yè)，結(jié)果必然是多用了一倍的紙張，卻還要重頭再來(lái)。而在打印PowerPoint演示文稿時(shí)，通常應(yīng)采用講義方式打印（執(zhí)行“文件/打印”命令，打開(kāi)“打印”對(duì)話框，在打印內(nèi)容處選擇“講義”，并根據(jù)需要選擇每張紙上打印的幻燈片數(shù)量），以最大限度節(jié)省紙張。

如果想再利用一下已經(jīng)使用過(guò)單面的紙張，打印一些僅僅用于復(fù)印、傳真的材料，則需要先將這些紙張冷卻、放平、壓正之后再使用。因?yàn)榧す獯蛴C(jī)的工作溫度會(huì)將剛打印過(guò)的紙張熨熱，表面張力會(huì)讓紙的中間產(chǎn)生一定的彎度，如果立即就使用這些紙張，往往會(huì)影響到打印機(jī)的正常進(jìn)紙，有時(shí)甚至?xí)a(chǎn)生卡紙而不能繼續(xù)打印。即使能打印出來(lái)，紙的表面往往也會(huì)被扭曲，不能正常使用，真可謂得不償失。

總而言之，如果我們能將文檔打印過(guò)程中的各種圖文排版問(wèn)題解決在萌芽狀態(tài)，相信紙張浪費(fèi)的情況一定會(huì)越來(lái)越少，這對(duì)單位對(duì)公司，都是好事一件。別忘了，勤儉節(jié)約可是中華民族的傳統(tǒng)美德哦！